3.1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Волгоградской области в сфере информации, документации и архивного дела, а также положение об органе исполнительной власти Волгоградской области, регламент органа исполнительной власти Волгоградской области и Методические рекомендации.
3.1.3. В разделе «Общие положения» устанавливается, что:
положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий;
делопроизводство органа исполнительной власти Волгоградской области, независимо от типа носителя документированной информации, ведётся с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота (далее – АСЭД), предназначенной, в том числе, для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области. АСЭД должна обеспечивать требования Инструкции по делопроизводству;
положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;
особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), могут регулироваться специальными правовыми актами, утверждаемыми руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области;
требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение;
организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет служба делопроизводства;
функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности государственных гражданских служащих, работников службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области, устанавливаются должностными регламентами, должностными инструкциями.
3.1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется секретарем подразделения или работником, назначенным правовым актом руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с другими функциональными обязанностями.
3.1.6. Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна), подлежат оформлению в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» и постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 28 марта 2003 г. № 221 «Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области».
3.1.7. Работники органа исполнительной власти Волгоградской области несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.
3.1.8. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения работники обязаны передать по акту все находящиеся у них служебные документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области.
В делопроизводстве используются следующие основные понятия:
автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти Волгоградской области;
документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
запрос информации - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в орган исполнительной власти Волгоградской области, другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении информации об их деятельности;
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти Волгоградской области, с указанием сроков их хранения;
обращение гражданина – направленные в орган исполнительной власти Волгоградской области или его должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в орган исполнительной власти Волгоградской области;
объем документооборота – количество документов, поступивших в орган исполнительной власти Волгоградской области и созданных им за определенный период;
официальный документ - документ, созданный органом исполнительной власти Волгоградской области, другими государственными органами, органами местного самоуправления либо их должностными лицами, а также иными юридическими и физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти Волгоградской области;
оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;
служба делопроизводства – структурное подразделение органа исполнительной власти Волгоградской области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области;
служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области;
унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Волгоградской области;
электронная цифровая подпись[2] – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
электронный документ[3] – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
3.3.1.1. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Волгоградской области, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.