3. ДОКУМЕНТАЦИЯ АУДИТА
К числу документов, разрабатываемых до начала проведения аудита, относятся:
- план аудита, в нем указывается название проверяемых видов деятельности, основа проведения аудита (плановая или внеплановая проверка и т.д.), порядок отчетности о результатах аудита;
- программа аудита, в ней приводится перечень документов системы качества и дополняющих документов; дается перечень подразделений, в которых производится проверка на месте, с указанием времени проверки и данных на сопровождающего;
- чек-листы, в которых формулируется основной перечень вопросов для проведения аудитных бесед.
К документам, которые разрабатываются в ходе аудита, относятся:
- протоколы аудитных бесед, в которых аудитор фиксирует место и время проведения аудита, данные аудитируемых; проверяемый элемент деятельности предприятия; результаты бесед и осмотров.
- отчет по аудиту, в нем аудитор фиксирует фактическое состояние, выявленные отклонения и их причины; рассматривает значимость отклонений (оценку); в ряде случаев дает выводы и предложения по улучшению существующего положения.
Инструменты аудитора
При проведении аудита аудитор пользуется контрольным перечнем (чек–листом).
Контрольный перечень («вопросник»)
Один из основных методов работы аудитора – опрос. Опрос аудитор проводит в ходе аудитной беседы – одного из этапов аудита. Эффективность опроса во многом определяется теми вопросами, которые задает аудитор, поэтому список таких вопросов – контрольный перечень – он готовит заранее.
Аудиторская практика показывает, что:
- вопросы должны быть сформулированы достаточно четко и недвусмысленно, они должны быть целенаправленными, не включающими оценку;
- вопросы, на которые можно ответить «да» или «нет», не информативны, поэтому их следует избегать (задавать не «закрытые», а «открытые» вопросы);
- не должно быть вопросов–ловушек и вопросов инквизиторского характера;
- вопросы должны избегать намеков на личные свойства;
- вопросники служат руководством и ориентиром для проведения аудита, – вопросник не догма, а руководство к действию.
Задание на курсовую работу по дисциплине «Аудит качества» дано в приложении 2.
СПИСОК РЕКОМЕНДОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь». М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.
2. ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Система менеджмента качества. Требования». М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.
3. ГОСТ Р ИСО 14001-98 «Система управления окружающей средой. Требования и руководства по применению». М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.
4. Аудит качества: краткий курс лекций. В.В Шушерин. г. Екатеринбург: ГОУ ВПО УГТУ-УПИ, 2005.
Приложение 1
Приложение 2
ЗАДАНИЕ НА КУРСОВУЮ РАБОТУ ПО ДИСЦИПЛИНЕ «АУДИТ КАЧЕСТВА»
Организация и проведение аудита качества
1. Выберите объект аудита:
- процесс (конкретизировать);
- система менеджмента качества организации (конкретизировать);
- один из элементов системы менеджмента качества (СМК).
2. Выберите вид аудита:
- внутренний;
- внешний аудит второй стороной (со стороны организации–потребителя);
- внешний аудит третьей стороной.
3. Определите область аудита – документ(ы) или раздел документа устанавливающие требования к объекту аудита.
Если выполняется аудит процесса, то к области аудита относится документация, описывающая порядок выполнения процесса (процедура или несколько процедур, стандарт предприятия). В этом случае необходимо привести в работе процедуру, подробно описывающую рассматриваемый процесс (схему процесса).
Если проводится аудит СМК, то областью аудита является стандарт ГОСТ Р ИСО 9001–2001.
Если проверяется один из элементов СМК, то областью аудита будет являться соответствующий раздел стандарта ГОСТ Р ИСО 9001–2001.
4. Подготовка аудита:
- составьте программу конкретного аудита;
- разработайте документацию, необходимую аудиторам для проверки;
- оформите документы, направляемые в проверяемую организацию (подразделение) для информирования о предстоящем аудите, включая перечень документов, которые будут подвергаться проверке в процесса аудита.
При разработке опросного листа необходимо составить не менее 20 вопросов. При разработке контрольного вопросника для интервьюирования персонала – не менее 10 вопросов.
5. Сформулируйте 2–3 несоответствия (отличия реальных процесса или СМК от требуемых, документированных). Опишите их в форме протоколов несоответствий. Классифицируйте несоответствия по трем категориям:
1) существенные, 2) несущественные и 3) способствующие улучшению.
6. Оформите отчет об аудите.
7. Разработайте план проведения корректирующих мероприятий.