Квалификационная работа должна быть оформлена надлежащим образом. Все листы работы и приложений следует аккуратно подшить (сброшюровать) в папку и переплести.
Таблицы и рисунки должны иметь названия и порядковую нумерацию. Нумерация таблиц и рисунков должна быть сквозной для всего текста квалификационной работы. Порядковый номер таблицы проставляется в правом верхнем углу над ее названием. В каждой таблице следует указывать единицы измерения показателей и период времени, к которому относятся данные. Если единица измерения в таблице является общей для всех числовых табличных данных, то ее приводят в заголовке таблицы после ее названия. Порядковый номер рисунка и его название проставляются под рисунком.
Как правило, квалификационная работа пишется сначала рукописно, а затем вводится в файл на компьютер. При этом следует соблюдать следующие рекомендации, носящие в значительной мере общий характер, то есть относящиеся к правилам создания больших деловых документов.
Квалификационная работа может разбиваться на файлы в соответствии с утвержденным планом (структурой) работы. Иными словами, выпускнику рекомендуется работать с файлами типа «Глава 1», помещенными в специально заведенную для этого папку (например «Диплом»).
Оформительской стороне в начале работы над текстом не следует уделять большое внимание. Это следует делать в последнюю очередь, когда будет собран весь документ. К собранному документу следует применить стили, примеры которых приведены ниже.
При создании документа и цитировании источников текста, данных, формул, рисунков необходимо сразу вставлять сноски, куда помещаются ссылки на соответствующие издания.
После объединения всех компонентов глав следует проверить нумерацию страниц квалификационной работы:
Размер бумаги — А4
Поля: левое - 30 мм, правое - 15 мм, сверху - 20 мм, снизу - 20 мм.
Следует применять, по крайней мере, три стиля:
1. Основной.
2. Заголовок 1.
3. Заголовок 2.
Полезно также создать стили для текстов таблиц, их заголовков и подписей под рисунками.
Настройки основного стиля:
Шрифт - Times New Roman, Кегль – 14.
Межстрочный интервал – полуторный.
Отступ красной строки - 1,3 см.
Отступы до и после абзаца – 0.
Выравнивание - по ширине.
Переносы не установлены.
Настройки стилей заголовков:
Заголовок главы:
Шрифт - Times New Roman, Кегль – 16.
Межстрочный интервал – 2.
Отступ красной строки – 0.
Отступ до и после абзаца - 12 пунктов.
Начинать с новой страницы.
Выравнивание - по центру.
Название пунктов внутри главы:
Кегль 14, Шрифт - Times New Roman, полужирный, курсив.
Межстрочный интервал – 2.
Отступ красной строки – 0.
Отступ до абзаца - 12 пунктов, после абзаца - 6 пунктов.
Выравнивание - по левому краю.
В текстовом редакторе Microsoft Word этим трем стилям соответствуют: Обычный, Заголовок 1, Заголовок 2.
Установить этим стилям нужные параметры можно через меню Формат/Cтиль/Изменить.
Оформление заголовков
Рекомендуется оформлять заголовки разделов прописными буквами, а заголовки подразделов – строчными буквами (кроме первой прописной). Переносы слов в заголовках не допускаются. Точку в конце заголовка не ставят. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.
Слова, выполненные на отдельной строке прописными буквами (ОГЛАВЛЕНИЕ, ВВЕДЕНИЕ, ЗАКЛЮЧЕНИЕ, СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ), служат заголовками соответствующих разделов и не нумеруются.
Расстояние между заголовками и текстом должно быть равно 2 интервалам. Расстояние между заголовками раздела и подраздела – 1 интервал.
Нумерация глав и пунктов
Главы работы должны иметь порядковые номера, обозначенные арабскими цифрами с точкой. Параграфы нумеруют в пределах каждой главы. Номера параграфов состоят из номеров главы и параграфа, разделенных точкой. В конце номера параграфа также должна ставиться точка. Например, «2.3.» (третий параграф второй главы). Пункты нумеруют в пределах каждого параграфа. Номер пункта должен состоять из номера главы, параграфа и пункта, разделенных точками. Например, «2.4.2.» (второй пункт четвертого параграфа второй главы).
Каждый раздел работы (введение, глава, заключение и т.п.) начинается с нового листа.
Титульный лист установленной формы является первой страницей дипломной работы (Приложение 1); на нем номер страницы не ставится.
При правильном назначении стилей главам и пунктам (а возможно, и подпунктам) многоуровневая нумерация расставляется текстовым редактором автоматически: Формат/Список/Многоуровневый. Это позволяет добавлять, переносить или удалять отдельные пункты в процессе устранения замечаний научного руководителя дипломной работы, не заботясь об их нумерации.
Сборка оглавления
При правильном назначении стилей главам и пунктам сборка оглавления обеспечивается средствами текстового редактора в Microsoft Word. Это делается через меню Вставка/Оглавление и указатели/Корешок «Оглавление».
При этом рекомендуется ограничиться двумя уровнями — то есть Заголовок 1 и Заголовок 2. Следует учесть, что собранное оглавление будет вставлено в то место работы, где был установлен курсор. Рекомендуется оглавление вставлять после титульного листа квалификационной работы.
4.1. Оформление сносок
В тексте любой научной работы для конкретизации и подтверждения точности приведенных данных, цифр, фактов, цитат необходимо использовать ссылки. Это могут быть ссылки на структурные элементы работы (таблицы, иллюстрации, приложения), на документы (библиографические источники). Оформление библиографических ссылок - это выражение научной этики и культуры научного труда.
Ссылки на источник (документ) - библиографические ссылки - по месту расположения бывают:
1) внутритекстовые (непосредственно в строке после текста, к которому относятся);
2) подстрочные (помещаются в нижней части страницы, под строками основного текста);
3) затекстовые (размещенные за основным текстом всей работы или каждой главы);
4) комбинированные.
Внутритекстовые ссылки используются, когда значительная часть ссылок вошла в основной текст квалификационной работы неразрывно. Изъять ее из текста невозможно, не заменив этот текст другим. В этом случае в скобках указываются лишь выходные данные и номер страницы, на которой напечатано цитируемое место, или только выходные данные (если номер страницы указан в тексте), или только номер страницы (если ссылка повторная). Например, в работе приведен следующий текст: сделки, совершенные с целью, заведомо противной основам правопорядка и нравственности (ст. 169 Гражданского кодекса Российской Федерации).
Описание в подобных ссылках содержит имя автора, заглавие, которое заключается в кавычки, в круглых скобках приводятся данные о годе издания. Например: Ряд процессуальных аспектов административного права исследует В.Д. Сорокин в своей монографии «Административно-процессуальное право».
Подстрочные ссылки на источники используют в тексте квалификационной (дипломной) работы, когда ссылки нужны по ходу чтения, а внутри текста их разместить невозможно или нежелательно, чтобы не усложнять чтение и не затруднять поиски при наведении справок. Например: 26 Волгин Н.А. Оплата труда: производство, социальная сфера, государственная служба (Анализ, проблемы, решения). М. : Изд - во «Экзамен», 2003. C. 294
В тех случаях, когда выпускник приводит ссылки в конце каждой страницы своей работы в виде подстрочных ссылок, для связи их с текстом в качестве знака сноски используются цифры, которые следует располагать в том месте текста, где по смыслу заканчивается мысль автора. Нумерацию ссылок можно делать сплошной или самостоятельной для каждой страницы.
При повторных ссылках полное описание источника дается только при первой сноске. В последующих сносках вместо заглавия приводят условное обозначение, например: Указ. соч. Если несколько ссылок на один и тот же источник приводятся на одной странице книги или статьи, то в сносках проставляют слова «Там же» и номер страницы, на которую делается ссылка.
Первичная подстрочная ссылка включает в себя все обязательные элементы описания книги и указывается страница, на которой помещена цитата. Например: Из архива Б. Муравьева // Вопр. философии. 1992. № 1. С. 99. Даже если часть элементов (к примеру фамилия автора) содержится в основном тексте, их рекомендуется повторять в ссылке. При этом знак сноски ставится после цитаты, если поясняющий текст предшествует цитате или включен в ее середину. В подстрочных ссылках обычно приводится краткое библиографическое описание источника.
Чаще всего используются затекстовые ссылки. При этом достигается значительная экономия в объеме текста работы, так как устраняется необходимость постраничных ссылок на библиографические источники при использовании цитат из этих источников или сведений из них.
Под затекстовыми ссылками понимается указание источников цитат с отсылкой к пронумерованному списку литературы, помещаемому в конце работы или к каждой главе.
Ссылка на источник в целом оформляется в виде номера библиографической записи, который ставится после упоминания автора или коллектива авторов, либо цитаты из работы.
Например: Приоритет в разработке «управленческой» концепции административного процесса принадлежит В.Д. Сорокину [43], который считает.
Ссылка на определенные фрагменты источника отличается от предыдущей указанием страниц цитируемого документа.
Например: А.Д. Сахаров [63, с. 201 - 202] писал, что…
Применяется и комбинированная ссылка, когда необходимо указать страницы цитируемых работ в сочетании с общими номерами остальных источников.