6.3. Организация и проведение работы по подготовке Основных правил работ со стороны архивных учреждений области была минимальной. Сотрудниками Управления и ЦГАМО были подготовлены предложения к разделам “ Правил работы госархивов” для подготовки новой редакции и даны замечания к проекту правил.
Сотрудники отдела ведомственных архивов ЦГАМО приняли участие в разработке “Перечня типовых документов “ М, 1989г. по разделам 1.4, 1.5, 5. и подготовили проекты разделов перечня по заданным темам:
1. Распорядительная деятельность.
1.4 Правовое обеспечение деятельности.
1.5 Документационное обеспечение управления и организация хранения документов.
5. Экономические, научные и культурные связи.
5.1 Организация связей.
5.2 Осуществление связей.
Сбор и анализ материалов по заданным разделам перечня проводились как в государственных, так и в негосударственных организациях, таких как “ Микропровод ”, АО “ Подольский химико-металлургический завод”, Территориальное агентство Федерального управления по делам о несостоятельности, Комитет по культуре Московской области и др. В проект перечня включены новые виды документов, отсутствующие в “ Перечне...” 1989 г., а также типовые документы, образующиеся при документировании управленческих функций организации любых форм собственности.
С 1991 г. несколько ослабла роль ЦГАМО как методического центра. За последнее десятилетие было подготовлено только 3 методических пособия:
- Методическое пособие по проведению экспертизы ценности фондов учреждений и организаций системы здравоохранения Московской области ( 1991г.);
- Инструкция об охранном режиме ( 1994 г.);
- Памятка по организации работы читального зала архива ( 1994 г. ).
Сотрудники Управления по делам архивов совместно с законодательными и исполнительными органами Московской области разработали и внедрили в практику работ номенклатуры дел Администрации Московской области и Московской областной Думы.
6.5. До 1991 г. научно- исследовательская и методическая работа проводилась по специальному плану. При планировании учитывались в первую очередь разработки включенные в республиканский план НИР и план работы ЗНМС архивных учреждений Центрального района, а также темы, которые архив разрабатывал по своей инициативе. В тех случаях. когда ЦГАМО являлся головной организацией по теме, план работ согласовывался с соисполнителями. С 1991 г. научно-исследовательская и методическая работа плани- руется в годовых планах работ архива.
Архивные учреждения области дважды принимали участие в конкурсах научных работ. За разработанные номенклатуры дел для Московской областной Думы и Администрации Московской области сотрудники Управления по делам архивов были награждены Дипломом Конкурса научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии за 1997 - 1998 гг.
7. Информатизация архивного дела
7.1. Информатизация и переход к широкомасштабному применению современных информационных технологий и систем во всех сферах деятельности общества для обеспечения потребителей наиболее полной, достоверной и своевременной информацией приобретает в настоящее время особую актуальность.
Вся работа по информатизации архивного дела Московской области велась в соответствии с Федеральным Законом Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации», Законом Московской области «Об информации, информатизации в Московской области» и областными целевыми программами «Развитие архивных учреждений Московской области на 1997-1999 гг.» и «Информатизация Московской области на 1997-2000 гг.».
Главной целью информатизации архивного дела является развитие и поддержка систем автоматизации государственного учета и научно-справочного аппарата, контроль за обеспечением сохранности, учет использования документов и защита информационных ресурсов.
7.2. Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивистов более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. Разумеется, не автоматически и не сразу, а по мере овладения программами и с приобретением опыта.
Процесс автоматизации неизбежно связан с изменением трудовых отношений, с постановкой новых задач перед органом управления архивными учреждениями, возникновением у него новых функций. Новые функции требуют и совершенствования структуры органа управления архивными учреждениями области.
Поэтому в 1995 году перед Администрацией Московской области был поставлен вопрос об увеличении штатной численности Мособлкомархива для организации работ по внедрению автоматизированных архивных технологий. В 1996 году в Комитете по делам архивов Московской области была создана группа информационного обеспечения и информационных технологий с штатом в 2 единицы и была начата работа по внедрению современных средств вычислительной техники для обеспечения деятельности Мособлкомархива и Центрального государственного архива Московской области.
В связи с дальнейшим развитием автоматизации всех направлений деятельности организаций Московской области и в частности архивов, актуальность проблемы внедрения в архивную практику информационно-поисковых систем предполагает дальнейшее увеличение нагрузки на этом направлении. Поэтому неоднократно ставился вопрос о расширении штата сотрудников и создании отдела, занимающегося вопросами информатизации. К сожалению, вместо развития направления информационных архивных технологий и создания отдела на базе группы информационного обеспечения и информационных технологий, в соответствии с постановлением Правительства Московской области №174/40 от 29.12.00 «О внесении изменений в Постановление Правительства Московской области №39/7 от 25.05.00» была утверждена новая структура Управления по делам архивов Московской области, где такое подразделение, как группа информатизации не предусмотрено. Штатные единицы группы переданы в другие отделы Управления.
Муниципальные архивы не имеют квалифицированных специалистов по вычислительной технике, поэтому для решения технических вопросов архивисты обращаются в отделы информатизации своих Администраций городов и районов Московской области. Координацией вопросов внедрения и использования новых информационных архивных технологий ранее занималась непосредственно группа информационного обеспечения и информационных технологий Управление по делам архивов Московской области.
Вопросы общесистемного программного обеспечения решаются архивами на местах самостоятельно, через свои районные и городские Администрации. Своих сил и средств на разработку новых архивных технологий Управления по делам архивов Московской области не имеет. К сожалению, наметившаяся три года назад тенденция по обеспечению Росархивом архивных учреждений Российской Федерации общеотраслевыми программными продуктами дальнейшего развития не получила. До сих пор отсутствуют стандарты и методики на разработку специального программного обеспечения по архивному делу.
Автоматизация архивных технологий невозможна без приобретения вычислительной техники. Это длительный процесс, причинами которого служит постоянное совершенствование самих технических средств, быстрое их устаревание, а также постепенность охвата процессом автоматизации все новых видов деятельности архивов. Уровень оснащенности компьютерной техникой в муниципальных архивах и центрах хранения документов по личному составу очень разнородный. Ряд архивов имеют IBM PC-486 и Pentium, но ведь есть архивы, которые в своем распоряжении имеют только устаревшие модели IBM PC-286 или вообще не имеют никаких компьютеров.
В 1995 году девятнадцать архивов области были оснащены компьютерами: РС-286 (15 шт.), РС-386 (3 шт.), РС-486 (1 шт.) и ксероксами. В 1996 году 20 райгорархивов области имели компьютерную технику, а в Мособлкомархиве и ЦГАМО было принято решение об объединении персональных компьютеров в локальную вычислительную сеть. В 1997 году проводилось дальнейшее оснащение архивов компьютерной и множительной техникой, в 23 райгорархивах области было 26 компьютеров. В течение 1998 года в трех архивах была проведена замена компьютеров на более современные. Таким образом, 32 архивных учреждения Московской области были компьютеризированы. В 1999 году в 33 муниципальных архивах области насчитывалось 40 компьютеров, из них современные модели Pentium имели 10 архивов, IBM РС-486 - 11 архивов, IBM РС-386 - 8 архивов и еще оставались устаревшие модели IBM РС-286 в 11 архивах, но в ряде архивов было более одного компьютера.
В 2000 году продолжалась работа по оснащению архивных учреждений области компьютерной техникой. Пятнадцать архивов приобрели или заменили на более современные свои компьютеры. Ксероксами и принтерами оснащены в течение года 8 архивов. На сегодняшний день в Московской области Управление по делам архивов имеет 13 компьютеров, ЦГАМО – 12 компьютеров, а в 45 муниципальных архивах и центрах хранения документов по личному составу насчитывается 60 компьютеров. Парк техники по-прежнему разнообразен: от устаревших РС-286 до современных моделей Pentium, принтеры – матричные, струйные и лазерные, но только в 27 архивах области имеется современная вычислительная техника.
Современные потребности оснащения компьютерной и коммуникационной техникой в Московской области остаются большими. Более половины муниципальных архивов области оснащены устаревшими моделями компьютеров, а часть архивов не имеет никакой техники.
Отсутствуют финансовые средства на закупку лицензионного программного обеспечения и на разработку новых информационно-поисковых систем и систем управления базами данных. По нашим подсчетам, из 69 архивных учреждений Московской области в ближайшее время необходимо оснастить 24 муниципальных архива новыми компьютерами класса не ниже Pentium, а в 21 архиве следует модернизировать имеющуюся технику.