структурных подразделений;
видов документов;
должностных лиц;
корреспондентов;
предметно-тематические (по вопросам деятельности);
резолюций (поручений);
исполнителей;
результатов исполнения документов и др.
3.5.5.1. В Инструкции по делопроизводству должен быть определен порядок рассмотрения документов руководством органа исполнительной власти Волгоградской области в соответствии с распределением обязанностей между руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области, его заместителями и иными должностными лицами и с учетом результатов предварительного рассмотрения документов в службе делопроизводства, а также порядок доведения документов до исполнителей.
3.5.5.2. В Инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что:
документы передаются на рассмотрение должностным лицам органа исполнительной власти Волгоградской области только после их регистрации;
после рассмотрения руководством органа исполнительной власти Волгоградской области документы возвращаются в службу делопроизводства для оформления резолюций (указаний (поручений) по исполнению документа);
в соответствии с резолюцией (указаниями (поручениями) по исполнению документа) руководства органа исполнительной власти Волгоградской области подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения или должностному лицу органа исполнительной власти Волгоградской области - основному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов (изготовление копий документов для рассылки исполнителям является функцией службы делопроизводства);
передача документов между структурными подразделениями или должностными лицами органа исполнительной власти Волгоградской области осуществляется через структурное подразделение органа исполнительной власти Волгоградской области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, или лиц, ответственных за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области;
3.5.6.1. В данном разделе Инструкции по делопроизводству должны быть определены основные этапы прохождения проектов отправляемых (исходящих) документов в процессе их подготовки, согласования и подписания (утверждения).
3.5.6.2. В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:
ответственность за составление и оформление отправляемого (исходящего) документа в органе исполнительной власти Волгоградской области возлагается на структурное подразделение или должностное лицо – основного исполнителя документа;
проекты документов органа исполнительной власти Волгоградской области готовятся на бланках установленной формы;
для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма;
до предоставления на подпись руководству органа исполнительной власти Волгоградской области основной исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа, его адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки и т.д.;
проекты отправляемых (исходящих) документов визируются основным исполнителем, а также руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области или его заместителем, при необходимости – работниками других структурных подразделений (визы проставляются на лицевой стороне в нижней его части последнего листа второго экземпляра (копии) документа или на листе согласования).
3.5.7.1. В Инструкции по делопроизводству определяется место, способ, сроки регистрации отправляемых (исходящих) документов.
3.5.7.2. В инструкции по делопроизводству устанавливается, что:
отправляемые (исходящие) документы, подписанные руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области или его заместителем, передаются на регистрацию в службу делопроизводства (отправляемые (исходящие) документы, подписанные руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области, могут регистрироваться в структурных подразделениях и передаваться на отправку в службу делопроизводства);
служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления отправляемого (исходящего) документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров отправляемого (исходящего) документа списку рассылки (неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы возвращаются на доработку)
регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется службой делопроизводства в день их подписания или на следующий рабочий день;
сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в РКК АСЭД, используемой для учета, поиска, хранения и использования электронных документов;
регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле органа исполнительной власти Волгоградской области;
копия отправляемого (исходящего) документа с приложениями заверяется отметкой «Верно: должность, подпись, расшифровка подписи и дата лица, наделенного данными полномочиями» и подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом) в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти Волгоградской области.
3.5.7.3. Инструкция по делопроизводству устанавливает структуру регистрационного номера отправляемого (исходящего) документа и используемые для регистрации классификаторы.
3.5.8.1. Инструкция по делопроизводству устанавливает сроки отправки исходящих документов, операции, выполняемые службой делопроизводства при обработке отправляемых (исходящих) документов, особенности их обработки в зависимости от вида связи, используемой для отправки исходящих документов.
3.5.8.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает, что:
отправку исходящих документов производит служба делопроизводства;
служба делопроизводства проверяет правильность оформления отправляемых (исходящих) документов, производит их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная и др.);
неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение или должностному лицу органа исполнительной власти Волгоградской области – основному исполнителю;
исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день;
срочные исходящие документы подлежат отправке в первую очередь;
в случае направления копии отправляемого (исходящего) документа средствами факсимильной связи или электронным сообщением адресату досылается подлинник документа;
исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи проходят упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется службой делопроизводства или основным исполнителем отправляемого (исходящего) документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу в почтовое отделение связи;
исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт;
на исходящие документы заказного характера, отправляемые в адрес иностранных юридических или физических лиц, на документы с отметкой о конфиденциальности составляется реестр, который затем возвращается в службу делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов;
передача телеграмм, телетайпограмм, телексов, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений осуществляется службой делопроизводства с помощью средств электросвязи;
исходящие документы, предназначенные для отправки средствами факсимильной связи, передаются в службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата;
Обработка исходящих документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221, для отправки телеграфной связью - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.
3.5.9.1. Инструкция по делопроизводству определяет особенности документооборота внутренних документов.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
3.5.9.2. Инструкция по делопроизводству определяет:
процедуру прохождения проектов постановлений и распоряжений Главы Администрации Волгоградской области, приказов (распоряжений) органа исполнительной власти Волгоградской области по основной деятельности и по личному составу (порядок визирования (согласования) проектов; порядок регистрации и хранения подлинников, порядок рассылки копий в структурные подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области и другим заинтересованным лицам);