при проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив органа исполнительной власти Волгоградской области; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с отметкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;
отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Волгоградской области, перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел органа исполнительной власти Волгоградской области;
по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу (приложение 34), а также акты о выделении дел к уничтожению. Порядок составления описей дел приведен в приложении 32;
по завершении делопроизводственного календарного года и по результатам экспертизы ценности документов, дела органа исполнительной власти Волгоградской области подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение 35);
оформление дел производится службой делопроизводства при методической помощи и под контролем архива органа исполнительной власти Волгоградской области (если архив существует как самостоятельное структурное подразделение), лица, ответственного за архив, в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области - работниками, ответственными за делопроизводство;
полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению;
полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложения 35-37); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
3.6.4.1. Раздел Инструкции по делопроизводству устанавливает порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения.
3.6.4.2. В Инструкции по делопроизводству должно быть установлено, что:
результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение 39);
дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2007 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2011 года);
акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего органа исполнительной власти Волгоградской области (при этом дела каждого структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе);
отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) органа исполнительной власти Волгоградской области одновременно);
согласованные ЦЭК (ЭК) органа исполнительной власти Волгоградской области акты о выделении документов к уничтожению утверждаются руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области только после утверждения ЭПМК описей дел постоянного срока хранения;
после утверждения руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области актов о выделении документов к уничтожению, дела передаются на уничтожение или на переработку (утилизацию) по приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
3.6.4.3. После уничтожения дел в сводной номенклатуре дел органа исполнительной власти Волгоградской области проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… №…» с указанием должности, подписи и расшифровки подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.
3.6.5.1. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок передачи дел в архив органа исполнительной власти Волгоградской области, предусматривающий следующие условия:
в архив органа исполнительной власти Волгоградской области передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение (передача в архив органа исполнительной власти Волгоградской области личных дел государственных гражданских служащих Волгоградской области, уволенных с государственной гражданской службы Волгоградской области, осуществляется кадровой службой органа исполнительной власти Волгоградской области, в которой хранились личные дела, по истечении 10 лет со дня увольнения с государственной гражданской службы Волгоградской области);
передача документов в архив органа исполнительной власти Волгоградской области производится по утвержденным описям дел;
дела временного срока хранения (до 10 лет) передаче в архив органа исполнительной власти Волгоградской области, как правило, не подлежат (хранятся в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке);
передача дел в архив органа исполнительной власти Волгоградской области осуществляется по графику, составленному службой делопроизводства или архивом органа исполнительной власти Волгоградской области, лицом, ответственным за архив, и согласованному с руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области и службой делопроизводства (если график составлялся архивом органа исполнительной власти Волгоградской области);
прием дел производится работником архива органа исполнительной власти Волгоградской области в присутствии работника структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива органа исполнительной власти Волгоградской области и лица, передавшего дела);
дела и описи на сдаваемые документы передаются в архив органа исполнительной власти Волгоградской области руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области со справкой, в которой указывается количество дел и описей, передаваемых в архив органа исполнительной власти Волгоградской области (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдаче их в архив органа исполнительной власти Волгоградской области несет руководитель структурного подразделения, передающий документы).
3.6.5.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает, что:
при упразднении структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения организационно-штатных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в другое структурное подразделение органа исполнительной власти, являющегося правопреемником по исполнению функций упраздненного структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области, или в архив органа исполнительной власти Волгоградской области, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел);
при реорганизации (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) органа исполнительной власти Волгоградской области, служба делопроизводства, архив органа исполнительной власти (если архив существует как самостоятельное структурное подразделение), лицо, ответственное за архив, в период проведения реорганизационных мероприятий формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в другой орган исполнительной власти, являющийся правопреемником по исполнению полномочий реорганизованного органа исполнительной власти Волгоградской области, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел);
при ликвидации органа исполнительной власти Волгоградской области, служба делопроизводства, архив органа исполнительной власти (если архив существует как самостоятельное структурное подразделение), лицо, ответственное за архив, в период проведения ликвидационных мероприятий формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в государственный архив Волгоградской области, источником комплектования которого является орган исполнительной власти Волгоградской области, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел).