Очень важно отметить, что доклад должен иметь раздел, в котором представлены планы развития образовательного учреждения на следующий учебный год и ближайшую перспективу. Тем самым общественность будет информирована, какие шаги планирует предпринять учреждение для поддержки позитивных процессов и решения возникших проблем. Выполнение этих планов – предмет для обсуждения в следующем публичном докладе
Оформление доклада. Формы и механизмы представления информации в публичном докладе должны соответствовать ряду критериев. Основанием для их определения является специфика доклада, сочетающего в себе, как уже отмечалось, характеристики аналитического и информационно-презентационного материала.
Рассмотрим некоторые основные требования к тексту публичного доклада.
1. Структура доклада. Должна быть четкой и отражать логику доклада. Структура доклада представлена в содержании и включает разделы и подразделы. Подробное деление помогает читателю лучше ориентироваться в докладе и отделяет один сюжет от другого.
Информация по каждому из разделов представляется в сжатом виде, с максимально возможным использованием количественных данных, таблиц, списков и перечней. Текстовая часть каждого из разделов должна быть минимизирована, с тем чтобы доклад, в общем своем объеме, был доступен для прочтения, в том числе обучающимися и их родителями. В заключении каждого раздела целесообразно сделать краткие итоговые выводы, обобщающие и разъясняющие приводимые данные. Особое значение имеет ясное обозначение по каждом у из разделов доклада тех конкретных результатов, которых добилась образовательная система за отчетный год.
2. Язык доклада. Должен быть понятен достаточно широкой аудитории. Необходимо избегать специальной терминологии, используемой преимущественно в профессиональных сообществах (педагогов, экономистов, управленцев и др.). Если же термин используется по необходимости, то следует дать соответствующие разъяснения, пояснения в сносках. В некоторых случаях необходим тезаурус или глоссарий как приложение к докладу.
Опыт показывает, что даже многие работники образования не владеют в полной мере профессиональными понятиями, что приводит к неверному использованию их использованию при составлении текста доклада и влечет за собой терминологическую путаницу.
Всякая качественная оценка состояния дел в образовательной системе должна быть подтверждена доводами, представленными в доступной форме.
Следует избегать употребления аббревиатур, которые понятны и привычны для авторов – работников системы образования, но представляют собой загадку для большинства читателей.
Иногда при подготовке докладов используют фрагменты из подготовленных ранее текстов и справок. В этом случае необходимо провести редактирование с тем, чтобы обеспечить единство стиля и языка.
3. Ссылки на источники. Использование в докладе аналитических материалов или данных ранее проведенных исследований делает текст более интересным и разнообразным, позволяет представить читателю более полную картину положения дел. При этом необходимо обязательно давать ссылки на источники используемых данных.
Это же относится к использованию выводов из аналитических исследований: необходимо приводить аргументацию со ссылкой на соответствующий источник. Следует избегать оборотов типа "Известно, что…", "Принято считать, что…" и т.п.
4. Наглядность. Для обеспечения доступности представляемых выводов для читателя доклада необходимо максимально использовать средства наглядности: графики, диаграммы, схемы, рисунки.
Иллюстрации в виде графиков и диаграмм позволяют:
- визуализировать представленные данные;
- наглядно представить тенденции развития системы;
- иллюстрировать выводы авторов доклада.
По возможности в тексте надо избегать перечислений большого объема цифровых данных. На основе, таким образом, представленной информации читателю трудно сделать необходимые выводы. Для большинства читателей важны не значения показателей сами по себе, а те тенденции, которые отражает их динамика или сопоставление со значениями по сопоставимым образовательным системам и т.п.
Лучшим вариантом является перевод числовых данных в графическую форму или замена соответствующего фрагмента аналитическим текстом с комментариями с отсылкой к таблице в тексте (если она небольшая) или в приложении (если таблица объемная).
В целом стоит ограничить использование в тексте таблиц. Непрофессиональный читатель не всегда может в полной мере воспринять информацию, которая представлена в табличной форме, особенно если таблица достаточно велика и в ней приведены не относительные данные (динамика, структура и т.п.), а абсолютные значения тех или иных показателей. Массивы количественных данных в таблицах могут в большинстве случаев успешно заменены графиками. Часть необходимых таблиц рекомендуется помещать в приложении.
Публикация, презентация и распространение доклада.
Доклад может быть опубликован только после официального утверждения. Его тиражирование может осуществляться в виде типографского издания отдельной брошюры или средствами "малой полиграфии".
Сокращенные версии доклада могут быть опубликованы в СМИ.
Важным моментом в работе над публичным докладом является разработка механизмов и форм его презентации.
Для решения этих задач необходимо активно использовать все средства массовой информации. Одновременно тексты докладов (или информация о его публикации с адресом в сайте в сети Интернет) целесообразно направить различным властным, коммерческим и общественным структурам, юридическим и физическим лицам, которые могут быть заинтересованы в получении данной информации и могут оказать влияние на развитие системы образования. Для этого может быть использована традиционная почтовая рассылка, а также электронная почта.
Важным является презентация доклада на мероприятиях для целевых аудиторий. Презентацию публичного доклада можно проводить до момента завершения работы над ним на семинарах, совещаниях и конференциях. Это позволит сформировать устойчивый интерес к данному продукту со стороны управленцев и широкой педагогической общественности.
Для презентации и распространения окончательной версии публичного доклада образовательного учреждения могут быть использованы следующие механизмы:
- проведение родительских собраний, встреч с учащимися и заинтересованными группами (во время этих мероприятий всем присутствующим могут быть представлены основные результаты деятельности учреждения);
- проведение педагогического совета и заседания управляющего (попечительского) совета или иного органа общественного управления учреждением, полностью посвященные представлению публичного отчета;
- направление электронного файла с текстом доклада в семьи обучающихся, имеющие домашние компьютеры;
- распространение в школьном микрорайоне информационных листков с кратким вариантом доклада и указанием адреса интернет-сайта, где расположен полный текст доклада для привлечения в образовательное учреждение новых учеников;
- проведение дня открытых дверей, в рамках которого отчет будет представлен родителям в форме стендового доклада.
Получение обратной связи. Ежегодный публичный доклад может быть использован для организации внешней оценки деятельности образовательной системы. Для этого необходимо после презентации доклада обеспечить получение обратной связи (отзывы, отклики, мнения и оценки) от заинтересованной общественности по поводу содержащейся в докладе информации. С этой целью можно осуществить следующие шаги.
1. В первую очередь целесообразно указать координаты обратной связи (включая электронные) в тексте самого доклада: куда, кому и по каким адресам можно направлять вопросы, замечания и предложения по докладу и связанными с ним различными аспектами деятельности образовательной системы.
2. Организовать систему мероприятий по получению обратной связи от пользователей доклада.
Существует несколько наиболее традиционных форм получения обратной связи.
Анкетирование. Вместе с электронной или бумажной версией текста доклада можно предложить анкету, которая позволит выяснить мнение читателей о результатах деятельности образовательного учреждения в текущем учебном году на основе опубликованных данных. Заполнение анкеты является делом сугубо добровольным и анонимным. Не все сочтут нужным отвечать на поставленные вопросы, но всегда найдутся те, кто отнесется к этой идее с пониманием. Отношение к оценке доклада будет более ответственным и серьезным, если в его подготовке принимали участие представители общественности – члены управляющих или иных советов, родительского комитета и др. В этом случае именно они могут стать инициаторами сбора общественных оценок публичного доклада. В анкету могут войти самые разные вопросы, касающиеся:
1)оценки самого доклада: доступность информации; ясность изложения; достоверность приведенных данных; важность обсуждаемых проблем; полнота информации с точки зрения читателя; логичность выводов и заключений и т.п.
2)оценки состояния презентируемой образовательной системы: какие еще есть проблемы; каковы пути их преодоления; какие перспективы могут рассматриваться дополнительно; каковы механизмы их реализации и др. Кроме вопросов в анкете необходимо предусмотреть раздел, в котором в свободной форме можно было бы высказать предложения, замечания и комментарии относительно представленного доклада.
Интервьюирование. Наиболее эффективно может быть использовано для выяснения мнения учащихся, членов органов управления (как административных, так и общественных), партнеров образовательной системы.