| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
| 1 | 2 |
Наименование должности сотрудника Подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма листа – заверителя дела
Приложение 38
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА № _____________________________________________________
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого ____________________________________________________________ документов,
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ___________________________________________.
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма внутренней описи документов дела
Приложение 39
Наименование органа исполнительной
власти Волгоградской области
АКТ
______________№_________
_________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании _________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
_____________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _______________________________________
(название фонда)
| № п/п | Заголовок дела или групповой заголовок дел | Дата дела или крайние даты дел | Номера описей (номенклатур за годы) | Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи | Количество дел | Сроки хранения дела и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого _________________________________________ дел за _____________________годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____________годы утверждены, а по личному составу
согласованы с ЭПМК Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (протокол от ____________________________№____________________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись И.О. Фамилия
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от ___________№_______
Продолжение приложения 39
Документы в количестве ____________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом _______________________________кг сданы в ________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________№______________
Наименование должности сотрудника,
сдавшего документы Подпись И.О. Фамилия
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности сотрудника
архива (Службы делопроизводства),
внесшего изменения в учетные документы Подпись И.О. Фамилия
Дата
Формат А4 (210 х 297 мм)
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Приложение 40
Примерный перечень документов,
не подлежащих сканированию и вложению в АСЭД
1. Документы, содержащие персональные данные.
2. Приложения к поступающей корреспонденции, содержащие финансовые документы: балансы, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ, протоколы разногласий, акты сверки, акты приема-передачи, финансовые отчеты и прогнозы, договора, платежные поручения, справки об ассигнованиях, сметы доходов и расходов и т.п.
3. Приложения к поступающей корреспонденции, содержащие: формы статистической отчетности, обращения граждан, копии лицензий, судебные приказы, постановления (определения) и решения суда, листы исполнительного производства.
4. Приложения к исходящей корреспонденции, содержащие: копии документов, подготовленных по запросам правоохранительных органов, органов надзора и контроля.
5. Поступающая корреспонденция, содержащая сброшюрованные приложения, книги или презентационные материалы.
6. Приложения большого объема и иные приложения к поступающей или исходящей корреспонденции для сканирования которых необходимы дополнительные технические устройства (например: сканер формата А3, фотоаппарат и т.п.).
Приложение 41
Перечень сведений о документе с комментариями по заполнению РКК в АСЭД
| Наименование сведений об электронном документе | Комментарий по заполнению РКК | Входящий документ | Исходящий документ | Внутренний документ | НПА | Обращения граждан* | ||||||
| Обязательность заполнения | Наменование поля в РКК | Обязательность заполнения | Наменование поля в РКК | Обязательность заполнения | Наменование поля в РКК | Обязательность заполнения | Наменование поля в РКК | Обязательность заполнения | Наменование поля в РКК | |||
| 1. | Адресант | Вносится полное официальное наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа. Для входящего документа заполняется путем выбора из Справочника адресатов. При получении входящего документа посредством системы межведомственного электронного документооборота поле Внутр.корреспондент уже заполнено автоматически. При регистрации исходящего и внутреннего документа поле заполнено автоматически в соответствии с организационной структурой органов исполнительной власти Волгоградской области, может быть откорректировано путем выбора из справочника Организационной структуры. При регистрации обращений граждан вводятся с клавиатуры - фамилия, имя, отчество, адрес гражданина, адрес электронной почты, поле Социальное положение заполняется путем выбора из выпадающего списка. | Обязательно | Наименование корреспондента | Обязательно | Структурное подразделение | Обязательно | Структурное подразделение | Отсутствует | - | Обязательно | ФИО заявителя |
| Адрес заявителя | ||||||||||||
| Электронная почта | ||||||||||||
| Внутренний корреспондент | Социальное положение | |||||||||||
| 2. | Адресат | Вносится полное официальное наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента (получателя документа) (в соответствии с реквизитом «Адресат» на документе). Для входящиего документа, НПА - поле заполняется автоматически. Для исходящего документа заполняется из Справочника адресатов (для внешних корреспондентов - поле Адресаты) либо из справочника Организационной структуры органов исполнительной власти Волгоградской области и учреждений - пользователей АСЭД (при отправке документа посредством межведомственного электронного документооборота - поле Внутренние адресаты). Для внутреннего документа указывается в маршруте прохождения документа. Для обращения гражданина заполняется путем выбора из справочника Организационной структуры | Обязательно | Подразделение получатель | Обязательно | Адресаты | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа | Обязательно | Структурное подразделение | Дополнительно | Кому направлено |
| Внутренние адресаты | ||||||||||||
| 3. | Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ | Заполняется в соответствии с реквизитом «Подпись должностного лица» на документе. Для входящего документа заполняется путем выбора из Справочника адресатов (для документов, поступивших от внешних корреспондентов). При получении документа посредством межведомственного электронного документооборота поле уже заполнено в соответствии со структурой органа исполнительной власти или учреждения (пользователя АСЭД). Для исходящего, внутреннего документа указывается в маршруте прохождения документа (в этапе - На подписание путем выбора из справочника Организационной структуры). Для НПА - вводится с клавиатуры. Для обращения гражданина заполняется в поле ФИО заявителя. | Обязательно | Подписывающий | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа | Обязательно | Подписывающий | Обязательно | ФИО заявителя |
| Внутренний подписывающий | ||||||||||||
| 4. | Вид документа | Заполняется в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа, соответствует реквизиту «Вид документа». Для всех видов документов заполняется путем выбора из выпадающего списка. При заполнении следующей РКК проставляется автоматически в соответствии с предыдущим выбором, при необходимости поле может быть откорректировано.Дополнительные поля в РКК обращения гражданина заполняются путем выбора из выпадающего списка. | Обязательно | Вид документа | Обязательно | Вид документа | Обязательно | Вид документа | Обязательно | Вид документа | Обязательно | Вид документа |
| Вид образщения | ||||||||||||
| Форма обращения | ||||||||||||
| 5. | Дата документа | В РКК переносится дата, присвоенная автором документа, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует, соответствует реквизиту «Дата документа». Для входящего документа, НПА, обращения гражданина, направленного с сопроводительным письмом (поле Дата исходящего) вносится с клавиатуры или путем выбора даты из календаря.Для исходящего, внутреннего документа проставляется автоматически. | Обязательно | Дата документа | Обязательно | Дата регистрации | Обязательно | Дата регистрации | Обязательно | Дата документа | Дополнительно | Дата исходящего |
| 6. | Номер документа | В РКК переносится регистрационнй номер документа, присвоенный автором документа. Для входящего документа, НПА, обращения гражданина заполняется путем набора на клавиатуре. Для исходящего, внутреннего документа проставляется автоматически при регистрации документа, после заполнения поля Индекс дела. | Обязательно | Исходящий рег.номер | Обязательно | Регистрационный номер | Обязательно | Регистрационный номер | Обязательно | Номер документа | Дополнительно | Исходящий номер |
| 7. | Дата поступления документа | Заполняется в соответствии с отметкой о поступлении документа в орган исполнительной власти Волгоградской области. Для входящего документа, НПА, обращения гражданина - поле уже заполнено автоматически, корректированию не подлежит. | Обязательно | Дата регистрации | Отсутствует | - | Отсутствует | - | Обязательно | Дата регистрации | Обязательно | Дата регистрации |
| 8. | Входящий номер документа | Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе). Для входящего документа, НПА, обращения гражданина проставляется автоматически после регистрации документа. | Обязательно | Регистрационный номер | Отсутствует | - | Отсутствует | - | Обязательно | Регистрационный номер | Обязательно | Регистрационный номер |
| 9. | Ссылка на исходящий номер и дату документа | Обязательно оформляется при подготовке писем-ответов. Сведения переносятся с инициативного документа и соответствуют регистрационному номеру документа и дате. В АСЭД формируется автоматически при подготовке ответного письма на документ-запрос (закладка Связанные документы). | Отсутствует | - | Дополнительно | Закладка (Связанные документы) | Отсутствует | - | Отсутствует | - | Отсутствует | - |
| 10. | Наименование текста (заголовок к тексту документа) | Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии формулируется краткое содержание документа. Для всех видов документов вводится с клавиатуры. | Обязательно | Краткое содержание | Обязательно | Краткое содержание | Обязательно | Краткое содержание | Обязательно | Краткое содержание | Обязательно | Краткое содержание |
| 11. | Индекс дела | Указывается Индекс дела в соответствии с номенклатурой дел, в которое помещен исполненный документ и ответ на него. Вносится с клавиатуры или путем выбора из справочника Номенклатура дел. | Обязательно | Индекс дела | Обязательно | Индекс дела | Обязательно | Индекс дела | Обязательно | Индекс дела | Обязательно | Индекс дела |
| 12. | Сведения о переадресации документа | Указываются на основании резолюции на документе. Информация представлена в маршруте прохождения документа в формате: задача - фамилия И.О. пользователя АСЭД - срок исполнения - текст поручения, комментарии. | Дополнительно | Указывается в маршруте прохождения документа | Дополнительно | Указывается в маршруте прохождения документа | Дополнительно | Указывается в маршруте прохождения документа | Дополнительно | Указывается в маршруте прохождения документа | Дополнительно | Указывается в маршруте прохождения документа |
| 13. | Количество листов основного документа | Указывается количество листов основного документа, вводится с клавиатуры. | Дополнительно | Количество листов | Дополнительно | Количество листов | Дополнительно | Количество листов | Дополнительно | Количество листов | Дополнительно | Кол-во листов |
| 14. | Количество приложений | Указывается количество приложений к документу. Значение вводится с клавиатуры. | Дополнительно | Количество приложений | Дополнительно | Количество приложений | Дополнительно | Количество приложений | Дополнительно | Количество приложений | Дополнительно | Количество приложений |
| 15. | Общее количество листов приложений | Указывается общее количество листов приложений, значение вводится с клавиатуры. | Дополнительно | Общее количество листов приложений | Дополнительно | Общее количество листов приложений | Дополнительно | Общее количество листов приложений | Дополнительно | Общее количество листов приложений | Дополнительно | Общее количество листов приложений |
| 16. | Указания по исполнению документа | Указания руководителя по исполнению документа, определяющие содержание поручения, срок его исполнения, автора и дату резолюции. Указывается в маршруте прохождения документа. | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа | Отсутствует | - | Отсутствует | - | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа |
| 17. | Должность, фамилия и инициалы исполнителя | Вносится информация об исполнителе (исполнителях) - должность, фамилия и инициалы исполнителя. Для входящего документа, НПА, обращения гражданина указывается в маршруте прохождения документа. Для исходящего, внутреннего документа проставляется автоматически. | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа | Обязательно | Автор | Обязательно | Автор | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа |
| 18. | Отметка об исполнении документа | Вносятся краткие сведения об исполнении документа с указанием даты или срока исполнения, регистрационный номер и дата подготовленного документа. Указывается в маршруте прохождения документа. Для обращения гражданина дополнительно указывается в специальном поле путем выбора из выпадающего списка | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа | Отсутствует | - | Отсутствует | - | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа | Обязательно | Указывается в маршруте прохождения документа |
| Отметка об исполнении | ||||||||||||
* В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" РКК обращения гражданина содержит иные сведения, являющиеся обязательными для заполнения, а также дополнительные сведения - о повторности и причине обращения.