При совершенствовании системы НСА к документам Центрального госархива Московской области в последнее десятилетие было уделено значительное внимание ранее не проводившемуся виду работ — созданию указателей как самостоятельных архивных справочников к документам (описям) фондов, содержащих многостороннюю информацию , имеющих сложную структуру , с большим количеством описей. В 1995 году была завершена работа по составлению предметного специального указателя к ф. 66 Моссовет РК и КД ( 16 272 ед. хр., 30 описей ) — Указатель видов документов , образовавшихся в результате деятельности Московского Совета РК и КД ( 1917 - 1929 гг. ). В 1998 - 1999 гг. были составлены общие предметно- тематические указатели к фондам № 966 Отдел народного образования Моссовета
( 5461 ед. хр. , 13 оп. ).
5.4.1.5. В справочно-информационном фонде ЦГАМО на 1991 год имелось 27 обзоров , включающих систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов и предназначенных для информации заинтересованных учреждений и научной общественности. Из них 15 являются тематическими , преимущественно посвященными истории революционного движения в области и истории Великой Отечественной войны ( например, обзор документальных материалов архива об установлении Советской власти в Москве и Московской области или обзор “Документы Государственного архива Московской области как источник по истории Великой Отечественной войны” ), остальные 12 справочников представляют собой обзоры документов отдельных фондов ( т.н. пофондовые обзоры.)
В период с 1991 по 1999 гг. работа по составлению обзоров как архивных справочников в ЦГАМО не проводилась, что связано, прежде всего с недостатком квалифицированных сотрудников при большом объёме других видов работы в архиве. В 2000 году в связи с юбилейной датой 2000 - летия Рождества Христова начата работа по созданию тематического обзора “ Документы по истории Русской Православной церкви в Центральном Государственном архиве Московской области”, которая будет завершена в первом полугодии 2001 года.
Составление обзоров на данном этапе, разумеется является необходимой частью работы по совершенствованию системы НСА к документам архива, особенно учитывая потребность общества в информации по темам, которые в предшествующий период по ряду причин были закрыты и не получили своего отражения в ранее созданных архивных справочниках. Но в связи с большой трудоёмкостью данной работы ( особенно при составлении тематических обзоров, требующих иногда полистного просмотра дел) и недостатком кадров в архиве, возможность создания обзоров сейчас ограничена. Основное внимание необходимо уделять, на наш взгляд, созданию общего справочника по фондам архива и совершенствованию архивных описей.
5.4.2. При проведении сравнительного анализа востребованности архивных справочников, имеющихся в ЦГАМО, пользователями совершенно очевидным становится значение прежде всего справочника-путеводителя по фондам ЦГАМО и его филиала. Этот справочник является необходимым первым этапом при поиске документной информации как для сотрудников архива, так и для читателей. Следующим видом архивных справочников после путеводителя , естественно, являются архивные описи. Именно их качество создает наиболее полную возможность для пользователя достичь необходимого результата при работе с документами архива. Эту же роль могут выполнять и предметно-тематические указатели к описям или документам фондов архива, но так как такие указатели как самостоятельные виды справочников в ЦГАМО существуют только к трём фондам (см. раздел 5. 4.1. 4 настоящего обзора), а основная часть предметно-тематических (в том числе географических, видов документов, именных) указателей является частью научно-справочного аппарата к архивным описям, то использование именно описей как основного вида архивных справочников в ЦГАМО является очевидным. Имеющийся в архиве каталог также составляет необходимую часть системы НСА, особенно для читателей, что же касается обзоров, то как правило, они используются только сотрудниками архива в тех случаях, когда возникает необходимость поиска документной информации по теме существующих обзоров.
5.4.3 Научно - методическое обеспечение работы по составлению архивных справочников организовано по нескольким направлениям - внедрение нормативных и методических разработок Росархива и ВНИИДАД; использование опыта работы по составлению архивных справочников других архивных учреждений РФ; подготовка собственных методических разработок.
В СИФе ЦГАМО имеется практически весь комплекс нормативно - методических разработок Росархива и ВНИДАД по вопросам подготовки различного рода архивных справочников. Активно используются разработки архивных учреждений России.
Несомненно очень большое значение имеет собственная деятельность по созданию научно- методической базы по составлению архивных справочников. В последнее десятилетие основное внимание уделялось таким видам справочников как описи, каталоги, справочники о фондах архива. Вопросы подготовки именно этих справочников находили отражение в разработанных инструкциях, памятках и рекомендациях. При этом особенно следует выделить каталоги. Практически каждому новому этапу работы по каталогизации предшествовала подготовка соответствующей методической разработки. Это схемы классификации, инструкции по каталогизации групп фондов, отдельных фондов, инструкции по усовершенствованию систематического каталога и др.
Многочисленными методическими разработками обеспечена также работа по составлению, переработке и усовершенствованию описей. Следует отметить такие разработки, как инструкции по переработке конкретных фондов, по составлению предисловий и др. видов НСА к описям, составление описи на особо ценные документы. Для районных и городских архивов были разработаны методические рекомендации по созданию объединенных архивных фондов, памятка по составлению и ведению списка фондов в районных и городских архивах, памятка о категорировании фондов и др. Таким образом следует отметить, что создана достаточная научно - методическая база для проведения работ по составлению архивных справочников.
Помимо названных выше нормативно - методических разработок организации и успешному проведению данной работы способствуют периодически проводимые анализы системы НСА ( 1992, 1995 гг.), результаты которых обобщаются и используются в дальнейшем при составлении программ развития и совершенствования НСА, определении приоритетов в составлении архивных справочников.
5.5. Выводы и предложения, направленные на совершенствование использования документов и развития научно- справочного аппарата:
5.5.1 Активизировать работу по:
- использованию документов муниципальных архивов в создании выставок и в средствах массовой информации;
- усовершенствованию описей дел и созданию их страховых экземпляров путем ксерокопирования;
- по подготовке справочников по фондам и административно-территориальному делению.
5.5.2. В муниципальных архивах создать картотеки по истории учреждений.
6. Научно - исследовательская и методическая работа.
6.1. Научно-исследовательская и методическая работа в ЦГАМО направлена на создание, выбор и обоснование конкретных методов и средств научных и научно-вспомогательных работ. Ее задачей является совершенствование организации, методов выполнения и качества архивных работ по всем направлениям деятельности.
До 1991 г. ЦГАМО самостоятельно были подготовлены справочник по фондам ЦГАМО, документальный очерк по истории ЦГАМО с 1917 по 1980 гг. и множество методических пособий, направленных на решение проблем и призванных оказывать методическую помощь работникам, выполняющим конкретные виды работ . Среди них можно отметить следующие :
- Инструкция по организации работы по учету документов;
- Возможности усовершенствования учета документов в госархивах
с постоянным составом документов;
- Нормы времени на основные виды работ, выполняемых в ЦГАМО и райгорархивах Московской области;
- Памятка по оформлению служебных документов;
- Методика оформления результатов проверки наличия дел;
- Памятка по ведению фондового каталога в Мособлкомархиве;
- Памятка по формированию и подготовке личных дел к сдаче в ведомственный архив учреждения и многие другие. Таким образом, все основные виды работ, проводимые архивными учреждениями области, были методически обеспечены.
6.2 Социально - экономические преобразования в обществе способствовали реформированию архивного дела, а как результат возникла необходимость обновления правовой, нормативной и методической базы. Архивные учреждения области сделали акцент на законодательную и нормативную базу.
Сотрудниками Комитета по делам архивов Московской области в 1995 г. был разработан проект Закона “ Об Архивном фонде Московской области и архивах”. 28 февраля 1996 г. он был принят Московской областной Думой и утвержден Главой Администрации области. Законом определен порядок формирования, организации учета, хранения и использования архивных фондов. 19 июля 2000 г. Московской областной Думой принята новая редакция Закона “ Об Архивном фонде Московской области и архивах”. Принятие законов и изменения названия органа управления архивной службой Московской области вызвало необходимость доработки положения об Управлении по делам архивов Московской области.
В 1995 г., реализуя приказы Росархива, были разработаны положения о ЦГАМО, его отделах, архивохранилищах, положения о дирекции и экспертно- методической комиссии.
С 1998 г. муниципальные архивы области приступили к разработке индивидуальных положений на основе “Примерного положения о муниципальном архиве ”. Надо отметить, что каких - либо сложностей и проблем на начальном этапе с внедрением положения не возникало. На сегодняшний день к данному положению все больше возникает вопросов т. к. оно не увязано с законодательством о самоуправлении и требует доработки.