регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
3.5.1.3. В документообороте органа исполнительной власти Волгоградской области в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.
3.5.1.4. В составе поступающей (входящей) и отправляемой (исходящей) документации в соответствии с действующим законодательством выделяются:
обращения граждан[5];
обращения пользователей информацией[6].
3.5.1.5. В составе поступающей (входящей) и отправляемой (исходящей) документации могут выделяться:
документы, поступившие от органов государственной власти Российской Федерации: Президента Российской Федерации; Федерального Собрания Российской Федерации – федерального законодательного органа; Правительства Российской Федерации; федеральных органов исполнительной власти (министерства Российской Федерации, федеральные службы и федеральные агентства Российской Федерации, управляемые Президентом Российской Федерации или подведомственные и управляемые Правительством Российской Федерации); Конституционного суда Российской Федерации, Верховного суда Российской Федерации, Высшего арбитражного суда Российской Федерации – органов судебной власти Российской Федерации; Совета безопасности Российской Федерации; Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; Счетной палаты Российской Федерации; Генеральной прокуратуры Российской Федерации; Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, других органов власти и организаций Российской Федерации;
документы, поступившие из Администрации Волгоградской области, Волгоградской областной Думы;
документы, поступившие из организаций, подведомственных органу исполнительной власти Волгоградской области;
документы, поступившие из других органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления Волгоградской области и иных субъектов Российской Федерации;
документы, поступившие от других юридических и физических лиц, расположенных на территории Российской Федерации;
документы, поступившие от иностранных корреспондентов.
3.5.1.6. В органе исполнительной власти Волгоградской области доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи и курьерской связи (нарочно).
3.5.2.1. В разделе Инструкции по делопроизводству, устанавливающей порядок обработки поступающих документов, определяется структурное подразделение, осуществляющее прием и обработку поступающей документации в орган исполнительной власти Волгоградской области, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей документации.
В данном разделе инструкции по делопроизводству должно быть предусмотрено:
проверка правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;
сортировка документов на подлежащие и неподлежащие регистрации (в приложении к Инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих регистрации (например, документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях: пригласительные; поздравительные письма и телеграммы; билеты; планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий; документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма; рекламные документы; коммерческие предложения; печатные издания; унифицированные формы и бланки документов и др.)), на сканируемые и не сканируемые при внесении в АСЭД;
выделение документов, адресованных в структурные подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области и передаваемых непосредственно в структурные подразделения, минуя руководство органа исполнительной власти Волгоградской области;
сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области в случае поступления документов в нерабочее время;
порядок действий в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) грифа ограничения доступа к документу («Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.) и пометок «Лично», «Срочно», «Оперативно» и др.
3.5.2.2. Инструкцией по делопроизводству должно быть предусмотрено:
документы, поступившие в орган исполнительной власти Волгоградской области в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день;
составление акта в трех экземплярах при обнаружении отсутствия документов или приложений к ним (один акт остается в службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа);
сохранение конверта, в котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки;
документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно», передаются на регистрацию незамедлительно.
3.5.3.1. Инструкцией по делопроизводству должно предусматриваться проведение службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей документации, требующей обязательного рассмотрения руководством органа исполнительной власти Волгоградской области.
3.5.3.2. Документы, поступившие в орган исполнительной власти Волгоградской области по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области.
3.5.3.3. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу органа исполнительной власти Волгоградской области.
3.5.3.4. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области или лицом его замещающим резолюции (поручения (указания) по исполнению документа) в соответствии с распределением обязанностей между руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области, его заместителями и иными должностными лицами, установленными правовым актом органа исполнительной власти Волгоградской области.
3.5.4.1. В Инструкции по делопроизводству устанавливаются:
место и способ регистрации документов, поступающих в орган исполнительной власти Волгоградской области (если в органе исполнительной власти Волгоградской области применяется так называемая смешанная форма организации делопроизводства, должно быть определено, какие документы регистрируются в службе делопроизводства, какие – в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области);
сроки регистрации поступающих (входящих) документов: в день поступления; на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время); незамедлительно (с отметками «Срочно», «Оперативно»), в течение трех дней и др.;
структура регистрационного номера поступающего (входящего) документа и используемые для этого классификаторы (справочники) (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел органа исполнительной власти Волгоградской области, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов и др.);
перечень сведений о поступающем (входящем) документе, включаемых в АСЭД;
порядок сканирования документов, поступивших в орган исполнительной власти Волгоградской области на бумажном носителе, и порядок включения электронных образов поступивших (входящих) документов и электронных документов в АСЭД.
3.5.4.2. Сведения о поступившем (входящем) документе на бумажном носителе вносятся органом исполнительной власти Волгоградской области в АСЭД во вновь созданную регистрационно-контрольную карточку (далее – РКК).
Сведения о поступившем (входящем) электронном документе по АСЭД вносятся в РКК, получившего электронный документ, автоматически, после подтверждения факта приема электронного документа.
3.5.4.3. В Инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что:
поступившие (входящие) документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения;
поступившие (входящие) документы регистрируются независимо от способа их доставки;
регистрация поступивших (входящих) документов производится в пределах, выделенных в органе исполнительной власти Волгоградской области документопотоков, например, в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие в орган исполнительной власти Волгоградской области из вышестоящих органов власти; обращения граждан; документы, поступившие от зарубежных корреспондентов;
на поступающих (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера, являющихся уникальным идентификатором документа в системе управления документами.
3.5.4.4. В целях регистрации и учета поступивших (входящих) документов в органе исполнительной власти Волгоградской области могут разрабатываться и утверждаться классификаторы (справочники):