Смекни!
smekni.com

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственой власти кабардино-балкарской республики (стр. 3 из 25)

наименование органа исполнительной власти на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные об органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

- для бланка письма структурного подразделения (координационного или совещательного органа):

Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;

наименование органа исполнительной власти на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;

наименование структурного подразделения (координационного или совещательного органа);

справочные данные о структурном подразделении (координационном или совещательном органе) органа исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:

Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;

наименование органа исполнительной власти;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Образцы бланков документов органа исполнительной власти приведены в приложениях №№ 1 - 10.

В целях обеспечения порядка использования бланков документов Службам делопроизводства органов исполнительной власти рекомендуется ведение учета бланков. В этом случае в Инструкции по делопроизводству устанавливается:

подразделение (работник), отвечающий за ведение учета бланков;

форма журнала учета бланков;

порядок выдачи бланков в структурные подразделения органа исполнительной власти, возврата и уничтожения испорченных бланков (см. раздел 3.8).

Инструкцией по делопроизводству устанавливаются размеры служебных полей на документе, которые должны быть не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое.

3.3.2. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые органом исполнительной власти, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти установлен следующий состав реквизитов документов органов исполнительной власти:

а) Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;

б) наименование органа исполнительной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные об органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

3.3.2.1. Правила оформления реквизитов документов

Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики

Изображение Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики помещается на бланках документов органа исполнительной власти в соответствии с Республиканским законом от 4 августа 1994 года № 12-РЗ «О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики».

На бланках документов органа исполнительной власти изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование органа исполнительной власти».

Наименование органа исполнительной власти (полное и сокращенное) помещается на бланках документов на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики и должно соответствовать наименованию, установленному положением об органе исполнительной власти.

Сокращенное наименование органа исполнительной власти помещается в скобках под полным наименованием.

Над наименованием структурного подразделения органа исполнительной власти на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики указывается полное наименование органа исполнительной власти на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики.

Справочные данные об органе исполнительной власти

Справочные данные об органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты, ОКПО, ОГРН, номера лицевого и расчетного счетов.

Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (Нальчик) указывается в бланках документов органа исполнительной власти, за исключением бланков писем.

Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или Службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами исполнительной власти, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2010 г.

Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти: сначала проставляется порядковый номер документа по журналу регистрации входящих или исходящих документов, затем после косой черты – номер дела в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти, в которое будет подшит данный документ.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Адресат

Документы адресуют в органы исполнительной власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган исполнительной власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство образования

и науки

Кабардино-Балкарской Республики

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Руководителю Государственного комитета

по занятости населения

И.О. Фамилия

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, исполнительные органы государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в Кабардино-Балкарской Республике, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.