В психологическом плане важно, чтобы работник участвовал в определении не только того, что представляет собой его должность на момент проведения анализа, но и того, что она должна представлять собой в идеале. Тем самым работник вовлекается в процесс реорганизации управленческой и организационной структуры и вносит в него свой посильный вклад.
В ходе данной работы целесообразно также предложить работнику ряд вопросов, которые помогли бы ему точнее разобраться с тем, какие недостатки он видит в сфере делегированных ему прав и обязанностей и что необходимо сделать для их устранения. Вопросы должны быть следующего характера:
• Что Вы рассматриваете в качестве цели Вашей деятельности?
• Чего можно достигнуть в наиболее благоприятных условиях?
• В чем, на Ваш взгляд, должно заключаться Ваше предназначение?
• Соответствует ли объем решаемых Вами задач Вашим возможностям и представлениям или здесь необходимы какие-либо изменения?
• Соответствуют ли Ваши полномочия характеру решаемых Вами задач и не считаете ли Вы, что объем полномочий следует изменить?
• Не думаете ли Вы, что задачи, которые по своей сути относятся к Вашей компетенции, выполняются в настоящее время другими должностными лицами? Не приходится ли Вам заниматься делами, с которыми могли бы справиться другие должностные лица?
• Не думаете ли Вы, что во вверенных и подчиненных Вам сферах должны произойти какие-либо изменения?
• Что Вы думаете по поводу того, как организован на предприятий обмен информацией и нужны ли здесь какие-либо изменения?
• Как, на Ваш взгляд, организована система замещения Вашей должности на случай Вашего отсутствия и нужно ли здесь что-нибудь отрегулировать?
- Насколько хорошо сочетается Ваша нынешняя деятельность в с другими Вашими обязанностями?
- Не кажется ли Вам, что некоторые из Ваших задач могут быть успешнее решены в командах, комитетах и рабочих группах?
Практика показала, что оценку того, что представляет собой должность в действительности и какой она могла бы быть по мнению лица, данную должность занимающего, необходимо проводить одновременно. Ибо оценивая свою должность на данный момент времени, работник неизбежно задумывается о том, какой она должна быть в идеале.
Оценка собранного материала. Должностные лица, описывающие свои должности и одновременно излагающие, какими им видятся эти должности в будущем, нередко допускают ошибки. Поэтому рекомендуется сразу после того, как должностное лицо передало ответы на поставленные перед ним вопросы, побеседовать с ним, чтобы избежать возможных недоразумений и по возможности точнее определить, что именно работник имел в виду, формулируя свои ответы.
Если в ходе такого собеседования не удастся добиться полной ясности, будет целесообразно обратиться к непосредственному руководителю работника, с тем чтобы он высказал свое мнение по данным вопросам.
отчет о результатах работы по изучению рабочих мест. После проведения всего объема работы по изучению того, как обстоят дела на рабочих местах и какие преобразования необходимо осуществить, составляется отчет, в котором излагают результаты проделанной работы. На основе данного отчета руководство предприятия принимает решение об окончательном распределении обязанностей и полномочий между занятыми на предприятии, что фиксируется в их должностных инструкциях.
Проекты должностных инструкций. После завершения описанных выше мероприятий необходимо составить проект должностных инструкций, с которыми следует ознакомить тех должностных лиц и их руководителей, кого они непосредственно касаются.
Должностная инструкция не должна использоваться как средство уклонения от исполнения не предусмотренных в ней обязанностей, если этого требуют непредвиденные обстоятельства. Инструкции служат упорядочению взаимоотношений на предприятии на основе создания эффективной организационной структуры, которая, тем не менее, не должна рассматриваться в качестве застывшей, раз и навсегда данной, а напротив, представлять собой гибкую систему.
Должностные инструкции необходимо составлять таким образом, чтобы исключить возможность формального подхода работников к исполнению своих
Содержание должностных инструкций1
В должностной инструкции определяются профессиональные обязанности данного работника. Правила, в соответствии с которыми работник должен строить свое поведение как руководитель или подчинённый излагаются в общей инструкции по управлению.
Должностная инструкция составляется в расчете на ту или иную должность, а не на конкретное должностное лицо. Если человек работает сразу на нескольких должностях, то на каждую должность он получает отдельную инструкцию.
Должностная инструкция состоит из нескольких пунктов:
1. Название должности определяется функцией (обязанностями) должностного лица и характеризует должность, которую он занимает. Например, оно может быть следующим: начальник главного отдела сбыта, начальник отдела кадров, руководитель группы снабжения, делопроизводитель, производственный мастер, бригадир монтажников.
2. Звание (ранг) должностного лица. В должностных инструкциях данный пункт содержится лишь в тех случаях, когда руководство предприятия решает, что будет целесообразно ввести наряду с системой должностей, характеризующей служебное положение отдельных работников и тем самым уже отражающей их иерархию, систему особых званий. Причины присвоения званий могут быть самыми разными, например:
• отнесение должности к тому или иному уровню иерархической лестницы. Это касается в первую очередь тех должностей, которые непосредственно не входят в иерархию фирмы либо имеют такое название, которое не позволяет однозначно определить, к какой ступени иерархической лестницы данная должность относится. При наличии того или иного ранга должностное лицо, а также те, с кем ему приходится иметь Дело на предприятии, ясно видят, с какими другими должностями сопоставима данная должность. Это относится, например, к руководителю правовой службы, начальнику отдела по связям общественностью, штабу руководства фирмы, начальнику службы содействия сбыту;
• желание подчеркнуть значимость должности и поднять авторитет занимающего ее работника, что, однако, никак не отражается на объеме его функций.
Любое звание (ранг) связано с той или иной должностью, что отмечается в соответствующей должностной инструкции. При этом наименование ранга (звания) часто выводится из названия должности. Вместе с тем существуют звания (ранги), которые выводятся не из названий должностей (например, старший уполномоченный, директор, директор отдела, главный инженер и т. д.). Они также приводятся в соответствующих должностных инструкциях (если они так или иначе связаны с должностями). На некоторых предприятиях должностные лица нередко имеют титулы, которые никак не связаны с функциями того или иного должностного лица или с его рангом. Они, как правило, присваиваются в знак признания особых заслуг либо из соображений престижа. Не будучи связанными с должностью, титулы не упоминаются в должностных инструкциях. В то же время допустимо их упоминание в дополнениях к последним.
Наряду с рангами и титулами особое значение имеют «прокура» (от нем. prokura — полномочие, доверенность) и торгово-юридические полномочия. Их смысл заключается в том, чтобы дать должностному лицу права, которые излагаются в должностной инструкции под пунктом «Особые полномочия», например: в должностной инструкции коммерческого директора в пункте «Особые полномочия» среди прочего написано: «Он уполномочен принимать самостоятельные решения».
На практике, однако, прокура и торгово-юридические полномочия нередко используются для того, чтобы подчеркнуть ранг или звание того или иного должностного лица, что не соответствует их изначальному назначению. Так, начальники главных отделов и отделов, никогда не представляющие фирму в отношениях с партнерами и потребителями, могут носить звание прокуриста или лица, имеющего определенные торгово-юридические полномочия, хотя у них нет права использовать связанные с этими званиями полномочия.
Таким образом, если прокура и торгово-юридические полномочия характеризуют ранг (звание) работника, они приведены в его должностной инструкции. Если же они используются чисто формально и не влияют на объем полномочий работника, в должностной инструкции не упоминаются.
3. Субординация (подчинение); оговаривается, кто является руководителем должностного лица, т. е. кому он подчиняется. Лишь тот руководитель, который назван в инструкции должностного лица, имеет право давать ему распоряжения.
Наряду с такими руководителями, именуемыми непосредственными (или прямыми) начальниками, существуют также дисциплинарные руководители и руководители служб и подразделений. Руководители служб и подразделений могут в определенных вопросах выполнять контрольно-распорядительные функции по отношению к тому или иному работнику. Кроме того, они выполняют свои обычные управленческие функции, относящиеся к сфере их компетенции.
Наличие такого рода руководителей всегда сопряжено с риском возникновения трений между вовлеченными сторонами. Поэтому существование института руководителей служб и подразделений, уполномоченных выполнять контрольно-распорядительные функции по отношению к работникам других служб и подразделений, является оправданным лишь тогда, когда это диктуется сложившимися на предприятии условиями.