При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и
архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области, то они указываются обобщенно, например:
Администрации муниципальных
районов Волгоградской области
или:
Структурные подразделения
аппарата Главы Администрации
Волгоградской области
Наименование (заголовок) документа (реквизит 18)
Наименование (заголовок) документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.
Например:
Приказ (о чём?) «Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных гражданских служащих и работников Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области».
Письмо (о чём?) «Об оказании консультативной помощи».
Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту центрируется относительно границ текстового поля.
Текст документа (реквизит 20)
В органах исполнительной власти Волгоградской области документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко и лаконично.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: приказываю ... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;
3-го лица единственного числа: ...АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ постановляет...; ...коллегия постановила...; Комитет не считает возможным...;
1-го лица множественного числа: просим представить данные о ...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем ..., решили... .
В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
«Виза включает в себя наименование должности руководителя департамента (комитета, управления) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;
«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной и исполнительной власти указываются: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
«В соответствии с постановлением Администрации Волгоградской области от 12 апреля 2010 г. № 109-п «Об утверждении Правил делопроизводства в органах власти исполнительной Волгоградской области»;
«В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2... ».
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Страницы текста нумеруются начиная со второго листа документа арабскими цифрами по середине верхнего поля.
Отметка о наличии приложений (реквизит 21)
Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:
Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
На приложениях справочного характера к приказам(распоряжениям), правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.
Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:
Приложение 2
к приказу Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области
от 15.03.2009 № 35
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.) в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например:
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области
от 15.03.2009 № 36
Гриф согласования (реквизит 23)
Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель Комитета по управлению архивами
Администрации Волгоградской области
Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Письмо Комитета по управлению архивами
Администрации Волгоградской области
от 26.09.2009 № 01-18/115
Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.
Если содержание документа затрагивает интересы двух или более организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».
Согласование документа осуществляется с:
вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;
органами исполнительной власти Волгоградской области, интересы которых затрагивает содержание документа;
органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);
подведомственными организациями;
при необходимости, с общественными организациями.
Виза (реквизит 24)
Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами органа исполнительной власти Волгоградской области оформляется визой.
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:
Председатель Комитета по управлению архивами
Администрации Волгоградской области
Подпись И.О. Фамилия
Дата
На проектах законодательных актов Волгоградской области, правовых актах Главы Администрации Волгоградской области и Администрации Волгоградской области визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта документа.
На документах, подлинники которых помещаются в дела органа исполнительной власти Волгоградской области, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (постановления, приказы, распоряжения и др.).
В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело органа исполнительной власти Волгоградской области, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.
На внутренних информационно-справочных документах (записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.