Последние годы определенное внимание уделяется оснащению государственных и муниципальных архивов копировально-множительной техникой. На 1 января 2001 г. компьютерами оснащено Управление по делам архивов Московской области, ЦГАМО , 44 муниципальных архива и 17 центров.
3.1.2. Размещение документов в ЦГАМО организовано в хранилищах по отраслевому принципу и определено схемой размещения документов. Так хранилище № 1 содержит фонды учреждений власти; хранилище №2 - органов управления народным хозяйством, народного образования, здравоохранения и культуры; хранилище № 3 - фонды промышленных предприятий, колхозов, совхозов, кооперации; хранилище №4 - фонды военных учреждений, органов охраны общественного порядка, судов и профессиональных союзов; хранилище №5 - фонды промышленных предприятий и финансовых учреждений; хранилище № 6 - фонды, содержащие секретные документы.
Все хранилища, кроме одного, находятся в специально оборудованном здании. В настоящее время это хранилище закрыто для работы. Несмотря на различные условия в техническом обеспечении хранилищ, порядок хранения дел везде одинаков.
Дела размещены в коробках и связках (в ЦГАМО 10% дел не закартонированы) и установлены на стеллажах сверху вниз. Нумерация стеллажей производится слева направо, нумерация постеллажных шкафов начинается от окон. Во всех хранилищах имеются пофондовые топографические картотеки и постеллажные топографические указатели. Схемы размещения документов на каждое здание составлены отдельно.
Загруженность по хранилищам в настоящее время составляет 98,5%. Для увеличения свободных площадей в 1991 - 1992 гг. по всем хранилищам была проведена целевая экспертиза дел по личному составу с истекшими сроками хранения. В целях рационального размещения дел проводятся перемещения фондов как внутри одного хранилища, так и между различными хранилищами.
В хранилище, расположенном в бывшем церковном здании, все коробки и связки в пределах фондов пронумерованы (документы подготовлены к перемещению). Нумерация коробок внутри фондов в других хранилищах не производится. Небольшая часть коробок с мало используемыми документами опечатана.
Помещений для обособленного хранения дел в архиве не имеется, однако часть документов выделена из общего массива. Так обособленно хранятся дела секретного характера. Для этого одно из хранилищ разделено металлической сеткой с закрывающейся на замок дверью. Дела с особо ценными документами выделены на отдельное хранение и размещены на первых стеллажах хранилищ или на шкафах близких к проходу в хранилище (с целью эвакуации в первую очередь в экстремальных случаях). Во всех хранилищах коробки с особо ценными делами имеют наклеенные красные ярлычки. Номера дел на таких коробках указываются не через тире, а через запятую.
Обеспечение сохранности уникальных и особо ценных дел в ЦГАМО включает микрофильмирование, реставрацию, переплет, ограничение выдачи дел из хранилищ. В архиве выявлено 30606 особо ценных дел. На 16736 дел из них имеются страховые копии и фонд пользования на микрофильмах, т.е. на 60 % дел. Выдача особо ценных дел из хранилищ ограничена, а при наличии копий фонда пользования не производится. Реставрация и переплет особо ценных дел проводится в первую очередь. Для экспонирования на выставках изготавливаются ксерокопии таких документов. Хранение особо ценных дел, как уже говорилось, обособленное.
3.1.3. Для предотвращения аварийных ситуаций архивные учреждения области периодически проводят мероприятия, направленные на обеспечение сохранности документов. Так, в целях усиления противопожарной безопасности архивов области в 1993 году было проведено совместное обследование всех архивов области сотрудниками пожарного надзора и Комитета по делам архивов. По результатом обследования проведен анализ состояния пожарной безопасности в архивах области с предложениями по улучшению системы противопожарной охраны по каждому конкретному архиву, который в дальнейшем использовался в работе.
В 1999 году в целях обеспечения безопасности архивных учреждений, в связи с террактами произошедшими в г. Москве, и.о. начальника Управления по делам архивов издал приказ № 9 от 14. 09. 99 “ О мерах по усилению безопасности”. Согласно данному приказу в соответствии с графиком были организованы дежурства сотрудников Управления и ЦГАМО в здании архива и на его территории. Введены специальные пропуска для всех посетителей архива, ведутся регистрационные журналы. Назначено ответственное лицо, дежурившее на воротах. Был запрещен въезд во двор постороннего автотранспорта. Сотрудниками управления и ЦГАМО проводятся ежедневные проверки всех помещений, неиспользуемые подвальные помещения опечатываются.
Во исполнении письма Росархива от 22.09. 99 № 5/818-К “ О неотложных мерах по усилению безопасности архивных учреждений” издан приказ директора ЦГАМО № 9 от 11.10.99 “ О неотложных мерах по усилению безопасности архива и филиала” и разрабатан план мероприятий с назначением ответственных лиц. В соответствии с планом мероприятий ужесточается пропускная система, особенно в читальный зал, проводится досмотр сумок и дипломатов посетителей. Совместно с сотрудниками вневедомственной охраны и государственной противопожарной службой МВД России проведены проверки подвальных и чердачных помещений, запасных выходов. Помещения были освобождены от ненужных материалов и макулатуры. Все предписания, не требующие финансовых затрат, выполнены. В архивах области уточнены планы эвакуации документов, наиболее ценные документы размещены ближе к выходам.
3.1.4. В вопросах обеспечения сохранности документов Архивного фонда Московской области Управление по делам архивов налаживает тесные взаимоотношения с органами исполнительной власти Московской области и местного самоуправления. Личные контакты, командировки, переписка, принятие постановлений и различных программ - все используется для улучшения состояния архивов области. Однако, отсутствие в последние годы финансовых средств сказывается на данном вопросе. Имеют место факты отключения охранной сигнализации, задержка оплаты коммунальных платежей, отсутствие средств на проведение необходимых ремонтных работ. И все же, повседневная работа и связи с органами исполнительной власти дают желаемые результаты.
В целях усиления борьбы с хищениями документов в мае 2000 г. была проведена проверка ЦГАМО по соблюдению нормативных требований в части контроля за сохранностью документов. Проверка осуществлялась в соответствии с приказом и.о. начальника Управления по делам архивов Московской области ( № 4 от 05. 05. 2000 ) комиссией в составе 5 человек по “Примерному плану проверки соблюдения нормативных требований в части контроля за сохранностью документов ”. Был вскрыт ряд недостатков в охранном режиме здания ЦГАМО, порядке выдачи дел и описей дел из хранилища для сотрудников архива, в работе читального зала и работе с кадрами в ЦГАМО по вопросам повышения ответственности за сохранность документов . По результатам проверки были даны предложения, которые обсуждались на дирекции и издан приказ директора ЦГАМО.
3.1.5. В ЦГАМО около 30 % хранящихся дел, изготовлены на дешевой бумаге низкого качества с текстом из неустойчивых химических красителей. В основном это документы 20-30-х гг. Достаточно много встречается документов - вторых, третьих и т.д. машинописных копий со слабоконтрастным текстом. Имеются некачественные экземпляры изготовленные на ротаторе и ротопринте. Физические качества документов были определены изначально.
Часть документов (не более 10%) имеют повреждения приобретенные в процессе формирования дел и их дальнейшего хранения до поступления в госархив. Так, встречаются документы с высохшими следами плесени (бурыми и черными пятнами), намоканий, склеивания, скрепленные металлическими скрепками из ржавеющего металла или дела на металлических скоросшивателях подшитые прямо по тексту, неформатные документы в несколько сложений с бумагой разрушенной на сгибах. Все эти документы требуют постоянного контроля за их физическим состоянием и принятие определенных мер по их сохранности.
Выявление таких документов и оценка их состояния проводится в процессе различных работ. Целевой и постоянный контроль осуществляется при проверке наличия и состояния дел. В данном случае дается количественная оценка физического состояния бумаги, на которой изготовлены документы. В листах и актах проверки указывается количество и перечисляются номера дел, нуждающихся в реставрации и переплете. В картотеке физического состояния, которая имеется в каждом архивохранилище, также дается количество дел, требующих специальной обработки. Характер и степень повреждения документов при этом не оговариваются.
При подготовке дел к выдаче из хранилища определяются конкретные имеющиеся повреждения документов, что оговаривается в листе - заверителе, при необходимости дело срочно отправляется на реставрацию.
С конца 80-х гг. по 1994 г. проводилось целевое выявление затухающего текста по часто используемым фондам I категории, это также была количественная оценка повреждений текста. В книге учета затухающего текста указывались номера листов, имеющих такой текст, без указания способов нанесения текста и степени его затухания.
Качественная оценка состояния дел, включающая одновременно оценку состояния и бумаги и текста методом “малой выборки” была начата в 1994г. и продолжалась 6 лет. В процессе этой работы просмотрено 1,5% хранящихся в ЦГАМО дел (17000). Методика работы изложена в методических пособиях ВНИИДАД “ Выявление документов с повреждениями носителя и текста в государственных архивах”, М., 1989г., “Рекомендации по оценке физического состояния дел методом “малой выборки”, М., 1996г.
Согласно данным рекомендациям в ЦГАМО применена цифровая и буквенная индексация повреждений бумаги и текста. В результате экспертизы физического состояния документов создана картотека дел, требующих реставрации бумаги (простой или сложной) и дел, имеющих слабоконтрастный, угасающий текст нанесенный определенными красителями.