«Применение информационных технологий в управлении корпоративными финансами» (стр. 2 из 3)

3. оценка инвестиционных проектов.

Описанные функции схематично изображены на рисунке 1 ниже.

Рисунок 1: Функции финансового директора в управлении финансами

Как показывает опыт, выполнение основных функций по оперативной работе финансового директора могут эффективно обеспечить ERP-системы (Enterprise Resource Planning) (Рисунок 2).

Рисунок 2: Информационные технологии в работе финансового директора

В процессе управления деятельностью предприятия программный продукт класса ERP решает следующие основные задачи:

1. поддержка разработки плановых (нормативных) данных по бизнес-процессам, хранение этих данных в хранилище (базе) данных (БД) и предоставление исполнителям бизнес-процессов;

2. фиксация результатов бизнес-процессов и предоставление пользователям аналитической информации (например, сравнение плановых и фактических показателей и т.д.).

ERP-системы, как правило, содержат функции управления запасами и материальными потоками, производственными мощностями, снабжением и сбытом, проектированием, планово-предупредительными ремонтами, качеством, сервисным и гарантийным обслуживанием, транспортом, персоналом и т.д. Функции финансового директора в таких системах тесно интегрированы с функциями других подсистем управления. Таким образом, снижается необходимость в двойном вводе данных или стыковке информации из различных подсистем, уменьшается количество ошибок, повышается скорость доступа финансовых служб к необходимой информации.

Рассмотрим какие возможности могут предоставить ERP-системы финансовому директору для выполнения его функций.

В области взаиморасчетов финансовый директор получает плановые графики: от отделов сбыта - входящих платежей, от отделов снабжения - исходящих платежей. Эти графики формируются автоматически в процессе ввода соответствующими подразделениями в систему заказов и прогнозов на продажу и заказов и прогнозов закупок (с использованием хранимых в единой БД договорных или плановых цен, договорных сроков оплат). Оформляя в системе фактические платежи, финансовый отдел формирует фактический график оплат и отслеживает выполнение условий сделок.

Полученные графики предоставляют также информацию для привлечения и размещения денежных средств. В те периоды, когда планируется интенсивное погашение кредиторской задолженности, собственных средств предприятия может не хватить, и поэтому финансовый директор должен планировать привлечение краткосрочных кредитов. В противоположном случае необходимо предусмотреть варианты размещения свободных денежных средств (например, в краткосрочные банковские депозиты). ERP-система поможет финансовому директору рассчитать процент по кредитам или депозитам, сделать необходимые “напоминания” (например, о следующем сроке уплаты процентов) и создать плановые платежи.

В области формирования и консолидации финансовой отчетности ERP-системы предоставляют следующие возможности. В каждой системе существуют механизмы настройки автоматического отражения финансово-хозяйственных операций в планы счетов - белорусского учета, международного учета, управленческого учета и т.д. (т.е. при учете платежа в системе автоматически формируется проводка в плане счетов). Данные механизмы, как правило, существуют для 95% финансово-хозяйственных операций (в том числе для операций по консолидации отчетности). Также предусмотрены возможности ведения аналитического учета - создания необходимых пользователю учетных измерений, по которым должна классифицироваться учитываемая информация. Кроме того, встроенный “конструктор отчетов” позволяет создать “на плане счетов” отчет практически любой сложности. Таким образом, один раз определив аналитический план счетов и настроив финансовые отчеты, финансовый директор имеет мощный инструмент получения финансовой информации о состоянии предприятия. При этом данная информация достаточно оперативна - записи учетных регистров формируются по мере ввода первичных документов. И не существует уже такой операции как “сведение баланса” - он получается автоматически, снимая с финансового директора постоянную головную боль с задержками сроков подготовки отчетности и ошибками.

Этот же механизм отчетности может быть использован и для контроля ФХД (результатов финансово-хозяйственной деятельности). Используя механизм построения финансовой отчетности, в системе можно задать методики расчета необходимых коэффициентов и также оперативно их контролировать.

ERP-система может также быть использована и в целях бюджетирования.

С одной стороны, планирование доходной части бюджета происходит практически автоматически и основывается на информации, вводимой в систему сбытовыми подразделениями. Бюджет может строиться по регионам, группам товаров, комиссионным агентам, группам покупателей, филиалам и т.д.

С использованием ERP-системы может также осуществляться и планирование затрат.

Затраты на товарно-материальные ценности планируются после отработки тех модулей ERP-системы, которые отвечают за управление производством и снабжением - на основании рассчитанной потребности предприятия в сырье и материалах и человеческих ресурсах и плановых цен. Затраты на работы (планово-предупредительный и текущий ремонт оборудования, косметический ремонт помещений и т.д.) получаются после составления смет этих работ вспомогательными подразделениями предприятия. Аналогично оценивается потребность предприятия в финансировании закупок тепла, электроэнергии, аренды помещений и т.д. Таким образом, финансовый директор автоматически получает проект бюджета компании. Его задача - согласовать его доходную и расходную часть с центрами финансового учета, а также привести бюджет к заданным плановым показателям. Возможно, возникнет необходимость усилить функциональность ERP-систем в области бюджетирования специализированными программными средствами. Они могут помочь финансовому директору в организации процесса бюджетирования: провести анализ бюджета в зависимости от различных параметров (анализ “что если”), поддержать существование нескольких бюджетных моделей, поддержать алгоритм “скользящего” формирования бюджетов и т.д.

Одной из задач финансового директора является также организация такого документооборота, при котором финансовые документы (в первую очередь - платежные) проходили определенный цикл согласования и утверждения. Например: каким-либо подразделением создается заявление на платеж, затем оно согласовывается с руководством вышестоящего подразделения, визируется менеджером по бюджету, утверждается финансовым директором и затем превращается в распоряжение на оплату, которое исполняет бухгалтерия. ERP-система может не поддерживать данного жизненного цикла документа. В этом случае может оказаться рациональным не дорабатывать ERP-систему, а после создания планового платежа в системе “выгрузить” его в систему документооборота (например, основанную на технологиях Lotus Notes), и уже в ней используя ее стандартные возможности, провести по всем необходимым стадиям согласований и утверждений. Затем в ERP-системе исполняется уже утвержденный платеж.

Особенно интересно рассмотреть пример совместного использования ERP-систем с системами документооборота и бюджетирования. Получив первичные данные для построения бюджета из ERP-системы, финансовый директор может передать их в систему бюджетирования, получить комплект бюджетных документов, затем уже с помощью системы документооборота провести весь цикл их согласования, визирования и утверждения, а затем передать из системы документооборота в систему бюджетирования окончательные бюджетные показатели. Сформированный затем в ERP-системе фактический платеж с помощью системы документооборота проходит цикл утверждений и попадает в систему бюджетирования для контроля исполнения бюджета.

На основании информации, предоставляемой ERP-системой, финансовый директор также может проанализировать доходность по различным продуктам, видам бизнеса, юридическим лицам холдинга и принять решения по оптимизации финансовых потоков предприятия/холдинга (например, определить приемлемые трансфертные цены на продукцию и услуги дочерних предприятий).

Заключение

ERP-система также играет большую роль в областях, связанных с анализом и прогнозированием финансового состояния предприятия. В то же время, именно в этих областях следует рассмотреть возможности усиления функциональности ERP-системы другими специализированными программными продуктами. Это связано с тем, что специализированные программы могут выполнять функции, которые отсутствуют в ERP-системах - прежде всего, функции, связанные с многомерным анализом и многопараметрическим моделированием. При этом необходимо будет создать интерфейсы, которые позволили бы специализированным продуктам и ERP-системе обмениваться информацией друг с другом.

Выполняя функции по анализу и прогнозированию финансового состояния предприятия и управлению стоимостью бизнеса, финансовый директор использует ERP-систему как источник исторических данных. Эти данные могут быть обработаны специализированными статистическими и OLAP (On-Line Analytical Process) пакетами. Включение таких пакетов в состав ERP-систем среднего уровня, как правило, не практикуется, и более эффективно использовать сторонние продукты, “стыковав” их с ERP-системой. Следует подчеркнуть, что БД ERP-системы, являясь источником информации для таких пакетов, должна содержать в себе все необходимые аналитические признаки, по которым потом будут производиться выборки данных. Это должно обеспечиваться на этапе ввода информации в ERP-систему.