3) особое значение придается ясности и недвусмысленности формулировок. Ибо могут возникнуть разночтения, если в данном пункте будет много таких выражений, как «производство», «наблюдение за кнъюнктурой рынка», «контроль за качеством товаров», «статистический учет закупок», «оценка», «подведение итогов», «постоянное предоставление отчетов». Следует также избегать слишком общих формулировок, не дающих, конкретного представления о характере стоящих перед работником за дач. Подобные формулировки нередко просто заимствуют из действующих на предприятии директив и предписаний: «Задачей начальника производства является ...», «В обязанности делопроизводителя отдела экспорта входит ...». Не рекомендуется также использовать неоднозначные формулировки, например: «Во взаимодействии с ...», «В отношениях с ...», «По согласованию с ...», «С привлечением ...», даже если представляется целесообразным предварительное согласование (обсуждение) того или иного решения с кем-либо из работников предприятия который упоминается в должностной инструкции.
Нежелательно также использовать такие неконкретные формулировки, как: «взаимодействует с ...», «обеспечивает», «поддерживает», «заботится о...», «выясняет», «изучает».
Любому должностному лицу, получающему должностную инструкцию с подобными туманными формулировками, следует настаивать на требуемой ясности. К этому же должен стремиться и каждый руководитель, ибо в противном случае ему придется столкнуться со значительными трудностями в процессе контроля того, как его сотрудник справляется с возложенными на него обязанностями: руководителю трудно будет определить, что он должен и может требовать от своего подчиненного. Потому обязательной является проверка любой упомянутой в должностной инструкции обязанности с точки зрения того, как поддается контролю ее выполнение. Следовательно, администрация предприятия должна следить за тем, чтобы еще до того, как будут введены в действие должностные инструкции, из них были устранены все неясные формулировки;
4) при перечислении должностных обязанностей необходимо четко указывать, в какой функции работник будет исполнять ту или иную обязанность (в линейной, штабной или вспомогательной), этим будут определяться его полномочия.
Поэтому наиболее целесообразно распределить все обязанности по функциям и кратко записать их в соответствующих подпунктах 7 пункта. В линейной, штабной и вспомогательной функции работник должен сам исполнять следующие обязанности:
7.1. В линейной функции:
он решает, определяет, устанавливает, одобряет (утверждает), осуществляет;
7.2. В штабной функции:
он консультирует, предлагает, рекомендует, информирует;
7.3. Во вспомогательной функции:
он составляет, вырабатывает, представляет, пишет (оформляет), должен быть готов, выполняет по распоряжению... следующие работы.
Если работник имеет отношение сразу к нескольким сферам производственно-хозяйственной деятельности, то в должностной инструкции следует перечислить по отдельности его обязанности, относящиеся к каждой из этих сфер.
Если работник занят на нескольких должностях одновременно, то для каждой из этих должностей составляется отдельная инструкция. Такая практика оправданна прежде всего в тех случаях, когда можно ожидать, что нагрузка на работника окажется настолько большой, что он будет не в состоянии совмещать все занимаемые должности и придется поручить данные обязанности другим сотрудникам. При наличии соответствующих должностных инструкций будут иметься организационные предпосылки для исполнения делегируемых новым работникам обязанностей.
7.4. Взаимоотношения с юридическими и физическими лицами вне предприятия: перечисляются обязанности, связанные с представительством интересов фирмы во взаимоотношениях с партнерами и потребителями, а также целенаправленные контакты в ходе рекламно-информационной деятельности и участие в работе институтов, стоящих над предприятием или вне его.
7.5. Другие виды деятельности: описывается деятельность в комиссиях, комитетах, рабочих группах и т.д., предполагающая, что вовлеченные лица постоянно или периодически встречаются друг с другом. Пример: должностное лицо является членом комитета по выработке проектов и предложений для руководства предприятия; кроме того, будучи начальником отдела кадров, входит в комиссию по оплате труда.
8. Индивидуальные полномочия: следует исходить из того, что вменяемые работнику обязанности не могут исполняться без соответствующих полномочий. Так, если в должностной инструкции записано; «он решает...», то работник как бы автоматически получает полномочия для принятия решений, относящихся к его компетенции. Если там же записано: «Он консультирует ...», то он полномочен давать соответствующие консультации.
Поэтому нет необходимости излагать в должностной инструкции работника его полномочия, так как они являются само собой разумеющимися.
Совсем иначе обстоит дело в тех случаях, когда речь идет о разграничении компетенции; это должно быть четко отражено в должностной инструкции. Так, в инструкции может быть записано: «Работник единолично решает вопросы о закупках на сумму до 5000 рублей» или: «Он распоряжается денежными средствами, исходя из годового бюджета». Однако совершенно ненужным являются при этом дополнения: «Если сумма превышает установленную величину, работник должен передать вопрос на рассмотрение своему начальнику».
Необходимо, однако, заметить, что полномочия, которые не вытекают непосредственно из возложенных на работника обязанностей, должны соответствующим образом фиксироваться в его должностной инструкции: «Он подписывает (визирует) почту начальников отделов»; «Окончательное решение об отправлении в командировки принимается руководством предприятия»; «Он уполномочен отправлять работников на обучение (с отрывом от производства)»; «Он имеет доступ к сейфам»; «Он имеет право в любое время проходить на территорию предприятия»; «Рабочее время работника не нормировано».
IV. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ КОНТРОЛЬНОЙ РАБОТЫ
- Дать общую квалификационную характеристику работника, согласно квалификационному справочнику
- Дать квалификационную характеристику работника, согласно существующим на предприятии документам по кадровой политике
- Составить профессиоргамму работника, заполнив таблицу и используя теоретический материал данных методических указаний:
| Раздел | характеристика |
| Профессия | |
| Процесс труда | |
| Санитарно-гигиенические условия труда | |
| Психофизиологические требования профессии к работнику | |
| Перечень работ, выполняемых работником по данной профессии | |
| Профессиональные знания и навыки | |
| Требования к подготовке и повышению квалификации кадров |
- Составить анкету для работника с целью анализа фактической ситуации на предприятии и на конкретном рабочем месте
- Составить анкету для непосредственного руководителя РАБОТНИКА с целью изучения того, как на самом деле распределены обязанности и какие изменения необходимо внести
- Составить отчёт по результатам анкетирования с целью определения обязанностей и полномочий работника. В отчете должны содержаться:
- соображения о том, насколько соответствует оценка распределения целей, обязанностей и компетенции, изложенная работниками предприятия при описании состояния дел на их рабочих местах, существующему штатному расписанию и какие изменения необходимо произвести с учетом соображений, высказанных работниками;
- описание того, как протекают на предприятии при существующем штатном расписании все рабочие процессы (т. е. как организована работа) и какие преобразования здесь необходимы;
- анализ соответствия существующего распределения обязанностей и полномочий (что определяется исходя из полученных от работников предприятия описаний их рабочих мест) и принятых ранее руководством распоряжений и директив, а также рекомендации по преодолению обнаруженных несоответствий;
- перечень рекомендуемых мер по устранению дублирования в работе тех или иных должностных лиц, а также по преодолению недостатков, которые были обнаружены в области организации работы на предприятии;
- перечень проблем, по которым руководство, по мнению студента, должно сначала принять принципиальные решения, без чего не может быть продолжена работа над составлением новых должностных инструкций.
- Составить проект должностной инструкции работника применяя следующую структуру :
Должность:
Отдел:
Общая цель должности:
Общие положения:
Подчиненность:
• непосредственная:
• косвенная (указания этих работников Вы выполняете только в том случае, если они не противоречат указаниям Вашего непосредственного руководителя).
Замещение:
• исполнителя этой должности замещает (наименование должности):
• исполнитель этой должности замещает (наименование должности):
Прием и освобождение от должности:
Работа на данной должности требует от работника:
• образование:
• специальность:
• специальное обучение:
• навыки:
• опыт работы:
Обязанности (подробно):
Формы отчетности (для лучшей организации своей повседневной работы Вы ведете следующие формы отчетности):
Взаимодействие:
Коммуникации внутренние (для достижения общих целей и эффективного исполнения обязанностей Вы сотрудничаете с другими сотрудниками подразделения или другими отделами и обмениваетесь следующей информацией (содержание, форма, сроки):