3.4.5.2. Виды деловой переписки и их названия – деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) – сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.
Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами почтовой связи.
Телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования.
Телекс (телетайпограмма) – телеграмма, передаваемая (полученная) по абонентской телеграфной (телексной) сети.
Факсограмма (факс) – копия документа, получаемая на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного), и переданная по каналам факсимильной связи.
Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый средствами телефонной связи.
Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью[4].
3.4.5.3. Служебные письма органов исполнительной власти Волгоградской области готовятся как:
доклады о выполнении поручений Администрации Волгоградской области и Главы Администрации Волгоградской области;
исполнение поручений Администрации Волгоградской области и Главы Администрации Волгоградской области по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти Волгоградской области;
сопроводительные письма к проектам законодательных актов Волгоградской области, проектов актов Администрации Волгоградской области и Главы Администрации Волгоградской области;
ответы на запросы различных организаций и физических лиц;
инициативные письма.
3.4.5.4. Инструкцией по делопроизводству устанавливается:
порядок оформления и согласования служебных писем;
требования к текстам служебных писем (особенности составления инициативных писем, писем-ответов, в том числе ответов на обращения граждан, поступающих в орган исполнительной власти Волгоградской области);
особенности составления и оформления совместных служебных писем;
особенности применения в деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области средств электросвязи для передачи служебных писем.
3.4.5.5. При установлении требований к деловой переписке в Инструкции по делопроизводству должны быть учтены положения следующих нормативных правовых актов:
постановления Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»;
постановления Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи»;
постановления Правительства Российской Федерации от 18 мая 2005 г. № 310 «Об утверждении Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи»;
постановления Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. № 160 «Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции».
3.4.5.6. В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что при оформлении служебных писем используются следующие реквизиты:
Герб Волгоградской области;
наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование документа (заголовок к тексту);
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
виза;
подпись должностного лица;
отметка об исполнителе;
Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью органа исполнительной власти Волгоградской области, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности.
3.4.5.7. В Инструкции по делопроизводству отмечается, что:
служебные письма печатаются на бланках установленной формы;
служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти Волгоградской области, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 (без бланка), при этом наименования органов исполнительной власти Волгоградской области – авторов документа, указываются в реквизите «Подпись должностного лица»;
сроки подготовки служебных писем-ответов устанавливаются правовыми актами или резолюциями руководства органа исполнительной власти Волгоградской области;
сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области;
тексты писем-ответов должны точно соответствовать отданным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства органа исполнительной власти Волгоградской области;
к служебным письмам составляется реквизит наименование (заголовок) документа, отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма;
в служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма (над текстом) и «С уважением,» (по желанию адресанта) в заключительной части письма (перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;
служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию …», «Направляем на заключение проект …» и др.), от 3-го лица единственного числа («Комитет не считает возможным …», «Комитет предлагает рассмотреть возможность…»), на бланках письма должностного лица - от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о…», «Считаю возможным принять участие в…»);
служебные письма, в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке, проходят процедуру согласования (при необходимости визирования) с заинтересованными лицами органа исполнительной власти Волгоградской области;
служебные письма подписываются руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области или его заместителем, руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области, а также руководителем территориального органа исполнительной власти Волгоградской области или его заместителем в соответствии с распределением обязанностей между руководителями и их заместителями, установленными правовым актом органа исполнительной власти Волгоградской области.
Образец оформления служебного письма приведен в приложении 27.
3.4.6.1. В Инструкции по делопроизводству устанавливаются:
виды записок, создаваемых в органе исполнительной власти Волгоградской области и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, работниками;
порядок составления записок (на бумажном носителе и (или) в электронной форме);
реквизиты записок различных видов и их оформление;
структура текста записки.
3.4.6.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает следующие обязательные реквизиты записки:
наименование структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области – автора документа;
вид документа;
дата документа,
регистрационный номер (если в органе исполнительной власти Волгоградской области ведется учет внутренних информационно-справочных документов);
название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк;
адресат (должностное лицо органа исполнительной власти Волгоградской области);
подпись;
визы заинтересованных должностных лиц органа исполнительной власти Волгоградской области при предоставлении записки.
В Инструкции по делопроизводству устанавливаются правила подготовки записок различных видов.
3.5.1.1. Раздел «Организация документооборота» Инструкции по делопроизводству должен содержать положения, устанавливающие:
прием и первичную обработку поступающих документов;
предварительное рассмотрение документов;
порядок регистрации поступающих документов;
порядок рассмотрения документов руководством органа исполнительной власти Волгоградской области и доведения документов до исполнителей;
порядок регистрации отправляемых документов;
порядок отправки документов;
порядок обработки и учета иностранной корреспонденции;
порядок регистрации и прохождения внутренних документов;
учет и анализ объемов документооборота;
организацию работы с документами в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области.
3.5.1.2. При установлении требований к организации документооборота в органе исполнительной власти Волгоградской области следует исходить из следующих принципов:
централизация операций по приему и отправке документов;
распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
однократность регистрации документов;
устранение необоснованных согласований проектов документов;