7.3. С 1997 по 2000 годы продолжался ввод и накапливание массива информации в общеотраслевую базу данных «Архивный фонд».
7.4. В крупных международных проектах с применением информационных технологий архивные учреждения Московской области не участвовали.
7.5. Информационные технологии в основных направлениях деятельности архивов.
7.5.1. Замена традиционных способов и средств специальной обработки на способы современного копирования (воспроизведения) с переводом бумажных документов в электронную форму (с последующим хранением в виде ЭД) или с переводом бумажных документов (разрушенных, с плохим состоянием бумаги и текста) на новый бумажный носитель (по схеме сканирование – принтерная распечатка) не проводилась. На данном этапе из-за отсутствия финансовых средств, специальной вычислительной техники и высоко квалифицированных специалистов в сфере информатизации, архивные учреждения Московской области не имеют возможности заниматься исследованиями в данном направлении.
7.5.2. С 1997 года в муниципальных архивах и центрах хранения документов по личному составу Московской области началась апробация нового программного комплекса «Архивный фонд», который обеспечивает создание информационного массива данных о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда и описи. С целью совместимости средств вычислительной техники и программного обеспечения для работы этой программы необходим IBM – совместимый компьютер АТ/386 или выше. Из-за отсутствия соответствующей техники в 1998 году только 10 архивов области начали внедрение программы «Архивный фонд».
Используя сведения этой базы данных и являясь информационной основой для автоматизированного фондового каталога, в Управлении по делам архивов Московской области началась апробация нового программного продукта «Фондовый каталог». Темпы роста информационного массива базы данных «Фондовый каталог» сдерживаются отсутствием соответствующей техники в архивах, но Управление по делам архивов Московской области оказывает помощь по вводу данных в программу «Архивный фонд» тем архивам, которые не имеют возможности самостоятельно выполнить эту работу в ближайшее время.
В 1999 году проводилось заполнение базы данных «Архивный фонд» по 29, а в 2000 году по 35 архивам области. Заполняются разделы: «Фонд», «Опись», «Движение документов», «Топография» и «Рубрикатор» и в течение года корректируются имеющиеся сведения. Информационные объемы введенных данных по «Архивному фонду» таковы: на 1998 г. – 1,03 Мбайт, на 1999 г. – 5,14 Мбайт, на 2000 г. – 8,17 Мбайт.
7.5.3. В 1992 году проводилось анкетирование 2001 учреждения - источников комплектования по вопросам обеспечения сохранности, учета, и состава машиночитаемых документов и баз данных. В итоге 26 организаций указали на наличие 42 баз данных в сфере управления.
В 1995 году из 1645 учреждений - источников комплектования были получены сведения от 931 организации о функционировании 185 баз данных, таких как «Постановления Главы администрации города (района)», «Данные по статистике труда и зарплаты», «Данные по статистике капитального строительства», «Бюджет города», «Регистрация предприятий разных форм собственности», «Решения собрания представителей».
Автоматизированной базы данных по учету учреждений - источников комплектования Управление по делам архивов Московской области не имеет.
7.5.4. Важным аспектом в ежедневной работе справочного отдела ЦГАМО является база данных «Учет и регистрация запросов населения по социальным вопросам», созданная в Управлении по делам архивов Московской области. Благодаря автоматизации этого процесса, быстро отслеживаются сроки исполнения и результаты запросов, сокращается время, требующееся на выполнение повторных запросов.
Многолетний труд по вводу информации в базу данных «Картотека решений исполкома областного Совета народных депутатов с 1929 года» систематически используется для исполнения тематических запросов. На сегодняшний день объем этой базы данных составляет 17,3 Мбайт.
Районные и городские архивы Московской области продолжают работу по созданию баз данных на документы, хранящиеся в архивах. В 17 архивах создано 35 баз данных общим объемом 41,8 Мбайт. В основном это базы данных, которые имеют сведения о решениях городских и районных Советов депутатов трудящихся, распорядительные документы Администраций городов и районов, нотариальные действия и решения судов, сведения по личному составу отдельных учреждений, а также списки жителей области, награжденных медалями «За оборону Москвы», «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.», «850-летие Москвы». Информация, получаемая из этих баз данных, эффективно используется для исполнения социально-правовых и тематических запросов, а также для информационного обеспечения органов государственной власти.
7.5.5. С помощью программы «Архивный фонд» ряд архивов и центров хранения документов по личному составу Московской области начали создавать рубрикаторы для автоматического формирования исходного текста путеводителя своего архива.
При составлении, усовершенствовании и переработке описей, при создании кратких справочников, каталогов и указателей информационные технологии не используются.
7.6. Организация обучения и повышение квалификации архивистов в области информационных технологий.
Управление по делам архивов Московской области уделяет большое внимание повышению квалификации сотрудников. В 1997 году в Московском областном учебном центре «Нахабино» и на рабочих местах были организованы курсы начального обучения компьютерной грамотности для работников Мособлкомархива и ЦГАМО. Обучение закончили все сотрудники Комитета по делам архивов и 19 сотрудников ЦГАМО. Это дало возможность начать реальную работу по автоматизации архивных технологий.
В соответствии с планом повышения квалификации заведующих районными и городскими архивами, центрами хранения документов по личному составу в 1999 году в здании Управления проведено 3 практических занятия по внедрению в практику работы архивов общеотраслевой программы «Архивный фонд», в 2000 году – 1 занятие в помещении Видновского архива.
7.7 Для развития Интернет технологий в архивном деле необходимо дополнительное финансовое и кадровое обеспечение этого участка работы. На данном этапе развития информационных архивных технологий, с учетом изложенного, в Московской области вопрос о внедрении Интернет технологий не стоит.
7.8. Выводы и предложения, направленные на совершенствование и развитие применения информационных технологий в архивном деле.
Только достаточное и регулярное финансирование, а также обеспечение квалифицированными кадрами позволит продолжить внедрение новых архивных технологий в Московской области.
Для обеспечения единой политики в области информатизации в архивном деле требуется разработка и распространение по всем архивам одного и того же программного обеспечения. Использование типовых технологий обеспечит оперативный и надежный обмен информацией между архивами и органами управления архивным делом.
8. Работа с кадрами
8.1. За истекшее десятилетие в архивных учреждений области произошли серьезные кадровые изменения. Из-за низкой заработной платы резко сократился штат архивных сотрудников в ЦГАМО. Если на 1 января 1991 г. в штате архива и филиала числилось 81 человек (8 вакансий), то в 2000 г. штатная численность составила 73 человека (25 вакансий). Фактически численность работающих сократилась с 72 человек до 47 человек. Пик увольнения пришелся на 1997 г., когда уволилось сразу 10 сотрудников. Это были молодые, наиболее квалифицированные кадры, имеющие в основном высшее историко - архивное образование. С высшим образованием в отделах ЦГАМО остались только начальники отделов.
Иная картина наблюдается в архивных учреждениях районного звена. В 1991 г. в районных и городских архивах с переменным составом документов работало 59 человек , по 1 человеку в архиве, к 2001 году их штатная численность возросла до 127 человек. В архивных отделах городов и районов области трудится от 2 до 4 человек и только в 9 архивах работает по одному человеку. Изменился качественно состав кадров. Кандидатуры заведующих архивными отделами, райгорархивами и центрами согласовываются с руководством Управления по делам архивов, приоритетом пользуются лица, имеющие историко-архивное образование и высшее. 58 % работающих в архивах муниципальных образований имеют высшее образование, 16 человек (12,9 % ) историки - архивисты.
В последние годы более, чем когда-либо обострилась проблема пополнения архивных учреждений специалистами и молодыми специалистами. Всего за последние 10 лет принято 9 человек с историко-архивным образованием и последний молодой специалист пришел в 1991 г. Молодежи в возрасте до 30 лет в настоящее время работает всего 13 человек, свыше 50 лет - 100 человек (45% личного состава).
8.2.. От общего уровня компетентности и профессионализма сотрудников зависит состояние архивного дела в области в целом, поэтому Управление по делам архивов Московской области всегда уделяло особое внимание вопросам подготовки, переподготовки и повышению квалификации архивных работников.
Ведущим центром по подготовке историков-архивистов и документоведов является Историко-архивный институт Российского государственного гуманитарного университета. Восемь заведующих архивными отделами области учатся в институтах, в том числе и в РГГУ.
На территории Московской области много лет вопросами профессиональной подготовки и переподготовки кадров занимается Московский областной учебный центр “ Нахабино “. В соответствии с постановлением Губернатора Московской области “ О профессиональной переподготовке и повышении квалификации государственных служащих органов государственной власти Московской области и муниципальных служащих Московской области “ на учебу направляются работники, занимающие главные и ведущие должности. К ним относятся сотрудники Управления по делам архивов Московской области, сотрудники ЦГАМО и заведующие муниципальными архивами. Центр осуществляет подготовку долгосрочных ( 4 года ) с получением высшего образования, среднесрочных ( 1- 2 года ) и краткосрочных ( 2 недели ) курсов.