организацию протокольной работы (сроки подготовки протоколов заседаний (совещаний), место и порядок их регистрации место хранения подлинников, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц);
процедуру прохождения договоров гражданско-правового характера, место и способ их регистрации, место хранения подлинников договоров;
место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, пояснительных, аналитических и объяснительных записок, справок и др.), порядок передачи документов между структурными подразделениями и должностными лицами органа исполнительной власти Волгоградской области.
В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что передача документов между структурными подразделениями и должностными лицами органа исполнительной власти Волгоградской области осуществляется через структурное подразделение органа исполнительной власти Волгоградской области, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, или лиц, ответственных за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области.
3.5.10.1. В Инструкции по делопроизводству определяются структурные подразделения или должностные лица органа исполнительной власти Волгоградской области, осуществляющие обработку (подготовку аннотации, регистрацию, передачу, хранение и т.д.) и рассмотрение документов, поступающих от иностранных корреспондентов, а также работу с исходящими документами, отправляемыми органом исполнительной власти Волгоградской области, иностранным корреспондентам.
3.5.10.2. В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок обработки документов, поступающих от иностранных корреспондентов (подготовка аннотации, регистрация, передача, хранение и т.д.) и порядок ее рассмотрения, переводов, включая официальные переводы.
3.5.10.3. В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок обработки исходящих документов, отправляемых органом исполнительной власти Волгоградской области иностранным корреспондентам (регистрация, правильность оформления, хранение и т.д.) и порядок их согласования (визирования), переводов, включая официальные переводы.
3.5.11.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в орган исполнительной власти Волгоградской области, и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
3.5.11.2. Данные о количестве документов анализируются, обобщаются службой делопроизводства и предоставляются руководству органа исполнительной власти, в установленном порядке, в виде справок (сводок, отчетов).
Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в орган исполнительной власти Волгоградской области и созданных им за определенный период времени.
3.5.11.3. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.
За единицу учета количества документов принимается один экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро органа исполнительной власти Волгоградской области для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда и определения численности персонала копировально-множительного бюро.
При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
3.5.12.1. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются правила работы исполнителей с поступившими (входящими) документами.
3.5.12.2. Инструкцией по делопроизводству должно быть установлено, что:
организация работы с поступившими (входящими) документами в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области осуществляется на основании резолюций (поручений (указаний) по их исполнению) руководителя органа исполнительной власти Волгоградской области, его заместителей, руководителя структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области;
структурные подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области или непосредственный исполнитель (соисполнитель) получают входящие документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные входящие документы передаются исполнителю незамедлительно;
входящие документы, поступившие в структурное подразделение органа исполнительной власти Волгоградской области с резолюцией (поручением) руководства органа исполнительной власти Волгоградской области, передаются исполнителям (соисполнителям) только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области.
3.5.12.3. Работники структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области в процессе исполнения входящего документа осуществляют:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в органе исполнительной власти Волгоградской области;
в необходимых случаях согласование проекта отправляемого (исходящего) документа с заинтересованными лицами (при наличии замечаний на проект отправляемого (исходящего) документа на оборотной стороне последнего листа проекта проставляется расписка заинтересованного лица с отметкой «С замечаниями», а также в обязательном порядке прикладываются соответствующие письменные аргументированные пояснения);
доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);
в необходимых случаях подготовку списка (указателя) рассылки отправляемого (исходящего) документа;
предоставление проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись (утверждение) руководству органа исполнительной власти Волгоградской области;
определение места хранения отправляемого (исходящего) документа (его копии);
проставлением на отправляемом (исходящем) документе (или его копии) отметки об индексе дела по сводной номенклатуре дел, в которое должен быть помещен отправляемый (исходящий) документ.
3.5.12.4. Инструкцией по делопроизводству должен быть предусмотрен порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, в том числе:
функция основного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта отправляемого (исходящего) документа;
право основного исполнителя отправляемого (исходящего) документа созывать соисполнителей для выработки совместного решения;
порядок и сроки представления проектов документов соисполнителями основному исполнителю.
3.5.12.5. Инструкцией по делопроизводству должен быть предусмотрен порядок передачи документов в случае временного отсутствия (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность) исполнителя (соисполнителя) другому исполнителю (соисполнителю), а также порядок передачи документов в случае увольнения исполнителя (соисполнителя) или перевода (перемещения) на иную должность по акту приема-передачи руководителю структурного подразделения органа исполнительной власти или по его поручению (указанию) вновь назначенному работнику.
3.5.12.6. Инструкция по делопроизводству должна предусматривать возможность исполнителю предлагать изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием в докладной записке, предоставляемой руководству органа исполнительной власти, установившему срок), если отсутствуют реальные условия его исполнения, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.
3.5.12.7. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему входящих документов и подготовленных проектов отправляемых (исходящих) документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
3.6.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе исполнительной власти Волгоградской области, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.
3.6.1.2. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
3.6.1.3. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда органа исполнительной власти Волгоградской области.
Документальный фонд органа исполнительной власти Волгоградской области – совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд органа исполнительной власти Волгоградской области составляют документы, созданные в органе исполнительной власти Волгоградской области и полученные им в результате взаимодействия с другими государственными органами, организациями и гражданами.