3.3.1.2. В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются:
порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов органов исполнительной власти Волгоградской области;
виды бланков;
требования к изготовлению бланков.
3.3.1.3. Разработка и изготовление бланков документов органа исполнительной власти Волгоградской области с воспроизведением герба Волгоградской области осуществляется в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000г. № 436-ОД «О гербе и флаге Волгоградской области».
В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что бланки органа исполнительной власти Волгоградской области с воспроизведением герба Волгоградской области изготавливаются по заказам органов исполнительной власти Волгоградской области типографским способом. Остальные бланки органа исполнительной власти Волгоградской области могут быть изготовлены с помощью компьютерной техники.
3.3.1.4. Образцы бланков органа исполнительной власти Волгоградской области могут включатся в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложений.
Инструкцией по делопроизводству предусматривается использование следующих видов бланков документов:
бланк постановления;
бланк приказа;
бланк распоряжения;
бланк протокола;
бланк письма органа исполнительной власти Волгоградской области;
бланк письма должностного лица органа исполнительной власти Волгоградской области (руководителя, заместителя руководителя);
бланк письма структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области, координационного или совещательного органа;
бланк должностного лица органа исполнительной власти Волгоградской области (для резолюций и поручений).
При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.
Бланки документов органа исполнительной власти Волгоградской области разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – по середине листа вдоль верхнего поля.
3.3.1.5. Инструкцией по делопроизводству устанавливается состав реквизитов для каждого вида бланков:
Для бланка постановления, приказа (распоряжения), протокола:
Герб Волгоградской области;
наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;
вид документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
место составления (издания) документа.
Для бланка письма органа исполнительной власти Волгоградской области:
Герб Волгоградской области;
наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;
справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
Для бланка письма должностного лица органа исполнительной власти Волгоградской области (руководителя, заместителя руководителя):
Герб Волгоградской области;
наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;
справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);
должность лица, подписавшего документ;
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
Для бланка письма структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области (координационного или совещательного органа):
Герб Волгоградской области;
наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;
наименование структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области (координационного или совещательного органа);
справочные данные о структурном подразделении органа исполнительной власти Волгоградской области (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и другие сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
Для бланка должностного лица органа исполнительной власти Волгоградской области (для резолюций и поручений):
Герб Волгоградской области;
наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;
должность лица, подписавшего документ;
отметка для проставления даты;
отметка для ссылки на номер и дату входящего документа.
Для общего бланка органа исполнительной власти Волгоградской области:
Герб Волгоградской области;
наименование органа исполнительной власти Волгоградской области.
3.3.1.6. Образцы гербовых бланков документов органа исполнительной власти Волгоградской области приведены в приложениях 1-11.
3.3.1.7. В целях обеспечения порядка использования гербовых бланков в органе исполнительной власти Волгоградской области ведется их учет как документов строгой отчетности.
В Инструкции по делопроизводству устанавливается:
наименование структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области (данные о работниках, отвечающих за учет гербовых бланков);
форма журнала учета поступления гербовых бланков (приложение 12);
порядок хранения, выдачи, использования, передачи третьим лицам, возврата и уничтожения испорченных гербовых бланков органа исполнительной власти Волгоградской области;
форма журнала выдачи гербовых бланков (приложение 13).
Гербовые бланки органа исполнительной власти Волгоградской области:
используются строго по назначению и хранятся в сейфах или металлических шкафах;
передача гербовых бланков посторонним лицам не допускается;
ответственность за обеспечение сохранности гербовых бланков и правильность их использования несут уполномоченные лица органа исполнительной власти Волгоградской области;
испорченные и невостребованные бланки возвращаются уполномоченному лицу органа исполнительной власти Волгоградской области, которое отчитывается перед бухгалтерией органа исполнительной власти Волгоградской области материальными отчетами.
При этом следует учитывать, что:
организация работы по изготовлению типографским способом гербовых бланков органа исполнительной власти Волгоградской области возлагается на административно-хозяйственную службу органа исполнительной власти Волгоградской области, которая получает заявки на изготовление типографским способом гербовых бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты), оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии; осуществляет получение, учет (как материальных ценностей) и выдачу поступивших гербовых бланков уполномоченным лицам.
3.3.1.8. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются следующие размеры полей на документе:
3,00 см – левое;
1,00 см – правое;
2,00 см - верхнее;
2,00 см – нижнее.
Для проектов законодательных актов Волгоградской области, проектов постановлений Администрации Волгоградской области, проектов постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области:
2,75 см – левое;
2,25 см – правое;
2,00 см – верхнее;
2,00 см – нижнее.
3.3.2.1. Документы, создаваемые органом исполнительной власти Волгоградской области, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.3.2.2. Правилами делопроизводства установлен следующий состав реквизитов документов органов исполнительной власти Волгоградской области:
1) Герб Волгоградской области;
2) наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;
3) должность лица, подписавшего документ;
4) подпись должностного лица;
5) наименование вида документа;
6) место составления (издания) документа;
7) справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области;
8) адресат;
9) дата документа;
10) регистрационный номер документа;
11) наименование (заголовок) документа;
12) текст документа;
13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
14) отметка о наличии приложений;
15) гриф согласования;
16) гриф утверждения;
17) виза;
18) оттиск печати;
19) отметка о заверении копии;
20) отметка об исполнителе;
21) указания по исполнению документа (резолюция);
22) отметка о контроле документа;
23) отметка об исполнении документа;
24) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
3.3.2.3. Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки: о поступлении документа в орган исполнительной власти Волгоградской области, «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.
3.3.2.4. При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, необходимо основываться на Правилах оформления реквизитов документов (приложение 14).
3.3.3.1. Органы исполнительной власти Волгоградской области представляют в аппарат Главы Администрации Волгоградской области следующие проекты:
законодательных актов Волгоградской области;
постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области;
постановлений Администрации Волгоградской области.