Архивными учреждениями области оказывается методическая и практическая помощь в разработке инструкций по делопроизводству. Непосредственное участие в этой работе принимал отдел ЦГАМО в 9 функциональных органах управления Администрации Московской области. Совместно с общим отделом Администрации Московской области Мособлкомархивом в 1994 г. была разработана “Инструкция по делопроизводству в Администрации Московской области”, в 2000 г. Управление по делам архивов участвовало в разработке “Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Московской области”. 49% организаций-источников комплектования архивов области имеют инструкции по делопроизводству. Проводилась работа по внедрению ГОСТов на ОРД.
ЭПК Управления по делам архивов, заведующие районными и городскими архивными отделами активно сотрудничают с ЭК организаций. Проводятся совместные заседания ЭПК и ЭК, заведующие районными и городскими архивными отделами включаются в состав экспертных комиссий администраций городов и районов и некоторых других источников комплектования, в необходимых случаях в состав ЭК источников комплектования ЦГАМО включаются специалисты госархива.
Организация работы по повышению квалификации работников в государственных и негосударственных организациях.
За 10 лет архивными учреждениями области проведено 1247 совещаний-семинаров с работниками ведомств - источниками комплектования архивов и центров по следующим вопросам: приведение в порядок документов, обеспечение их сохранности на местах, организация документов в делопроизводстве, а также создание нормативной базы ведомственного хранения. На базе ЦГАМО ежегодно проводятся семинары с представителями организаций - источниками ЦГАМО. Специалисты управления читали лекции для слушателей Архивной школы РГГУ. В 1998-2000 гг. в практику работы архивных учреждений вошло проведение выездных семинаров на базе вышестоящей организации с ее подведомственными организациями. Таких выездных семинаров состоялось 9: в Департаменте службы занятости по Московской области, Управлении Федерального казначейства по Московской области, Комитете по культуре Московской области, Регистрационной палате Московской области, Московском областном фонде обязательного медицинского страхования, Управлении Министерства по налогам и сборам по Московской области, Московском областном отделении Ространсинспекции, Главном управлении Центробанка РФ по Московской области, ОАО “Мособлжилкомхоз”, Управлении ЗАГС Московской области. В ряде районов Московской области также распространена такая практика проведения семинаров.
В прошедшее десятилетие не проводились смотры в масштабах области, однако в некоторых районах такие мероприятия проводятся регулярно. Организатором смотров являются администрации городов и районов. Правда специальных смотров по вопросам делопроизводства и архивного дела не проводится, эти вопросы проверяются в комплексе с другими направлениями в работе.
4.2.4. Согласно Федеральному Закону Российской Федерации от 25.09.98 № 158-ФЗ “О лицензировании отдельных видов деятельности” и требований постановления Правительства Российской Федерации от 24.07.95 № 747 “Об утверждении Положения о лицензировании деятельности по обследованию состояния архивных фондов, экспертизе, описанию, консервации и реставрации архивных документов”, Управлением по делам архивов в 1998 г. начата организация работы по лицензированию указанных видов деятельности. Эта работа предполагала повысить качество по упорядочению документов учреждений, организаций и предприятий, обеспечить сохранность, пополнение и использование документов Архивного фонда Московской области. Управление по делам архивов было уполномочено на выдачу лицензий по обследованию состояния архивных фондов, экспертизе, описанию, консервации и реставрации архивных документов. Согласно программы “ Единый реестр выданных, приостановленных, возобновленных лицензий на территории Московской области” предназначался сбор, хранение и предоставление данных по предприятиям и физическим лицам осуществляющих свою деятельность на территории Московской области. Управлением по делам архивов разработан первоначальный вариант Положения о лицензировании (порядок выдачи лицензий, порядок определения размера платы за рассмотрение заявления и выдачу лицензии, порядок приостановления действия или аннулирования лицензии, перечень обязательных условий и требований к лицензиату, контроль за соблюдением лицензионных условий, а также требуемые приложения), составлен проект постановления Губернатора Московской области.
Лицензирование деятельности по описанию, консервации и реставрации архивных документов предполагалось осуществлять в целях упорядочения, защиты интересов и прав потребителей данного вида услуг в Московской области.
Однако в соответствии с постановлениями Правительства Московской области от 24.03.97 № 24/8 “ Об утверждении порядка лицензирования отдельных видов деятельности на территории Московской области” и Губернатора Московской области от 15.07.98 № 199-ПГ“ О совершенствовании нормативной базы лицензирования отдельных видов деятельности на территории Московской области” в Перечне органов, уполномоченных на ведение лицензионной деятельности на территории Московской области Управление по делам архивов не значилось.
В 1999 г. Управлением по делам архивов Московской области разрабатывается новое Положение о порядке лицензирования по описанию, консервации, реставрации архивных документов на территории Московской области, согласно которому полномочия на выдачу лицензий передаются Управлению ценообразования и лицензирования Московской области.
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 11.04.2000 № 326 “О лицензировании отдельных видов деятельности” устанавливается, что осуществление лицензионной деятельности относится к компетенции Федеральной Архивной службы России. Вместе с тем постановлением Правительства Московской области от 14.08.2000 № 74 / 20 “ Об организации лицензионной деятельности на территории Московской области” в Перечень уполномоченных на осуществление лицензионной деятельности Управление по делам архивов не включено.
Росархив письмом от 25.09.2000 № 2 / 3271-К передал полномочия на осуществление лицензирования по описанию, консервации, реставрации архивных документов органам государственной власти Московской области.
Управлением по делам архивов Московской области совместно с Управлением ценообразования и лицензирования Министерства экономики Московской области разработано временное Положение о порядке лицензирования по описанию, консервации, реставрации архивных документов на территории Московской области.
На период до принятия нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих порядок лицензирования указанных видов деятельности, выдача лицензий на деятельность по описанию, консервации, реставрации архивных документов в Московской области не осуществляется.
4.2.5 Регулярно приводят свои документы в порядок только 18% организаций-источников комплектования. Активную работу со своими источниками комплектования ведут Звенигородский, Железнодорожный, Электростальский, Дубненский, Реутовский, Ногинский, Сергиево-Посадский, Одинцовский, Волоколамский, Воскресенский, Зарайский, Наро-Фоминский, Протвинский, Серебряно-Прудский архивные отделы, однако хорошие показатели по упорядочению документов источников комплектования только у пяти первых названных. Некоторые организации - источники комплектования ЦГАМО также регулярно обрабатывают свои документы: таможни, ГРЭС, отдельные промышленные предприятия. Контроль за качеством упорядочения документов осуществляется с помощью проверок во время обработки документов, при подготовке документов для сдачи на постоянное хранение по истечении сроков хранения на месте и при приеме документов на хранение в архив. Полноту и качество составления описей и научно-справочного аппарата к ним контролирует экспертно-проверочная комиссия Управления по делам архивов Московской области. При проверке качества отбора документов на вечное хранения уделяется большое внимание оформлению документов (его юридической силе).
4.2.6. Выводы и предложения, направленные на совершенствование формирования Архивного фонда Московской области.
Последние десять лет для архивистов Московской области в плане работы с организациями - источниками комплектования оказались очень сложными. Появление организаций различных форм собственности, постоянные реорганизации органов управления исполнительной власти и органов местного самоуправления, привели к тому, что в список источников комплектования постоянно вносились изменения. Менялись не только названия источников комплектования, менялся и состав и объемы документов фондообразователей. Приходилось искать новые формы работы с организациями. Последние три года наблюдается процесс стабилизации и улучшения количественных и качественных показателей состояния ведомственного хранения документов и документационного обеспечения управления в организациях - источниках комплектования архивных учреждений области. Однако для более успешного решения проблем в работе с ведомствами необходимо, чтобы архивное законодательство наделило архивные органы и учреждения не только правом контроля за его соблюдением, но и определило рычаги для осуществления этого права. Необходимо внести в уголовное и административное законодательство ответственность руководителей организаций за не обеспечение сохранности документов, отнесенных к составу Архивного фонда, документов по личному составу.