В картотеке определена очередность консервационной обработки документов в зависимости от степени их разрушения и категории фонда.
Экспертиза физического состояния дел методом “малой выборки” позволила сделать выводы о примерных объемах дел, требующих специальной обработки. Так 16 % дел нуждаются в реставрации и 9 % дел имеют слабоконтрастный и угасающий текст. Документов, требующих сложной реставрации почти не имеется, незначительное количество документов с угасшим текстом.
Выявлено для специальной обработки 6296 дел с разрушениями бумаги и 477824 страницы по 3111 делам слабоконтрастного и угасающего текста.
Однако материальное обеспечение этой работы слабое, а уровень квалификации реставраторов (в штате архива 2 реставратора) невысокий.
Реставрация заключается в восстановлении целостности бумаги и укреплении краев документов, обработка текстов не производится. В среднем в год таким образом восстанавливается по 205 дел. Всего с 1991 г. по 2000 г. отреставрировано 81363 листа.
Возможностей восстановления текста с нестойкими красителями кроме как методом перепечатки на пишущей машинке в госархиве не имеется. До 1990г. таким образом было восстановлено всего лишь 45 листов текста. С 1991 по 1996 год восстановлено еще 48 листов. Из-за низкой эффективности работы от нее решено было отказаться.
3.1.6. Планомерная работа по созданию страхового фонда копий архивных документов началась в ЦГАМО в 1980 г., когда была создана лаборатория обеспечения сохранности документов. До 1995 г. это было самостоятельное структурное подразделение архива, с 1995 г. лаборатория вошла в состав отдела обеспечения сохранности. В настоящее время в лаборатории работают 2 реставратора и 2 переплетчика. Объем дел, подлежащих реставрации и переплету определяется с учетом потребностей в этих работах, исходя из штатной численности работников.
К 1991 г. был создан страховой фонд копий особо ценных документов на рулонной пленке и на микрофишах в следующих объемах:
- 321 ед.хр. на рулонной пленке;
- 8643 микрофиши;
- 2253240 кадров негатива ( в целом на рулонной пленке и на микрофишах), что составило 60,6 % от выявленных особо ценных дел.
В 1996 г. работа по созданию страхового фонда архивных документов в ЦГАМО была прекращена вследствие износа микрофильмирующего оборудования. За 6 лет с 1991 г. по 1996 г. создан страховой фонд на 1263 ед.хр. архивных документов в объеме 5980 микрофиш, 196301 кадров негатива страхового фонда.
Темпы микрофильмирования в 1991 - 1996 гг. значительно снижены в соответствии с техническими возможностями оборудования ” Пентакта”, производительность которого составляет не более 200-300 дел ( 250 листов) в год. До 1991 г. использовалось бельгийское микрофильмирующее оборудование “ Копекс”, производительность которого была значительно выше, таким образом по состоянию на 01.01.2000 г. в ЦГАМО создан страховой фонд копий архивных документов в объеме 321 ед.хр. на рулонной пленке, 14623 микрофиш. 2449541 кадра негатива на 20036 особо ценных дел, что составляет 64 % от всего объема выявленных особо ценных дел. Фонд пользования имеют 18518 ед.хр.
В состав документов, имеющих страховой фонд, входят особо ценные дела 72 -х фондов 1 и 2 категории. Это фонды:
- органов государственной власти: Моссовет, Мособлсовет, Московский губернский Совет, Московский окружной Совет, Московский уездный Совет, Московский губернский и уездные революционные комитеты;
- органов государственного контроля: Московская КК - РКИ, Московская губернская КК - РКИ , Московская уездная КК - РКИ;
- органов планирования и статистики: Московская губернская плановая комиссия, Плановая комиссия Мособлисполкома, Статистический отдел Моссовета, Статистическое управление Московской области;
- органов управления, учреждений и предприятий народного хозяйства;
- комиссий при органах власти;
- профсоюзных организаций;
- фондов личного происхождения.
Состав документов фондов, имеющих страховой фонд разнообразен, большую их часть составляют документы возникшие при осуществлении фондообразователями основных функций, а также содержащие наиболее полную информацию о событиях, явлениях, фактах в жизни Московской губернии и области. Это приказы, распоряжения, решения. инструкции, положения, протоколы заседаний, совещаний, конференций, съездов, планы, отчеты, доклады, справки, обзоры и т.д. Представляют интерес также документы, относящиеся к деятельности вождей большевистской партии: В.И. Ленина, В.Д. Бонч - Бруевича, А. В. Луначарского, В.Н. Подбельского, В.П. Ногина, М.И. Ульяновой, Н.К. Крупской, З.А. Аванесова и др. В частности, имеются телеграммы председателя СТО В.И. Ленина, содержащие различные распоряжения, указания по вопросам землеустройства, заготовки топлива, восстановления железных дорог и мостов и др. К этой же категории документов относятся протоколы общих собраний рабочих и служащих заводов и фабрик с текстами выступлений Н.К. Крупской, А. В. Луначарского, Е.М. Ярославского, В.П. Ногина, М.И. Калинина, В.Д. Бонч - Бруевича.
Целый комплекс документов отражает международную рабочую солидарность: это протоколы собраний, решения, постановления исполкомов, общих собраний рабочих и служащих об оказании материальной помощи английским бастующим рабочим, посылке продовольственного поезда тульскими рабочими в 1918 г. рабочим Германии, о проведении субботников в фонд помощи венгерским рабочим, стенограммы встреч профактива г. Москвы с зарубежными делегациями.
Ценную информацию содержат документы о ходе ликвидации последствий голода в Поволжье, помощи голодающим жителям Подмосковья, о восстановлении разрушенного голодом народного хозяйства Чувашии и Крыма.
О трудовом подвиге жителей Подмосковья, проявлении патриотизма советских людей в период временной оккупации немецкими войсками части территории Московской области свидетельствуют документы Мособлисполкома, Московской областной чрезвычайной комиссии по установлению и расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков. Документы комиссии полностью отнесены к числу особо ценных дел и полностью смикрофильмированы. Они представлены актами и сводными ведомостями учета ущерба, причиненного немецкими войсками предприятиям, учреждениям, сельским советам и гражданам. В фонде имеется уникальный документ - акт, составленный о казни партизанки Зои Космодемьянской в д. Петрищево, Верейского района.
Документы фондов личного происхождения видных советских и общественных деятелей, ученых, писателей, краеведов являются ценным дополнением ко всему комплексу особо ценных дел, имеющих страховой фонд. Они представлены материалами творческой деятельности, воспоминаниями, перепиской, отдельными документами служебной деятельности. Полностью отнесены к особо ценным документы личного фонда А.В. Белякова, участника беспосадочного перелета Москва - Северный полюс - США, совершенного в 1937 г. вместе с В. Чкаловым . Большой интерес представляют подлинные документы о перелете, среди которых - штурманский бортовой журнал самолета АН-25, на котором был совершен перелет.
Страховой фонд копий архивных документов хранится в специальных металлических шкафах в отдельном, изолированном помещении.
Работа по переводу фотодокументов на негорючую основу в ЦГАМО не проводилась.
3.2. Учет документов как необходимое условие их сохранности
3.2.1. В 1991 году во исполнение постановления Совета Министров РСФСР от 28. 02. 91 № 123 ” О мерах по выполнению постановления Верховного Совета РСФСР ” О неотложных мерах по хранению национального культурного и природного наследия народов РСФСР ” государственные архивы области приступили к инвентаризации и учету состояния документов Архивного фонда РСФСР. В итоговых сведениях об инвентаризации и учету говорилось, что на 1 января 1991 года в ЦГАМО , его филиале и 59 районных и городских архивах области на государственном хранении находилось 10730 фондов, 2.524 107 ед.хр., из них 2 517922 документов на бумажной основе и 6185 фотодокументов. 30781 ед.хр. были отнесены к особо ценным документам, из них 18772 - имели страховые копии.
За истекший десятилетний период Архивный фонд Московской области значительно возрос. На 1 января 2001 года в государственных и муниципальных архивах области на хранении числится 13983 фонда, 2854398 ед.хр., из них 2848212 ед.хр. документов на бумажной основе и 6185 фотодокументов. 30955 ед.хр. отнесены к особо ценным документам, из них 20236 - имеют страховые копии. С 1993 года в муниципальных образованиях области активно проводится работа по комплектованию документами по личному составу от ликвидированных и реорганизованных предприятий и организаций. Сейчас в архивах и центрах хранения документов по личному составу находится 316858 дел по личному составу.
В государственных и муниципальных архивах области в основном сложилась система научно-справочного аппарата, обеспечивающая учет документов Архивного фонда Московской области.
В ЦГАМО имеется полный комплект основных учетных документов на все хранящиеся фонды, рекомендуемый “Основными правилами работы государственных архивов”. Формы учетных документов , а также порядок их ведения соответствуют действующим нормативным документам, правилам и инструкциям. Помимо основного комплекса учетных документов ведутся вспомогательные, призванные зафиксировать определенные сведения, образующиеся при проведении архивных работ, имеющие локальное значение и не входящие в основные учетные документы: книга учета движения фондов, описей, дел; реестр описей; номерник фондов; тематический указатель к листам фондов; книги выдачи дел и описей из архивохранилищ; картотека учета физического состояния фондов; картотека учета выбывших фондов; книга учета экземплярности описей.