наименование органа исполнительной власти на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные об органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
- для бланка письма структурного подразделения (координационного или совещательного органа):
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
наименование органа исполнительной власти на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики;
наименование структурного подразделения (координационного или совещательного органа);
справочные данные о структурном подразделении (координационном или совещательном органе) органа исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
наименование органа исполнительной власти;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
Образцы бланков документов органа исполнительной власти приведены в приложениях №№ 1 - 10.
В целях обеспечения порядка использования бланков документов Службам делопроизводства органов исполнительной власти рекомендуется ведение учета бланков. В этом случае в Инструкции по делопроизводству устанавливается:
подразделение (работник), отвечающий за ведение учета бланков;
форма журнала учета бланков;
порядок выдачи бланков в структурные подразделения органа исполнительной власти, возврата и уничтожения испорченных бланков (см. раздел 3.8).
Инструкцией по делопроизводству устанавливаются размеры служебных полей на документе, которые должны быть не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое.
3.3.2. Оформление реквизитов документов
Документы, создаваемые органом исполнительной власти, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти установлен следующий состав реквизитов документов органов исполнительной власти:
а) Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики;
б) наименование органа исполнительной власти;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные об органе исполнительной власти;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.
3.3.2.1. Правила оформления реквизитов документов
Государственный герб Кабардино-Балкарской Республики
Изображение Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики помещается на бланках документов органа исполнительной власти в соответствии с Республиканским законом от 4 августа 1994 года № 12-РЗ «О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики».
На бланках документов органа исполнительной власти изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование органа исполнительной власти».
Наименование органа исполнительной власти (полное и сокращенное) помещается на бланках документов на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики и должно соответствовать наименованию, установленному положением об органе исполнительной власти.
Сокращенное наименование органа исполнительной власти помещается в скобках под полным наименованием.
Над наименованием структурного подразделения органа исполнительной власти на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики указывается полное наименование органа исполнительной власти на трех государственных языках Кабардино-Балкарской Республики.
Справочные данные об органе исполнительной власти
Справочные данные об органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты, ОКПО, ОГРН, номера лицевого и расчетного счетов.
Вид документа
Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
Место составления (издания) документа
Место составления или издания документа (Нальчик) указывается в бланках документов органа исполнительной власти, за исключением бланков писем.
Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или Службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами исполнительной власти, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2010 г.
Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти: сначала проставляется порядковый номер документа по журналу регистрации входящих или исходящих документов, затем после косой черты – номер дела в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти, в которое будет подшит данный документ.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
Ссылка на исходящий номер и дату документа
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
Адресат
Документы адресуют в органы исполнительной власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.
При адресовании документа в орган исполнительной власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
Министерство образования
и науки
Кабардино-Балкарской Республики
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:
Руководителю Государственного комитета
по занятости населения
И.О. Фамилия
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»).
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, исполнительные органы государственной власти Кабардино-Балкарской Республики, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в Кабардино-Балкарской Республике, постоянным корреспондентам.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.
Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.
Наименование документа
Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.