Документы личного происхождения принимаются в ЦГАМО по заявлению фондообразователя под расписку. Уже в архиве составляется сдаточная опись. Предусматривается составление договора, если фондодержателем будут выдвинуты особые условия хранения и использования документов, но пока таких случаев не было. Среди них, как наиболее интересные, представляющие историческое, культурное, социальное значение, можно выделить документы таких фондообразователей, как Сафонов Э.И.- член Союза писателей СССР и РСФСР, писатель, главный редактор газеты “Литературная Россия”; Липпинг В.О.- исследователь и хранитель истории коневодства России; Зайчиков В.М.- географ, исследователь Центральной и Юго-Восточной Азии; Терехин Л.С.- литератор, член Союза Писателей России, Моисеев-Черкасский М.Ф.- один из основателей конного спорта России; коллекция документов 1-й Ударной Армии; Сергеев И.Н. - краевед по Царицыно, Суханово; Веселовский В.И. - историк-краевед по Москве и ближнему Подмосковью, семья Лапуниных - работников народного образования, династия Горловых - работников просвещения, преподавателей МОПИ им Крупской - профессора Залеского М.П. и Бессарабова И.Д. и других. Организация работы по выявлению потенциальных фондообразователей осуществлялась через получение разносторонних сведений из средств массовой информации, от ведомств, исследователей, работающих в читальном зале ЦГАМО. Подобный подход к организации данной работы можно считать единственным из возможных форм поиска в широком информационном диапазоне. Исходя из этого, архивисты при поиске возможных фондообразователей руководствуются не определенной концепцией и четкой системой принципов и идей, а практическими изысканиями в повседневной работе. Однако такие принципы, как отношение фондообразователя к Московской области, его оригинальность, творческая сторона документной и визуальной информации остаются незыблемыми. В этом плане достаточно серьезное внимание уделяется взамоотношениям с различными общественными и творческими организациями. В отличие от комплектования управленческими документами комплектование документами личного происхождения имеет свои особенности и сложности. Это, в первую очередь, касается психо-эмоциональной стороны работы с фондообразователем: учитывается его возраст, менталитет, психология, здоровье, характер, интеллект, степень коммуникабельности, интересы и т.п. Учитывая данные факторы определяется методика организации работы с фондообразователем.
4.1.9. “Архивная Россика”. Документы из-за рубежа не поступали.
4.2. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве.
4.2.1. Взаимоотношения с министерствами и ведомствами Московской области (как и с другими организациями-источниками) строятся на основе Закона “Об Архивном фонде Московской области и архивах” ст. 16 “Обязанности собственников по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Московской области, ст. 17 “Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда Московской области”, ст. 18 “Временное хранение документов Архивного фонда Московской области”, ст. 19 “Комплектование архивов”, ст. 20 “Государственный учет документов Архивного фонда Московской области”, ст. 21 “Использование архивных документов”, ст. 22 “Ответственность за нарушение Закона ...”.
4.2.2. Из 2270 организаций - источников комплектования только 1367 имеют помещения для хранения документов, что составляет 60%, и 174 организации имеют штатных работников ведомственных архивов (7,7%), причем больше половины их работает в архивах негосударственных организаций. 75% негосударственных организаций имеют помещения под архивы.
Основным нормативно-методическим документом по работе ведомственных архивов являются “Основные правила работы ведомственных архивов” (1986 г.), по организации делопроизводства “Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения” (1991 г.), а также “Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации” (1994 г.).
Информация о новых нормативно-методических разработках Росархива, ВНИИДАДа, ЦГАМО и Управления по делам архивов доводится до организаций либо письменно, либо на совещаниях-семинарах.
Ведомственный архив строит свою работу в соответствии с положением о нем, разработанным на основе типового. В течение 10 лет на ЭПК согласовано 80 положения о ведомственных архивах. Таким образом 74% источников комплектования ЦГАМО имеют положения об архивах. Организации - источники комплектования районных и городских архивов используют в работе архивов типовое положение (за редким исключением). Если организация не имеет штатного работника ведомственного архива, приказом руководителя назначается отвественное лицо за архив. В случае отсутствия помещения под архив, когда документы хранятся в структурных подразделениях, за сохранность документов отвечают руководители подразделений и лица, ответственные за делопроизводство.
Организационно-методическая помощь по вопросам архивного дела и делопроизводства негосударственным и общественным организациям оказывается в соответствии с условиями договоров. ЦГАМО, ряд районных и городских архивов оказывают методическую и практическую помощь ведомствам на платной основе.
Вновь образованным организациям в первую очередь даются консультации по созданию ведомственных архивов, экспертных комиссий, приобретения нормативно-методической литературы по архивному делу и делопроизводству, оказывается методическая и практическая помощь в составлении положений об архиве, ЭК, инструкций по делопроизводству, составлении номенклатур дел и внедрении их в делопроизводство. Дается информация о курсах повышения квалификации.
Для традиционных источников комплектования оказывается тот же набор услуг, что и для любой другой организации, исходя из состояния архивного дела и делопроизводства в каждом конкретном случае.
Свои особенности имеет организационно-методическое руководство центров хранения документов по личному составу. Они проводят инструктаж, консультации работников организаций в момент их регистрации или перерегистрации по вопросам обеспечения сохранности, организации документов в делопроизводстве. При этом организации знакомятся с требованиями постановлений и распоряжений органов исполнительной власти области, города, района по обеспечению сохранности документов по личному составу, требованиями “Основных правил работы ведомственных архивов”(М.,1986 ), ГСДОУ, им вручаются методические пособия, разработанные центрами, даются рекомендации о включении в уставные документы положений, касающихся вопросов ведения, учета, обеспечения сохранности документов по личному составу и своевременной передаче их на хранение при реорганизации или ликвидации организаций.
4.2.3. Методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве, упорядочением документов, обеспечением их сохранности и отбором на государственное хранение. Организация взаимодействия с ЭК организаций.
Наиболее эффективной формой работы с учреждениями, организациями и предприятиями остаются выезды на места с целью проверок состояния ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, что позволяет доложить о выявленных недостатках непосредственно руководству, оказать практическую помощь в их устранении. Итоги проверок оформляются справкой, а в случае необходимости в организацию высылается письмо с рекомендациями по устранению выявленных недостатков. В течение десяти лет архивными учреждениями области проведено 8458 проверки, из них комплексных 3314. В результате проверок выявляются факты утраты документов постоянного хранения. Наиболее крупные факты утраты документов: ПО “Шатурторф” 604 дела, документы редакции газеты “Ленинское знамя”, Серпуховский завод пищевых концентратов, Наро-Фоминская фабрика деревянных игрушек, Мишеронский стекольный завод и многие другие. Факты утраты фиксируются в документах ЭПК.
Одной из форм контроля за состоянием ведомственных архивов является ежегодная паспортизация, по результатам которой районными и городскими архивами составляются сведения о наличии дел, хранящихся в организациях - источниках комплектования.
С целью осуществления контроля в ЦГАМО, районных и городских архивах заведены наблюдательные дела, в которых накапливаются сведения о состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве. Ведутся картотеки по работе с ведомствами, о нахождении на ведомственном хранении документов по личному составу.
Большое внимание в работе с ведомствами уделяется оказанию методической и практической помощи в составлении номенклатур дел; за 10 лет с Управлением по делам архивов согласовано 1680 номенклатур дел. На 01.01.2001 процент действующих номенклатур дел составил 53% (5 лет). Номенклатуры дел не для источников комплектования согласовывают заведующие архивными отделами городов и районов. В 1992 г. Отделом ведомственных архивов управления была разработана примерная номенклатура дел для сельских и поселковых Советов народных депутатов и их администраций и внедрена в практику работы инструктивным письмом Администрации Московской области почти в 600 организациях. В 1995-1999 годах совместно с областными ведомствами разработаны примерные номенклатуры дел для территориальных подразделений службы судебных приставов, государственных нотариальных контор, городских и районных комитетов профсоюза работников госучреждений и общественного обслуживания, районных и городских пенсионных отделов и управлений Отделения Пенсионного Фонда РФ по Московской области, районных и городских отделений Федерального казначейства по Московской области, районного городского управления Департамента Федеральной службы занятости населения по Московской области, филиалов Московского областного регионального отделения Фонда социального страхования РФ. В 1998-1999 гг. специалисты управления и ЦГАМО принимали участие в разработке номенклатур дел Московской областной Думы и Администрации Московской области.