В муниципальных архивах области заведен полный комплект основных учетных документов, предусмотренный “ Правилами работы районных и городских архивов “ М, 1989г. Не описанных и не учтенных дел в архивах не значиться. Формы учетных документов соблюдаются. В практику работ архивов внедряются формы предусмотренные “Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации”.
В 90-х годах на учет документов в районных и городских архивах было обращено особое внимание, вызванное прежде всего тем, что вопрос о состоянии работы по учету документов в райгоргосархивах Московской области слушался на заседании коллегии Главархива РСФСР. В адрес архивных учреждений области было высказано немало замечаний по вопросам учета.
С целью улучшения состояния учета и развития научно-справочного аппарата к документам, Архивным управлением Мособлисполкома был разработан план мероприятий по выполнению решения коллегии Главархива РСФСР ” О состоянии работы по учету документов в райгоргосархивах Московской области ” и по данному вопросу проведен смотр районных и городских архивов. Смотр помог не только выявить, но и устранить имеющиеся недостатки, наметить пути дальнейшей работы. Были определены 3 базовых архива , где организованы практические занятия по учету. ЦГАМО стал больше уделять внимания методической помощи райгоргосархивам, разработал ряд методических пособий: “ Памятка по категорированию фондов в райгоргосархивах”, “ Методические рекомендации по учету и созданию НСА к описям в райгоргосархивах”, “Методические рекомендации по созданию объединенных фондов”, “ Каталогизация решений исполкомов горсоветов” и др. Все это способствовало значительному улучшению состояния учета в районных и городских архивах.
Вместе с тем, несмотря на принятые меры следует отметить, что в учете документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах области имеются неточности и ошибки. Отдельные учетные формы ( описи дел, листы фондов), составленные в основном в период 30 х - 50 х годов, содержат ошибки в заполнении. Так, итоговые записи к описям составлены не всегда правильно, в листах фондов указаны неточные названия фондов и их переименования, даты существования фондообразователей, некачественно проаннотированы документы, не указаны итоговые цифры наличия дел по описям (в графе “ наличие (остаток)”, дата первого поступления документов в архив, имеют место случаи двойного учета фондов, несоответствие количества дел, внесенных в опись и числящихся по листу фондов.
3.2.2. С целью расширения информационной базы общественных наук и более широкого доступа исследователей к архивным документам в Центральном государственном архиве Московской области в 1987 г., создается специальная комиссия по рассекречиванию документов. Среди рассекреченных в первую очередь особый интерес представляли документы фондов Московского Совета рабочих, крестьянских и солдатских депутатов, Московского губернского революционного трибунала, Московского областного бюро Совета рабочих, крестьянских и солдатских депутатов, Уполномоченного Совета по делам русской православной церкви и многие другие. На 01.01.2000 г. рассекречено и передано на открытое хранение 651 фонд, 104134 дела.
Работа по учету и оформлению рассекреченных дел в ЦГАМО проводится с соблюдением требований “ Временной инструкции по учету и оформлению рассекреченных дел и документов”. В архиве разработано собственное “Положение о комиссии по рассекречиванию архивных документов.” В соответствии с Положением заседания комиссии протоколируются. На основе решений о рассекречивании документов, зафиксированных в протоколе заседания, составляются акты о рассекречивании документов по каждому конкретному фонду. Акты утверждаются начальником Управления по делам архивов. На основании этих актов, а также актов передачи дел на открытое хранение. главный хранитель фондов вносит изменения в список фондов, листы фондов, сведения об изменениях в составе и объеме фондов. Описям рассекреченных фондов при необходимости присваиваются новые номера.
3.2.3. Работа по выявлению особо ценных документов началась в ЦГАМО в 80 - е годы. Работа проводилась в соответствии с требованиями “ Инструкции о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов” ( М, 1980 г.), в основном по фондам 1 и 2 категории. На 1 января 2001 г. выявлено и учтено 30780 особо ценных дел по 263 фондам. Это фонды органов власти и управления на территории Московской области, профсоюзных органов, наиболее значимых предприятий, фондов личного происхождения и др. Все особо ценные документы включены в описи особо ценных дел. Имеется список фондов содержащих особо ценные дела, реестр описей особо ценных дел. В 90 - е годы работа по выявлению ОЦД не проводилась.
3.2.4. Документы из бывших партийных архивов в архивы области не поступали. Документы партийных организаций Московской области хранятся в Центральном архиве общественных движений Москвы.
3.2.5. Внедряя в практику работы архивных учреждений области “Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации”, Управление по делам архивов осуществило ряд мероприятий. На областном семинаре заведующие муниципальными архивами были ознакомлены с Регламентом и им были даны подробные разъяснения по заполнению предлагаемых Регламентом учетных документов.
Внедрение новых форм учетных документов не вызвали особых трудностей, кроме карточки фонда. Это связано прежде всего с финансовыми трудностями, а для муниципальных архивов и необходимостью внедрять в практику работы и листы фондов, желательно по образцу новых “Правил работы государственных архивов”. Поэтому данный вопрос пока решается слабо и далеко не все архивы внедрили новые образцы фондовых карточек.
Основным справочником по учету документов в Управлении по делам архивов является фондовый каталог. Ответственность за ведение фондового каталога возложена приказом начальника управления на ведущего специалиста отдела анализа и регулирования деятельности райгорархивов.
В фондовом каталоге учитываются все фонды хранящиеся в ЦГАМО, его филиале в городе Можайске, 69 муниципальных архивах, 40 центрах хранения документов по личному составу и 6 музеях области. Документы бывших партийных архивов в систему Архивного фонда Московской области не вошли и не учтены в каталоге.
Фондовый каталог состоит из карточек фондов 2-х образцов, рекомендованными “ Основными правилами работы государственных архивов СССР ” (1984 г.) и “ Правилами работы государственных районных и городских архивов” (1989 г.). С внедрением Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации появилась новая форма карточки.
При поступлении “Сведений......” в карточку фондов вносятся данные о количестве дел , годы принятых дел, состав документов. В процессе работы с фондовым каталогом может выявиться несоответствие учетных данных о количестве хранящихся фондов и дел в архиве с данными фондового каталога. В этом случае куратор архива совместно с главным хранителем (зав. архивом) проводит сверку учетных данных. При необходимости в карточки фондов вносятся соответствующие исправления. Карточка может быть пересоставлена, если она составлена небрежно или допущено много ошибок.
В Московской области проводится работа по автоматизации фондового каталога. ЦГАМО и 35 райгорархивов приступили к внедрению программы “ Архивный фонд “. Однако, только 39 % архивов имеют необходимую компьютерную технику, поэтому по приказу начальника Управления сотрудники отдела анализа и регулирования деятельности райгорархивов создают программу “ Архивный фонд” для архивов, где компьютеры отсутствуют.
3.2.7. Выводы и предложения, направленные на совершенствование организации обеспечения сохранности и государственного учета документов необходимо:
1. Выделить дополнительные помещения для ЦГАМО, Дмитровскому, Лотошинскому, Луховицкому, Солнечногорскому, Шатурскому райархивам, провести их оснащение в соответствии с архивными правилами.
2. Переместить документы из архивохранилища по Мало - Ивановскому переулку.
3. Установить охранную сигнализацию в Звенигородском, Куровском, Протвинском, Рошальском, Серебряно-Прудском, Талдомском, Щелковском, Химкинском архивах.
4. Оснастить все архивные учреждения области компьютерной техникой и осуществить внедрение в практику работы программы “ Архивный фонд”.
5. Использовать результаты анализа состояния государственного учета с целью устранения недостатков вскрытых в процессе проведенных работ .
4. Формирование Архивного Фонда Московской области.
Организационно-методическое руководство ведомственными
архивами и организацией документов в делопроизводстве.
4.1. Формирование архивного фонда Московской области.
4.1.1. Начало девяностых годов ознаменовалось большими изменениями в жизни страны. Были реформированы органы представительной и исполнительной власти, созданы органы местного самоуправления. Также этот период был отмечен развитием рыночных отношений и предпринимательства, образованием, реорганизацией и ликвидацией большого числа учреждений, организаций и предприятий самых различных форм собственности. Реформы затронули и социальную сферу: органы пенсионного обеспечения, социальной защиты, занятости населения, профессиональных союзов и социального страхования, образования, здравоохранения и т. П. Из всего количества учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования архивных учреждений области стабильными по форме собственности и содержанию деятельности осталось не более 1%.
По состоянию на 01.01.1991 года на хранении в учреждениях, организациях и на предприятиях области- источниках комплектования госархивов находилось 249948 ед.хр. за 1936-1987 годы, из них внесенные в описи 177654 ед.хр., что составляло 71%. Сверх установленного срока хранилось 27163 ед.хр., 11% от общего количества дел, находящихся на ведомственном хранении. По личному составу хранилось 1276314 ед.хр., из них внесенные в описи 943631 ед.хр. (74%). Ведомственные архивы научно-технической документации хранили 5200 ед.хр. за 1945-1987 годы, из них внесенные в описи 1870 ед.хр. , что составляло 36%.