Смекни!
smekni.com

Методические рекомендации для выполнения контрольной работы по дисциплине «Управление персоналом» (стр. 4 из 6)

В качестве дисциплинарных руководителей выступают лица, упол­номоченные принимать меры дисциплинарного порядка. Они могут, ес­ли это предусмотрено принятыми на предприятии правилами, выносить предупреждения, выговоры и т. д.

На практике часто функции отдельного дисциплинарного руководи­теля выполняются дисциплинарной комиссией, в которой представлен и совет предприятия. В каждой должностной инструкции необходимо четко отразить сложившиеся отношения подчинения.

4. Субординация (кто подчинен должностному лицу); определяется круг работников, подчиненных данному должностному лицу (т. е. пере­числяются названия должностей всех его подчиненных). При этом не­обходимо точно указать, в каком качестве они ему подчинены (как ра­ботники линейных, штабных или вспомогательных структур). Благода­ря этому однозначно определяется характер взаимоотношений между Должностным лицом как руководителем и его подчиненными:

- если должностному лицу подчиняются сотрудники в линейной Функции, они действуют и принимают решения в рамках лишь данных им полномочий;

- если ему подчинены работники, выполняющие штабные функции, решения принимает он, а сотрудники могут только информировать и давать свои рекомендации;

- если подчиненные выполняют вспомогательные функции, то руководитель решает, когда и что именно они должны сделать. Не следует, однако, забывать, что использование труда работников

вспомогательных структур еще не означает, что эти работники находятся в подчинении лица, пользующегося их услугами (например, привратник, возможно, подчинен шефу сервисной службы, но не каждому из тех, кого он обслуживает). Пример: директору предприятия среди прочих подчинены три начальника производства, руководитель проектно-конструкторского отдела и водитель. Тогда в его должностной инст­рукции будет записано:

Директору предприятия подчинены:

- в линейной функции: начальник серийного производства, на­чальник штучного производства, начальник сборочного производства;

- в штабной функции: руководитель проектно-конструкторе кого отдела;

- во вспомогательной функции: водитель.

5. Замещение должности; следует определить:

а) меры, которые должны быть приняты в том случае, если должност­ное лицо по каким-либо причинам не сможет исполнять свои обязанно­сти, т. е. необходимо указать, кто должен занять должность - заместитель, временно исполняющий обязанности или какое-либо другое лицо, как и в каком объеме будут выполняться функции данного должностного лица.

Так, в должностной инструкции может быть записано: «В случае отсутствия должностного лица его временно замещает сек­ретарь» или: «Должностное лицо замещается:

- при непродолжительном отсутствии (до трех дней) — кем-либо из коллег, временно исполняющим его обязанности;

- при длительном отсутствии — его руководителем, который испол­няет его обязанности в полном объеме» или: «В случае замещения долж­ностного лица его обязанности:

- временно исполняются начальником отдела недвижимо­сти;

- временно исполняются делопроизводителем отдела фи­нансирования»;

б) в каких случаях и каким образом должностное лицо замешает или временно исполняет обязанности того или иного работника. Разу­меется, эти моменты оговариваются и в должностных инструкциях со­ответствующих (замещаемых) работников.

6. Цели деятельности должностного лица. Их необходимо четко из­ложить, чтобы:

а) руководитель мог как можно точнее определить результаты работы данного должностного лица и осуществлять контроль за его деятельностью;

б) у работника была какая-нибудь основа для самоконтроля и определения того, насколько полно ему удалось выполнить поставленную перед ним задачу.

В данном пункте не должны перечисляться обязанности должностного лица; не следует также включать формулировки в виде плановых зданий, ибо это есть не что иное, как частичные цели, ограниченные определенным сроком, которые в идеале должны устанавливаться при необходимости руководителем должностного лица. При определении целей необходимо указать, что деятельность работника должна строить­ся на принципах сотрудничества (партнерства), а не на авторитаризме. Это единственный момент, когда в должностной инструкции затрагива­ются вопросы управления и руководства. При этом делается ссылка на общую инструкцию по управлению.

Цели деятельности заведующего складом канцелярских и оргтехнических принадлежностей могут быть сформулированы, например, сле­дующим образом: «Работник должен руководить вверенным ему скла­дом так, чтобы:

- было своевременно обеспечено снабжение всех рабочих мест необ­ходимыми материалами требуемого качества и в требуемом количестве;

- складские запасы материалов постоянно пополнялись, исходя из ус­тановленных минимальных и максимальных объемов хранения, с одной стороны, и имеющихся в определенный момент потребностей - с дру­гой;

- в результате контроля за качеством и объемом поступающих товаров предприятие не понесло потери;

- поступившие товары хранились таким образом, чтобы они не уста­рели и не потеряли свои потребительские качества.

Управленческие принципы, которыми следует руководствоваться в своей деятельности, изложены в общей инструкции по управлению. Цели должны излагаться как можно более конкретно и поддаваться оценке и контролю. При этом следует избегать общих формулировок, таких как «заботиться о том ...», «гармоничное развитие», «оптимальное выполнение», «наиболее рационально» и т. д.

7. Обязанности: определяются профессиональные задачи, должен решить сам работник, чтобы добиться поставленных перед целей. Управленческие задачи, вытекающие из прав и обязанностей должностного лица как руководителя или подчиненного, излагаются в общей инструкции по управлению:

1) должностная инструкция, ориентированная на работу в соответ­ствии с принципами сотрудничества, указывает на обязанности, а не на ответственность. Если в должностной инструкции изложены задачи, которые должен решать работник, то он ответственен за их выполнение. Его ответственность вытекает из обязанностей и связанной с ними ком­петенции. Если же при составлении должностных инструкций исходят из ответственности работника, а не из его обязанностей, то в инструкци­ях постоянно встречаются формулировки типа: «Он отвечает за...», в ре­зультате чего в тех случаях, когда работник выступает в качестве руково­дителя, остается неясным, идет речь об обязанности, которую работник должен выполнять сам и, таким образом, нести ответственность за дей­ствия, или об обязанности, выполнять которую должны его сотрудники, отвечая при этом за свои действия; сам же он несет ответственность за руководство. Тогда это будет означать, что он должен, в частности, уста­навливать цели и направления деятельности, информировать, а также контролировать надлежащее выполнение заданий. Должностная инст­рукция как раз и существует для того, чтобы прояснить все эти вопросы. Иначе путаница в распределении ответственности за действия и за руко­водство постоянно приводила бы к тому, что руководитель вмешивается в дела подчиненного (думая, что он несет ответственность за его дейст­вия), а подчиненный сотрудник старается свалить ответственность на своего руководителя (считая, что руководитель несет солидарную ответ­ственность).

Формулировки типа: «Он отвечает за все, что происходит в сфере сбыта или производства» сегодня еще довольно популярны. Они проис­текают из традиций, основанных на авторитарных принципах руково­дства, когда не имело значения, выполнял задание сам работник или он поручал его выполнение своему подчиненному.

Если же в основе управленческой и организаторской деятельности на предприятии лежат принципы сотрудничества, в соответствии с ко­торыми работник может самостоятельно действовать и принимать решения в рамках своей компетенции, то он сам и отвечает за свои дейст­вия (а не его начальник).

Если в должностной инструкции управляющего предприятия розничной торговли записано, что он ответственен за закупку товаров, то остаётся неясным, занимается закупками он сам, отвечая тем самым за действия, или закупками ведают руководители отделов, а сам управляющий несёт ответственность лишь за руководство ими. Все недоразумения, однако, могут быть сразу устранены, если в должностной инструкции управляющего будет сказано, что он принимает решение по

вопросам закупок. В этом случае закупками будет заниматься сам руководитель отдела, неся ответственность за свои действия, а управляющий будет отвечать лишь за руководство.

Ясность будет и тогда, когда в должностной инструкции руководите­ля отдела будет записано: «Руководитель отдела самостоятельно решает вопросы о закупках на сумму от ... до ... рублей». Тогда это задание он будет выполнять сам, а не его начальник-управляющий. При этом руководи­тель отдела будет отвечать за свои действия, а управляющий - нести от­ветственность за руководство;

2) при определении задач (обязанностей) и полномочий недоста­точно лишь простого перечисления сфер компетенции. В должностных инструкциях часто встречаются, например, такие предложения: «Он ве­дает сбытом» или: «К его компетенции относятся все вопросы производ­ства». Дело в том, что подобные формулировки имеют ограничительный характер. Они определяют, что должностное лицо занимается сбытом и производством, но не финансами, снабжением или рекламой. При этом, однако, не указывается, какие задания и с какими полномочиями он должен выполнять в том регионе, который относится к его ведению, не оговариваются обязанности и полномочия подчиненных ему сотруд­ников и других работников в рамках сферы его компетенции, что явля­ется одним из назначений любой должностной инструкции;