3.7.1.1. В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения АСЭД, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.
3.7.1.2. Прием электронных документов из других органов исполнительной власти Волгоградской области, юридических и физических лиц, а также отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
3.7.1.3. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в АСЭД.
3.7.1.4. Документы, поступающие в орган исполнительной власти Волгоградской области и создаваемые в нем, включаются и проходят обработку в АСЭД (верификацию (сравнение электронного образа документа с подлинником документа), сканирование, регистрацию и т.д.) в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству.
В Инструкции по делопроизводству органа исполнительной власти Волгоградской области устанавливаются виды документов, подлежащие обработке с использованием АСЭД, порядок сканирования документов.
При этом следует учитывать, что подлежат регистрации в АСЭД, но без вложения в АСЭД, поступающие в орган исполнительной власти Волгоградской области обращения граждан, письма-ответы на обращения граждан, созданные в органе исполнительной власти Волгоградской области.
Законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Волгоградской области, поступающие в орган исполнительной власти подлежат регистрации в АСЭД, необходимость их вложения в АСЭД определяется органом исполнительной власти Волгоградской области самостоятельно.
Правовые акты, созданные органом исполнительной власти Волгоградской области, подлежат регистрации и вложению в АСЭД по усмотрению органа исполнительной власти Волгоградской области.
Документы, поступающие в орган исполнительной власти Волгоградской области и созданные в органе исполнительной власти Волгоградской области, носящие сведения конфиденциального характера, в том числе сведения, содержащие государственную тайну и иную охраняемую федеральным законом тайну, не подлежат регистрации и вложению в АСЭД.
Примерный перечень документов, не подлежащих сканированию и внесению в АСЭД приведен в приложении 39.
Органы исполнительной власти Волгоградской области самостоятельно определяют виды приложений к документам, не подлежащих сканированию и вложению в АСЭД. В случае, если приложение не прикрепляется к электронному документу, то в примечании указывается краткое обоснование причины отсутствия вложения.
При сканировании документов для последующего вложения в АСЭД необходимо использовать следующие параметры: размер документа – А4; формат файла – PDF; цветовую палитру – ч/б; разрешение – 200 dpi (200 точек на дюйм).
3.7.1.5. Инструкцией по делопроизводству должно быть предусмотрено, что составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным Инструкцией по делопроизводству в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
3.7.1.6. Для подтверждения подлинности электронных документов в органе исполнительной власти Волгоградской области используются ЭЦП.
Используемые средства ЭЦП должны быть сертифицированы в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
При получении электронных документов от органов исполнительной власти Волгоградской области, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности ЭЦП средствами АСЭД.
3.7.1.7. В целях учета и поиска электронных документов в АСЭД в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области используются сведения об электронном документе, включаемые РКК в соответствии с таблицей (приложение 41). Подробные правила заполнения РКК изложены в «Руководстве пользователя системы АСЭД».
3.7.1.8. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в АСЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.
3.7.1.9. Если документ подписан в АСЭД руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области или иным лицом, уполномоченным на проставление подписи в АСЭД, то служба делопроизводства или исполнитель электронного документа создает бумажную версию электронного документа, верифицирует электронный документ и передает его на подпись. После подписания документ на бумажном носителе отправляется адресату.
3.7.1.10. Исполненные электронные документы систематизируются средствами АСЭД в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел органа исполнительной власти Волгоградской области.
3.7.2.1. Инструкцией по делопроизводству устанавливается, что система АСЭД предназначена для осуществления процессов создания, обработки, регистрации, передачи, хранения и поиска документов, контроля исполнительской дисциплины, для организации межведомственного электронного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области.
3.7.2.2. Участниками процесса электронного документооборота являются:
Глава Администрации Волгоградской области;
первый заместитель и заместители Главы Администрации Волгоградской области;
руководители и заместители руководителей органов исполнительной власти Волгоградской области;
руководители структурных подразделений органов исполнительной власти Волгоградской области;
служба делопроизводства;
работники органов исполнительной власти Волгоградской области, являющиеся исполнителями электронных документов.
3.7.3.1. Глава Администрации Волгоградской области осуществляет в системе АСЭД следующие действия:
рассмотрение поступающих электронных документов;
выдача поручений;
постановка на контроль электронных документов и снятие их с контроля;
согласование электронных документов,
подписание отправляемых (исходящих) электронных документов.
3.7.3.2. Первый заместитель и заместители Главы Администрации Волгоградской области, руководители и заместители руководителей органов исполнительной власти Волгоградской области, руководители структурных подразделений органов исполнительной власти Волгоградской области осуществляют в системе АСЭД следующие действия:
рассмотрение поступающих электронных документов;
выдача поручений;
постановка на контроль электронных документов и снятие их с контроля;
согласование электронных документов;
подписание отправляемых (исходящих) документов;
исполнение электронных документов.
3.7.3.3. Служба делопроизводства осуществляет в системе АСЭД следующие действия:
регистрация поступающих и отправляемых (исходящих) электронных документов;
проверка оформления отправляемых (исходящих) электронных документов на наличие всех реквизитов, ошибок при их оформлении, ЭЦП;
сканирование электронных документов на бумажных носителях;
рассылка электронных документов внешним адресатам;
направление исполненных электронных документов в дело.
3.7.3.4. Работники органов исполнительной власти Волгоградской области, являющиеся исполнителями документов, осуществляют в системе АСЭД следующие действия:
исполнение поступающих электронных документов;
доработка электронных документов;
создание отправляемых (исходящих) электронных документов;
согласование электронных документов (при делегировании данных полномочий).
3.7.3.5. В Инструкции по делопроизводству определяются маршруты прохождения (порядок обработки) электронных документов в АСЭД.
Типовые маршруты прохождения электронных документов в АСЭД с соответствующими этапами их обработки включают в себя:
1) Для поступающих (входящих) электронных документов:
прием электронного документа;
предварительная обработка электронного документа;
сканирование электронного документа (для документов, поступивших на бумажном носителе);
регистрация электронного документа;
рассмотрение электронного документа руководством органа исполнительной власти Волгоградской области;
контроль исполнения электронного документа;
исполнение электронного документа;
направление электронного документа в дело.
2) Для отправляемых (исходящих) электронных документов:
подготовка проекта электронного документа;
согласование проекта электронного документа;
проверка правильности оформления электронного документа;
подписание электронного документа;
регистрация электронного документа;
сканирование электронного документа;
отправка электронного документа;
снятие с контроля электронного документа.
3) Для внутренних электронных документов:
подготовка проекта электронного документа;
согласование проекта электронного документа (в случае необходимости);
рассмотрение электронного документа;
регистрация электронного документа (если в органе исполнительной власти Волгоградской области ведется внутренний учет);
исполнение электронного документа;
контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;
направление электронного документа в дело.
4) Для нормативных правовых актов Российской Федерации и Волгоградской области: