Методические указания предназначены студентам последнего года обучения и преподавателям-руководителям дипломных работ. Московский государственный университет путей сообщения (миит), 2012 (стр. 3 из 7)
Элементы текста пояснительной записки
Перечисление - структурный элемент текста пояснительной записки, содержащей перечисление требований, указаний, положений.
По структурному месту перечисления делятся на внутри абзацные и абзацные (части большой фразы или отдельные фразы).
Перечисления выделяются цифрами, буквами, абзацными отступлениями с тем, чтобы более сильно подчеркнуть и тем самым обеспечить понимание сложного целого или упростить ссылки на тот или иной элемент.
Элементы внутри абзацного перечисления выделяются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающимися скобками. Например:
"...однако при этом выполняются следующие функции: а) учет и анализ поступающей информации, б) выбор направления поиска новых идей, в) систематизация сведений об отрицательных моментах внедрения данного метода …" или
"...однако при этом выполняются следующие функции: 1) учет и анализ поступающей информации, 2) выбор направления поиска новых идей, 3) систематизация сведений об отрицательных моментах внедрения данного метода …".
Абзацные перечисления могут иметь следующую соподчиненность обозначений:
(основной текст) :
I. __________________ : (1)
А. _________________ : (2) первое и последующие
1. _________________ : (3) абзацные перечисления
а)__________________ : (4)
– __________________ : (5)
В конце каждого перечисления, выделенного римскими цифрами, прописными буквами и арабскими цифрами ставится точка, а в остальных случаях перечисления отделяются точкой с запятой.
Перечисления с простой структурой при отсутствии ссылок на элементы перечисления выделяют абзацным отступом с использованием знака тире. Например: "...однако при этом выполняются следующие функции:
– учет и анализ поступающей информации;
– выбор направления поиска новых идей;
– систематизация сведений об отрицательных моментах внедрения данного метода".
Текст пояснительной записки, кроме того, разбивается на абзацы, заключающие в себе логическое завершение мысли.
Пояснительная записка выполняется рукописным или иным способом (отпечатана на машинке или распечатана на принтере) на листах формата А4 (210х297 мм). Высота букв и цифр текста должна быть не менее 2,5 мм. Если текст пишется вручную, то его цвет должен быть темным (черным, синим, фиолетовым).
При рукописном исполнении поле текста рекомендуется ограничивать рамками. Расстояние от края листа до рамки: с левой стороны - 25 мм, с трех других сторон - 5 мм. Расстояние от рамки формата до границ текста составляет в начале строки 3 мм, в конце строки - не менее 10 мм. Абзацы в тексте начинают с отступлением в 15-17 мм. Расстояния между заголовками раздела и подраздела -10 мм.
Разметка заполнения страницы текста приведена в приложении 5.
Допускается не обозначать рамку для текста пояснительной записки в случае, если оформление производится с использованием современных редакторов для персональных компьютеров, в которых автоматизированы функции установки и контроля геометрии размещения текста.
При компьютерном наборе рекомендуется задавать следующие параметры страницы:
а) поля:
– верхнее-2,0 см;
– нижнее-2,0 см;
– левое-3,0 см;
– правое-1,5см;
б) отступления от края колонтитула:
– верхнего-1,0см;
– нижнего-1,0см;
в) шрифт – Times New Roman ;
г) размер шрифта – 12;
д) интервал между строками – полуторный.
Описки и орфографические ошибки, обнаруженные в процессе написания (распечатки) текста, допускается исправлять путем закраски или аккуратной подчистки с последующим нанесением на том же месте нового текста, но не более пяти исправлений на страницу.
Повреждения листов пояснительной записки, помарки и следы не полностью удаленного текста (графика) не допускаются.
Стиль изложения пояснительной записки
Текст пояснительной записки должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований. При изложении должны применяться научные и научно-технические термины, стандартизованные или содержащиеся в специализированных словарях по той области знаний, в которой выполняется дипломная работа,
В тексте пояснительной записки не допускается:
применение для одного и того же понятия различных научных терминов, близких по смыслу (синонимы);
сокращение обозначений единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в подлежащем и сказуемом таблиц, а также в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы;
применение сокращений слов, кроме установленных правилами русской орфографии, а также соответствующими государственными стандартами.
При использовании в тексте математических знаков без условных обозначений запрещается использование математического знака "-" (минус) перед отрицательными значками величин. Вместо математического знака "-" следует писать слово "минус", а также не допускается употребление математических знаков без цифр, таких как < (меньше либо равно), > (больше либо равно), ≠ (не равно), а также знаки № (номер) и % (процент).
В тексте не следует использовать индексы стандартов (ГОСТ, ОСТ и т.п.) без регистрационного номера.
Если в пояснительной записке принята особая система сокращений слов и наименований, то перечень таких сокращений должен приводиться а конце записки.
Наименования и обозначения, приводимые в тексте и на иллюстрациях, должны быть одинаковыми.
При первом упоминании в тексте пояснительной записки наименования организации, документа или какого-либо предмета, имеющие сокращенные обозначения, аббревиатуру, а также на титульном листе и в оглавлении, это наименование приводится полностью. Если в дальнейшем предполагается использование сокращенных обозначений, то после первого употребления наименования в тексте в скобках дается его сокращение (это не относится к титульному листу и оглавлению). Например: "... система фирменного транспортного обслуживания (СФТО) …" и т.п.
Перед обозначением какого-либо показателя или параметра в тексте дают его пояснение, например, "Риск осуществления финансовых операций в заданный период (Rt)…"
В тексте числа с размерностью следует писать цифрами, а без размерности – словами, например, "...составило сумму в 2 млн. долларов" и "Проверку в этом случае проводят два раза".
Единица физической величины одного и того же параметра должна быть одинаковой в пределах всего текста. Например, если сумма инвестиций оценивалась в миллионах рублей в начале текста (более 100 млн. руб.), то и в другой части текста этот показатель должен оцениваться в тех же единицах.
К порядковым числительным, написанными цифрами, необходимо добавлять падежные окончания:
- из одной буквы, если последние две буквы числительного гласные, например, 4-я проверка;
- из двух букв, если перед последней буквой числительного согласная, например, 3-го отдела;
- при нескольких (более двух) порядковых числительных падежные окончания ставятся только у последнего. Например, 1, 2 и 4-я группы потребителей, но не 1-я и 2-я группы.
Не ставятся падежные окончания:
- в порядковых числительных, если они стоят после существительных, к которым они относятся, например, на рис 4;
- при римских цифрах, например, II поток;
- в датах, например, 9 мая, в 2003 году.
При указаниях пределов изменения величины ставится тире (50-70 млрд. руб.). Если изменение идет в пределах от отрицательной величины до положительных величин, то применяются предлоги "от" и "до", например, "этот коэффициент будет меняться от минус 0,5 до 0,9".
Справочные и поясняющие данные указывают в примечаниях к тексту и таблицам.
Если имеется одно примечание, то пишется слово "Примечание" и после него ставят точку, а далее идет текст примечания. Если примечаний несколько, то пишется слово "Примечания" и после него ставится двоеточие. Примечания в этом случае нумеруют арабскими цифрами с точкой, например:
Примечания: 1. Текст первого примечания.
2. Текст второго примечания
Правила вписывания формул
В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами.
Формулы можно размещать как отдельными строками, так и непосредственно в тексте. Второй вариант предпочтителен в том случае, если формула достаточно проста по написанию, не деформирует текст и на нее не делается в дальнейшем ссылка. В противном случае формулы записываются отдельной строкой.
Прописные буквы и цифры при вписывании формул рекомендуется писать размером 6-8 мм, строчные - 3-4 мм. Все индексы и показатели степени должны быть в 1,5-2 раза меньше буквенных обозначений, к которым они относятся. Надстрочные индексы и показатели нужно располагать выше строки, подстрочные - ниже строки. Знаки над буквами и цифрами необходимо вписывать точно над ними.
Все формулы, выносимые в отдельную строку, нумеруются арабскими цифрами в пределах раздела. Номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенной точкой. Номер формулы проставляется с правой стороны листа на уровне написанной формулы в круглых скобках, например:
(3.1)Что значит – 1-я по порядку формула из третьего раздела.
При переносе очень длинной по записи формулы с одной строки на другую номер ставится на уровне последней строки. Система формул, образующих две строки и более, может быть обозначена фигурной скобкой. В этом случае номер ставится против острия фигурной скобки.
В тексте ссылку на порядковый номер формулы следует начинать со слов "формула, уравнение, выражение" и затем в круглых скобках указывается номер формулы. Например: "В формуле (3.2) используются..."