Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области Общие положения (стр. 24 из 32)
Приложение 25
КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРОТОКОЛ
Заседания Научного Совета
Волгоград
________________________ № ___________
Председательствующий – И.О.Фамилия
Секретарь - И.О.Фамилия
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О ………………………………………………………………………………...
Доклад начальника отдела...
2. О ………………………………………………………………………………...
1. СЛУШАЛИ:
И.О.Фамилия – текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О.Фамилия – краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1….
1.2. …
Председательствующий Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
Образец оформления полного протокола
Приложение 26
ПРОТОКОЛ
совещания у председателя Комитета по управлению архивами
Администрации Волгоградской области
Л.И.Будченко
Волгоград
________________________ № ___________
Присутствовали:
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
Наименование должности - И.О. Фамилия
(Фамилии
в алфавитном порядке)
_____________________________________________________________________________
I. О выполнении плана издательской деятельности государственными архивами Волгоградской области
_______________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению…
2. Директору ГУ «ГАВО»…
II. О выполнении плана ….
_______________________________
(Фамилия, Фамилия)
1. Принять к сведению…
Председатель Комитета И.О. Фамилия
Образец оформления краткого протокола
Приложение 27
КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРОТОКОЛ
________________________ № ___________
Волгоград
Заседание Научного совета
Председательствующий – И.О.Фамилия
Секретарь – И.О.Фамилия
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О рассмотрении результатов работы …
Доклад начальника отдела ..
2. Об итогах проведения …
1. СЛУШАЛИ:
И.О.Фамилия – текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О.Фамилия – краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1….
1.2….
Председательствующий Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
Образец оформления протокола на бланке протокола
 КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ АРХИВАМИ АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ Коммунистическая ул., д.30, Волгоград, 400131. Тел. (8442) 30-99-21. Факс (8442) 30-99-17. Е-mail: arh@volganet.ru _________________ № _____________ На № ____________ от _____________ | Приложение 28 Председателю Комитета по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству Администрации Волгоградской области Н.Н. Дубенко |
Уважаемый Николай Николаевич!
Направляем в Ваш адрес информацию о мероприятиях, направленных на снижение потребления топливно-энергетических ресурсов в государственных архивах Волгоградской области.
Приложение: на 2л. в 1 экз.
С уважением, Л.И. Будченко
Образец оформления служебного письма
Приложение 29
Наименование органа
исполнительной власти
Волгоградской области
Наименование структурного
подразделения органа
исполнительной власти
Волгоградской области
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_______________№______
_______________________
(место составления)
На__________________год
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Наименование должности руководителя
структурного подразделения Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
руководителя Службы
делопроизводства Подпись И.О. Фамилия
Дата
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив) Подпись И.О. Фамилия
Дата
Продолжение приложения 29
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____году в структурном подразделении органа исполнительной власти Волгоградской области
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО: | |||
Наименование должности ответственного
за делопроизводство Подпись И.О. Фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы
в Службу делопроизводства
Наименование должности, передавшего
сведения Подпись И.О. Фамилия
Дата
Форма номенклатуры дел структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области
Приложение 30
Наименование органа исполнительной
власти Волгоградской области
| НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _______________№______ _______________________ (место составления) На__________________год | УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя органа исполнительной Волгоградской области Подпись И.О. Фамилия Дата |
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, частей) | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Наименование должности руководителя
Службы делопроизводства Подпись И.О. Фамилия
Дата
Виза заведующего архивом
(лица, ответственного за архив)
| СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от___________№_________ | СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от___________№_________ |
Продолжение приложения 30
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____году в органе исполнительной власти Волгоградской области
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Временного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО: | |||
Наименование должности руководителя
Службы делопроизводства Подпись И.О. Фамилия
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности, передавшего
сведения Подпись И.О. Фамилия
Дата
Форма номенклатуры дел органа исполнительной власти Волгоградской области
Приложение 31
Порядок заполнения граф номенклатуры дел
органа исполнительной власти Волгоградской области
Номенклатура дел органа исполнительной власти Волгоградской области составляется по установленной форме.
В приложении 29 приведена форма номенклатуры дел структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области, а в приложении 30 - форма номенклатуры дел органа исполнительной власти Волгоградской области.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительной власти Волгоградской области цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).