Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области Общие положения (стр. 22 из 32)

Волгоградской области – управляющий делами

Администрации Волгоградской области И.О. Фамилия

Начальник Управления охотничьего и рыбного

хозяйства Администрации Волгоградской

области – заведующий отделом рыбного хозяйства

И.О. Фамилия

Образец оформления приложения

к постановлению Главы Администрации Волгоградской области

Приложение 22

Порядок подготовки и оформления приказов (распоряжений)

органов исполнительной власти Волгоградской области

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят структурные подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области на основании поручений руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области, его заместителей, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по вопросам государственной гражданской службы и кадрам готовит кадровая служба органа исполнительной власти Волгоградской области, в том числе на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Служба делопроизводства контролирует правильность оформления проектов приказов (распоряжений).

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте даются поручения, а также руководителями Службы делопроизводства и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю органа исполнительной власти Волгоградской области на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на гербовых бланках установленной формы и представляются на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой регистрации приказа является дата его подписания.

Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Приказы регистрируются в Службе делопроизводства органа исполнительной власти Волгоградской области по порядку номеров в пределах календарного года. К номерам приказов (распоряжений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти Волгоградской области.

Приказы по основной деятельности, по личному составу, распоряжения регистрируются отдельно.

Копии приказов (распоряжений) на бумажном носителе заверяется печатью (штампом) Службы делопроизводства органа исполнительной власти Волгоградской области.

Копии приказов (распоряжений) направляются исполнителю и другим адресатам в соответствии с реестром рассылки, составляемым и подписываемым исполнителем.

Приказ (распоряжение) печатается на бланке соответствующего вида документа органа исполнительной власти Волгоградской области. Образец бланка приказа (распоряжения) и правила его построения приведены в приложении 2.

Дополнительно к реквизитам, установленным в бланке приказа (распоряжения), оформляются следующие реквизиты: «Наименование (заголовок) документа», «Текст документа», «Подпись должностного лица», «Визы». Реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности. При необходимости приказ (распоряжение) может содержать приложения.

Наименование (заголовок) документа

Заголовок является обязательным реквизитом приказа (распоряжения) и составляется ко всем приказам (распоряжениям), содержащим текст объемом более 4-5 строк. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста и отвечать на вопрос «О чем?» («О ком?»). Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 1,5 см. от реквизита «Место составления (издания)» через одинарный междустрочный интервал и выравнивается по центру.

Текст документа

Текст отделяется от заголовка 2-3 одинарными междустрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля через 1,5 междустрочных интервала, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа (распоряжения) может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или должностные лица органа исполнительной власти Волгоградской области. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль над исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...».

Структурные подразделения (должностные лица) органа исполнительной власти Волгоградской области, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в реестре рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Допускается уменьшение отступов между реквизитами «Наименование (заголовок) документа», «Текст документа», «Подпись должностного лица» при необходимости размещения текста приказа (распоряжения) на одной странице.

При оформлении проекта приказа (распоряжения) на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

Визы

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования с грифами согласования.

Подпись должностного лица

Подпись должностного лица отделяется от текста 3-4 одинарными междустрочными интервалами и состоит из сокращенного наименования должности лица подписывающего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности лица подписывающего документ печатается от левой границы текстового поля через одинарный междустрочный интервал.

Инициалы и фамилия должностного лица, подписывающего документ печатаются от правой границы текстового поля в одной строке с последней строкой наименования его должности.

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель органа исполнительной власти Волгоградской области, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

Правила оформления приложений

Приложения к приказам (распоряжениям) органов исполнительной власти Волгоградской области оформляются аналогично приложениям к проектам постановлений (распоряжений) Главы Администрации Волгоградской области, Администрации Волгоградской области ( приложение 17).

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, органа исполнительной власти, подготовившего проект.

Особенности оформления совместных приказов

Совместные приказы органов исполнительной власти Волгоградской области печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования органов исполнительной власти Волгоградской области располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - ПРИКАЗ - располагается центрованным образом;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами исполнительной власти Волгоградской области, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом исполнительной власти Волгоградской области, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов исполнительной власти Волгоградской области располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец оформления приказа приведен в приложении 23.

Приложение 23

КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ

АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ

________________________ № ___________

Волгоград

Об утверждении Методических рекомендаций по разработке государственных стандартов в сфере архивного дела Волгоградской области