4.1.6. За десять лет на хранение в архивные учреждения области поступило 315,2 тыс. ед. постоянного хранения. 202,9 ед. хр. по личному составу, 1918 ед. хр. научно-технической документации, 1713 ед. хр. документов личного происхождения по сдаточным описям от 42 фондообразователей. Комплектование фотодокументами прекратилось в 1990 г.
Комплектование архивов осуществляется согласно плану и графикам комплектования городских и районных архивов, утвержденным распорядительными документами администраций городов и районов.
В 1994 году прекратился плановый прием документов в ЦГАМО. На государственное хранение принимались документы только от ликвидированных организаций - источников комплектования и не обеспечивающих сохранность документов. Не осуществляли плановый прием документов также ряд районных архивов со 100% загруженностью.
В архивах организаций-источников комплектования ЦГАМО сверх срока хранится 25 тыс. дел, что составляет 35% от общего количества дел, хранящихся сверх установленного срока. Большие объемы документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования сверх установленного срока числятся за Одинцовским (7 тыс. дел), Чеховским и Дмитровским (3 тыс.), Солнечногорским, Пушкинским, Луховицким, Домодедовским (более 2 тыс.), Щелковским, Ступинским, Орехово-Зуевским, Истринским и Видновским (более 1,5 тыс.) районными архивами. Общие объемы хранения документов сверх установленного срока даны в начале раздела.
4.1.7. В последнее десятилетие было ликвидировано большое количество учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования архивных учреждений области. Только в центры хранения документов по личному составу поступили документы от 2000 организаций. Работа архивистов с ликвидированными организациями, оставшимися без правопреемников, напоминает аврал. Документы, как правило, не в упорядоченном состоянии лежат бесхозными в помещениях либо переданных, либо проданных другим организациям. Для упорядочения документов изыскивались средства из местных бюджетов. До 1992 года работа по упорядочению документов ликвидированных организаций велась стихийно. Сведения о ликвидированных организациях поступали с опозданием. Начиная уже с 1992 г. некоторыми администрациями городов и районов были приняты распорядительные документы, согласно которым образование и ликвидация организаций не регистрировалась, если не был решен вопрос с документами. Были установлены контакты с представительствами Регистрационной палаты. В 1999 г. в Территориальный орган Федеральной службы по финансовому оздоровлению направлен запрос о предоставлении сведений об организациях Московской области, в отношении которых назначено внешнее и конкурсное управление. В списке значилось 475 организаций и предприятий, из них 38 промышленных и сельскохозяйственных предприятий - источники комплектования. По 9 источникам проделана работа по обработке документов и приему их на госхранение в ЦГАМО и его филиал, районные архивы (постоянного хранения) и в центры хранения документации по личному составу. По 22 предприятиям процесс банкротства прекращен путем достижения мирового соглашения с кредиторами.
Особенности комплектования и организации приема документов негосударственных и общественных организаций заключаются в том, что в первую очередь ставится вопрос об упорядочении и сдаче на постоянное хранение документов государственной части, т.е. до ее перерегистрации или приватизации. Далее отношения архива с организацией строятся согласно договору о сотрудничестве. От негосударственных организаций помимо традиционных видов документов принимаются документы по приватизации (акционированию), документы о работе руководящих и коллегиальных органов, реестры акционеров и т.п. Состав документов кредитных организаций определяется соответствующим перечнем для этих организаций (2000 г.).
В Московской области действует система избирательных комиссий. Московская областная избирательная комиссия - постоянно действующая - источник комплектования ЦГАМО. В ее фонде на постоянное хранение принимаются документы по выборам депутатов в Федеральное Собрание, Государственную Думу, Президента РФ, в Московскую областную Думу, Губернатора Московской области, о проведении российских и областных референдумов.
На время проведения выборов в городах областного подчинения образуются территориальные избирательные комиссии, которые после проведения выборов передают свои документы в администрации муниципальных образований. На постоянное хранение от территориальных избирательных комиссий поступают документы по выборам депутатов в представительные органы и глав районов и городов в составе фондов администраций. Документы о проведении российских и областных выборных кампаний в этих фондах на постоянное хранение не берутся, кроме протоколов территориальных комиссий об итогах выборов в органы государственной власти РФ и российских референдумов. Документы по выборам представительных органов сельских округов и поселков откладываются в фондах администраций сельских округов и поселков.
4.1.8. Научно-техническая документация передается на государственное хранение по отдельным описям, имеет свои особенности в описании и учете. На данный момент в список 1-Т включены организации, создающие научно-исследовательскую документацию, которая является текстовой. Только Главархитектура создает чисто техническую документацию. Обработку документов Главархитектуры проводит специалист отдела комплектования и экспертизы ценности документов, существующий за счет спецсредств.
С целью сохранения документов по личному составу ликвидированных организаций и социально-правовой защиты интересов граждан в Московской области была создана сеть архивов по личному составу (центров хранения документации по личному составу). В 1992 г. начался плановый прием документов по личному составу. До 1992 г. только Шаховской районный архив регулярно принимал документы по личному составу. Во исполнение распоряжения Администрации Московской области № 294-Р от 07.04.92 Мособлкомархивом были подготовлены рекомендации по подготовке распорядительных документов органов исполнительной власти городов и районов: о совершенствовании структуры управления архивным делом в районе, городе; о создании центров хранения документов по личному составу; об обеспечении сохранности архивных документов в интересах социально-правовой защиты граждан. Органами исполнительной власти городов и районов были приняты постановления и распоряжения с учетом рекомендаций Мособлкомархива. В принятых постановлениях и распоряжениях руководителям всех учреждений, организаций и предприятий было вменено в обязанность принятие мер по обеспечению сохранности документов по личному составу, а руководителям ликвидированных организаций - упорядочение и передача документов по личному составу правопреемникам, а в случае их отсутствия - центрам хранения документов по личному составу городов и районов. Установлен порядок, согласно которому распорядительные документы о ликвидации, перерегистрации, изменении форм собственности предприятий, учреждений и организаций в городах и районах принимаются после решения вопросов о сохранности и упорядочении документов по личному составу.
В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 21.03.94 № 358-Р архивам было рекомендовано установить деловые контакты с представительствами Регистрационной палаты Московской области в городах и районах с тем, чтобы представительства осуществляли государственную регистрацию юридических лиц при условии наличия в уставных документах положений, касающихся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридических лиц.
В центры хранения документов по личному составу поступают документы многочисленных организаций и предприятий бытового обслуживания населения, торговли, общественного питания, приватизированных в соответствии с программой приватизации государственных предприятий Московской области и местными программами приватизации муниципальных предприятий.
В соответствии с рекомендациями Управления по делам архивов Московской области в городах и районах области осуществляется работа по упорядочению и приему на хранение в центры документов по личному составу прекративших свою деятельность районных, городских, сельских, поселковых Советов народных депутатов и их исполнительных комитетов.
В центры принимаются также документы по личному составу ликвидированных и реорганизованных с изменением форм собственности предприятий промышленности, агропромышленного комплекса, строительства, а также действующих организаций здравоохранения, народного образования, культуры и других систем, где сохранность документов по личному составу полностью не обеспечена.
В некоторых районах и городах области центры не были образованы, поэтому документы по личному составу ликвидированных организаций принимаются и в районные и городские архивы. Документы по личному составу источников комплектования ЦГАМО поступают либо в филиал ЦГАМО, либо в центр по территориальному принципу.
На хранение поступают следующие виды документов по личному составу: распоряжения, приказы по личному составу, протоколы, содержащие данные о приеме, перемещении, увольнении работников, личные дела, личные карточки уволенных рабочих и служащих, списки личного состава, списки членов коммерческих структур, акты о несчастных случаях, связанных с производством, лицевые счета по начислению заработной платы работникам, расчетно-платежные ведомости по заработной плате, книги учета труда и расчетов с членами колхозов и другие документы.