Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению. Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров потерь рабочего времени, контролирует их выполнение. Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами. Руководит работниками отдела.
2. Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом; трудовое законодательство; структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития; кадровую политику и стратегию предприятия; порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах; источники обеспечения предприятия кадрами; состояние рынка труда; системы и методы оценки персонала; методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров; порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением; порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия; организацию табельного учета; методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности; возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб; передовой отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом; основы социологии, психологии и организации труда; основы профессиографии; основы профориентационной работы; основы экономики, организации производства и управления; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда.
3. Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.
При составлении должностной инструкции, прежде всего необходимо определить, что представляет собой данная должность в действительности.
Нередко можно наблюдать следующее:
- некоторые обязанности не выполняются, хотя их выполнение предусмотрено распоряжениями руководства;
- те или иные лица выполняют работу, которая не относится к их компетенции;
- штабные органы пытаются заниматься тем, что является прерогативой линейных структур;
- в рамках предприятия практикуется лишь передача информации вверх (по вертикали), в то время как движения информации вниз (по горизонтали) не наблюдается.
Как правило, руководители предприятия или его подразделений не знают всего этого. Поэтому необходимо провести анализ фактической ситуации на предприятии и на конкретных рабочих местах. Причем предполагается, что работник, для которого составляется должностная инструкция, дает описание того, что представляет собой его работа.
Используются анкеты, содержащие ряд вопросов, которые помогают составить описание рабочего места:
1. Примерные вопросы для работника.
- Что, по Вашему мнению, является целью Вашей работы? Над выполнением каких задач Вы работаете?
- Какими видами работы Вам приходится заниматься ежедневно?
- Какие виды работ приходится выполнять периодически, но не ежедневно?
- Какие виды работ приходится выполнять время от времени?
• Какими полномочиями Вы располагаете для выполнения Ващиу обязанностей?
• Кто на предприятии дает Вам распоряжения?
Конечно, нельзя требовать от отдельного работника, чтобы он строго систематизировал ответы, так как он должен оценить свою работу с позиции стороннего наблюдателя. Подобный анализ имеет большое значение для самого работника: он должен более критично отнестись к тому, что он привык рассматривать как что-то привычное.
При ответе на поставленные Вами вопросы, работник должен конкретно указать, кто из сотрудников предприятия выполняет по отношению к нему руководящие функции. Этот вопрос можно сформулировать следующим образом: «Кто является Вашим руководителем?» Однако такая постановка вопроса может быть не всегда оправданной: работник может, отвечая на данный вопрос, упомянуть просто своего непосредственного начальника, не учитывая при этом, что определенные распоряжения могут поступать и от других должностных лиц, которые выступают как вышестоящие руководители по отношению к непосредственному начальнику данного работника. Теже правила нужно соблюдать и составлении анкету для руководителя работника (« Кому на предприятии Вы даете распоряжения?»).
И здесь тоже неприемлем простой вопрос: «Кто Вам подчиняется?» Ибо в этом случае работник скорее всего решит, что речь идет только о тех, кто находится в его непосредственном подчинении. В то же время он может не осознавать, что в любой другой специальной сфере, где он полномочен давать распоряжения, существуют отношения подчинения, ввиду чего он может выступать как руководитель, являющийся специалистом в данной сфере.
«О чем Вы (как подчиненный) информируете своего начальника и о чем Вы (как руководитель) информируете своих подчиненных?» - ответ на данный вопрос покажет слабые места во взаимоотношениях между подчиненным и руководителем (информирование снизу вверх), а также между руководителем и подчиненным (информирование сверху вниз).
«Кого на предприятии, не считая шефа и Ваших сотрудников, Вы иформируете о результатах работы и о других важных событиях, происходяших во вверенной Вам сфере, и от кого Вы получаете подобную информацию?» - исходя из ответа можно будет определить существующие на предприятии информационные каналы (помимо информирования снизу вверх и сверху вниз), а также понять, насколько хорошо организовано информирование по горизонтали, и решить, что и каким образом надо сделать для улучшения состояния дел в этой области.
«Кто и каким образом выполняет Ваши обязанности при Вашем краткосрочном или длительном отсутствии?» - ответ на данный вопрос необходим для того, чтобы выяснить, практикуется ли замещение работника в случае его отсутствия и кто (временно) выполняет его обязанности (сотрудник, коллега, начальник или человек со стороны); кроме того, станет ясно, на какой основе осуществляется замещение (по совмещению или штатно) и что это за замещение — частичное или с распределением обязанностей. Ответ на во многом аналогичный вопрос: «Кто является Вашим заместителем?» - вряд ли был бы столь информативным, ибо в этом случае отвечающий на него мог бы счесть, что будет достаточно указать имя и название должности.
«Если отсутствует Ваш начальник, коллега или сотрудник, исполняете ли Вы их обязанности и каким образом?»; « В какие комитеты или проектные группы на предприятии и вне его Вы входите, кем Вы там являетесь и каковы Ваши полномочия?» -ответ на этот вопрос покажет, насколько велик объем дополнительных обязанностей работника, и одновременно послужит основой для оценки деятельности данных структур на предприятии: созданные в свое время ввиду объективной необходимости комитеты и группы нередко продолжают существовать и после того, как они уже выполнили поставленные перед ними задачи.
Выше были рассмотрены, естественно, не все вопросы, используемые для анализа того, что представляет собой та или иная должность. Круг вопросов может быть расширен, сокращен либо изменен, что будет определяться в каждом конкретном случае характером решаемых задач.
3. Сбор и оценка исходной информации.
Не следует также забывать, что любой человек будет описывать должность с той или иной степенью субъективности. Окончательная и наиболее близкая к действительности картина будет получена лишь после того, как свое мнение выскажут руководитель данного работника и другие заинтересованные лица, а также после соответствующей аналитической работы, которую должен провести студент для написания контрольной работы..
Сбор материалов. Так как анализ ситуации на предприятии должен явиться основой для определения в дальнейшем объема обязанностей и полномочий отдельных работников, недостаточно одного лишь исследования того, что представляет собой та или иная должность на данный момент времени. Наряду с этим администрация предприятия должна выяснить, какой хотел бы видеть свою должность тот или иной работник, насколько это необходимо и оправданно и что для этого необходимо сделать. Решающую роль при определении такого рода параметров, естественно, играет само должностное лицо, лучше других знающее все недостатки, мешающие ему более эффективно осуществлять свою деятельность, а также пути устранения данных недостатков.