В качестве дисциплинарных руководителей выступают лица, уполномоченные принимать меры дисциплинарного порядка. Они могут, если это предусмотрено принятыми на предприятии правилами, выносить предупреждения, выговоры и т. д.
На практике часто функции отдельного дисциплинарного руководителя выполняются дисциплинарной комиссией, в которой представлен и совет предприятия. В каждой должностной инструкции необходимо четко отразить сложившиеся отношения подчинения.
4. Субординация (кто подчинен должностному лицу); определяется круг работников, подчиненных данному должностному лицу (т. е. перечисляются названия должностей всех его подчиненных). При этом необходимо точно указать, в каком качестве они ему подчинены (как работники линейных, штабных или вспомогательных структур). Благодаря этому однозначно определяется характер взаимоотношений между Должностным лицом как руководителем и его подчиненными:
- если должностному лицу подчиняются сотрудники в линейной Функции, они действуют и принимают решения в рамках лишь данных им полномочий;
- если ему подчинены работники, выполняющие штабные функции, решения принимает он, а сотрудники могут только информировать и давать свои рекомендации;
- если подчиненные выполняют вспомогательные функции, то руководитель решает, когда и что именно они должны сделать. Не следует, однако, забывать, что использование труда работников
вспомогательных структур еще не означает, что эти работники находятся в подчинении лица, пользующегося их услугами (например, привратник, возможно, подчинен шефу сервисной службы, но не каждому из тех, кого он обслуживает). Пример: директору предприятия среди прочих подчинены три начальника производства, руководитель проектно-конструкторского отдела и водитель. Тогда в его должностной инструкции будет записано:
Директору предприятия подчинены:
- в линейной функции: начальник серийного производства, начальник штучного производства, начальник сборочного производства;
- в штабной функции: руководитель проектно-конструкторе кого отдела;
- во вспомогательной функции: водитель.
5. Замещение должности; следует определить:
а) меры, которые должны быть приняты в том случае, если должностное лицо по каким-либо причинам не сможет исполнять свои обязанности, т. е. необходимо указать, кто должен занять должность - заместитель, временно исполняющий обязанности или какое-либо другое лицо, как и в каком объеме будут выполняться функции данного должностного лица.
Так, в должностной инструкции может быть записано: «В случае отсутствия должностного лица его временно замещает секретарь» или: «Должностное лицо замещается:
- при непродолжительном отсутствии (до трех дней) — кем-либо из коллег, временно исполняющим его обязанности;
- при длительном отсутствии — его руководителем, который исполняет его обязанности в полном объеме» или: «В случае замещения должностного лица его обязанности:
- временно исполняются начальником отдела недвижимости;
- временно исполняются делопроизводителем отдела финансирования»;
б) в каких случаях и каким образом должностное лицо замешает или временно исполняет обязанности того или иного работника. Разумеется, эти моменты оговариваются и в должностных инструкциях соответствующих (замещаемых) работников.
6. Цели деятельности должностного лица. Их необходимо четко изложить, чтобы:
а) руководитель мог как можно точнее определить результаты работы данного должностного лица и осуществлять контроль за его деятельностью;
б) у работника была какая-нибудь основа для самоконтроля и определения того, насколько полно ему удалось выполнить поставленную перед ним задачу.
В данном пункте не должны перечисляться обязанности должностного лица; не следует также включать формулировки в виде плановых зданий, ибо это есть не что иное, как частичные цели, ограниченные определенным сроком, которые в идеале должны устанавливаться при необходимости руководителем должностного лица. При определении целей необходимо указать, что деятельность работника должна строиться на принципах сотрудничества (партнерства), а не на авторитаризме. Это единственный момент, когда в должностной инструкции затрагиваются вопросы управления и руководства. При этом делается ссылка на общую инструкцию по управлению.
Цели деятельности заведующего складом канцелярских и оргтехнических принадлежностей могут быть сформулированы, например, следующим образом: «Работник должен руководить вверенным ему складом так, чтобы:
- было своевременно обеспечено снабжение всех рабочих мест необходимыми материалами требуемого качества и в требуемом количестве;
- складские запасы материалов постоянно пополнялись, исходя из установленных минимальных и максимальных объемов хранения, с одной стороны, и имеющихся в определенный момент потребностей - с другой;
- в результате контроля за качеством и объемом поступающих товаров предприятие не понесло потери;
- поступившие товары хранились таким образом, чтобы они не устарели и не потеряли свои потребительские качества.
Управленческие принципы, которыми следует руководствоваться в своей деятельности, изложены в общей инструкции по управлению. Цели должны излагаться как можно более конкретно и поддаваться оценке и контролю. При этом следует избегать общих формулировок, таких как «заботиться о том ...», «гармоничное развитие», «оптимальное выполнение», «наиболее рационально» и т. д.
7. Обязанности: определяются профессиональные задачи, должен решить сам работник, чтобы добиться поставленных перед целей. Управленческие задачи, вытекающие из прав и обязанностей должностного лица как руководителя или подчиненного, излагаются в общей инструкции по управлению:
1) должностная инструкция, ориентированная на работу в соответствии с принципами сотрудничества, указывает на обязанности, а не на ответственность. Если в должностной инструкции изложены задачи, которые должен решать работник, то он ответственен за их выполнение. Его ответственность вытекает из обязанностей и связанной с ними компетенции. Если же при составлении должностных инструкций исходят из ответственности работника, а не из его обязанностей, то в инструкциях постоянно встречаются формулировки типа: «Он отвечает за...», в результате чего в тех случаях, когда работник выступает в качестве руководителя, остается неясным, идет речь об обязанности, которую работник должен выполнять сам и, таким образом, нести ответственность за действия, или об обязанности, выполнять которую должны его сотрудники, отвечая при этом за свои действия; сам же он несет ответственность за руководство. Тогда это будет означать, что он должен, в частности, устанавливать цели и направления деятельности, информировать, а также контролировать надлежащее выполнение заданий. Должностная инструкция как раз и существует для того, чтобы прояснить все эти вопросы. Иначе путаница в распределении ответственности за действия и за руководство постоянно приводила бы к тому, что руководитель вмешивается в дела подчиненного (думая, что он несет ответственность за его действия), а подчиненный сотрудник старается свалить ответственность на своего руководителя (считая, что руководитель несет солидарную ответственность).
Формулировки типа: «Он отвечает за все, что происходит в сфере сбыта или производства» сегодня еще довольно популярны. Они проистекают из традиций, основанных на авторитарных принципах руководства, когда не имело значения, выполнял задание сам работник или он поручал его выполнение своему подчиненному.
Если же в основе управленческой и организаторской деятельности на предприятии лежат принципы сотрудничества, в соответствии с которыми работник может самостоятельно действовать и принимать решения в рамках своей компетенции, то он сам и отвечает за свои действия (а не его начальник).
Если в должностной инструкции управляющего предприятия розничной торговли записано, что он ответственен за закупку товаров, то остаётся неясным, занимается закупками он сам, отвечая тем самым за действия, или закупками ведают руководители отделов, а сам управляющий несёт ответственность лишь за руководство ими. Все недоразумения, однако, могут быть сразу устранены, если в должностной инструкции управляющего будет сказано, что он принимает решение по
вопросам закупок. В этом случае закупками будет заниматься сам руководитель отдела, неся ответственность за свои действия, а управляющий будет отвечать лишь за руководство.
Ясность будет и тогда, когда в должностной инструкции руководителя отдела будет записано: «Руководитель отдела самостоятельно решает вопросы о закупках на сумму от ... до ... рублей». Тогда это задание он будет выполнять сам, а не его начальник-управляющий. При этом руководитель отдела будет отвечать за свои действия, а управляющий - нести ответственность за руководство;
2) при определении задач (обязанностей) и полномочий недостаточно лишь простого перечисления сфер компетенции. В должностных инструкциях часто встречаются, например, такие предложения: «Он ведает сбытом» или: «К его компетенции относятся все вопросы производства». Дело в том, что подобные формулировки имеют ограничительный характер. Они определяют, что должностное лицо занимается сбытом и производством, но не финансами, снабжением или рекламой. При этом, однако, не указывается, какие задания и с какими полномочиями он должен выполнять в том регионе, который относится к его ведению, не оговариваются обязанности и полномочия подчиненных ему сотрудников и других работников в рамках сферы его компетенции, что является одним из назначений любой должностной инструкции;