3.6.1.4. Ответственность за составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел, обеспечение их учета, сохранности и передачу в архив органа исполнительной власти Волгоградской области лежит на службе делопроизводства.
3.6.1.5. Инструкция по делопроизводству определяет порядок составления, оформления, ведения в течение делопроизводственного календарного года, согласования и утверждения номенклатуры дел.
3.6.1.6. Инструкция по делопроизводству устанавливает также:
назначение номенклатуры дел в делопроизводстве и выполняемые ею функции;
форму номенклатуры дел.
3.6.1.7. В Инструкции по делопроизводству отмечается что:
номенклатура дел составляется на основе изучения положения об органе исполнительной власти Волгоградской области, регламента органа исполнительной власти Волгоградской области, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность органа исполнительной власти Волгоградской области, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти Волгоградской области;
в органе исполнительной власти Волгоградской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 29) и номенклатура дел органа исполнительной власти Волгоградской области, или сводная номенклатура дел (приложение 30);
номенклатура дел структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, согласовывается с архивом органа исполнительной власти Волгоградской области (если архив существует как самостоятельное структурное подразделение), лицом, ответственным за архив, службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и возвращается в службу делопроизводства;
вновь созданное структурное подразделение органа исполнительной власти Волгоградской области в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения, согласовывает ее с архивом органа исполнительной власти Волгоградской области (если архив существует как самостоятельное структурное подразделение), лицом, ответственным за архив, службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и возвращается в службу делопроизводства;
сводная номенклатура дел органа исполнительной власти Волгоградской области составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области;
методическую помощь при составлении номенклатуры дел структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области оказывают служба делопроизводства, архив органа исполнительной власти (если архив существует как самостоятельное структурное подразделение), лицо, ответственное за архив, и Центральная экспертная комиссия (Экспертная комиссия) органа исполнительной власти Волгоградской области (далее - ЦЭК (ЭК));
один раз в 5 лет сводная номенклатура дел органа исполнительной власти Волгоградской области согласовывается с ЭПМК;
сводная номенклатура дел органа исполнительной власти, подписанная руководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области после согласования с ЦЭК (ЭК) не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
в случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти Волгоградской области сводная номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПМК;
сводная номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: в двух подлинных экземплярах (1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, 2-й - направляется в государственный архив Волгоградской области, источником комплектования которого является орган исполнительной власти Волгоградской области); 3-й и 4-й экземпляры (копии), заверенные надлежащим образом - используются как рабочие экземпляры в службе делопроизводства и в архиве органа исполнительной власти Волгоградской области).
3.6.1.8. Инструкция по делопроизводству должна предусматривать порядок составления номенклатуры дел, в частности:
порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел;
правила индексации дел;
правила составления заголовков дел и последовательности их расположения в разделах номенклатуры дел;
порядок установления сроков хранения документов и дел;
порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного календарного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, непредусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и др.);
правила составления итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве органа исполнительной власти в течение года.
Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении 30.
3.6.1.9. В данном разделе Инструкции по делопроизводству также должна содержаться информация о том, какие перечни документов со сроками хранения (перечень типовых управленческих документов, ведомственный перечень) применяются в органе исполнительной власти Волгоградской области для определения сроков хранения документов.
3.6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел органа исполнительной власти Волгоградской области и систематизация документов внутри дела.
3.6.2.2. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются:
принцип формирования дел (централизованное - в службе делопроизводства или децентрализованное - в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области);
место текущего хранения дел (служба делопроизводства и/или структурные подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области);
принципы систематизации документов и их группировки в дела, в зависимости от срока хранения документов: постоянного, временного свыше 10 лет и временного до 10 лет;
методическая функция архива органа исполнительной власти Волгоградской области (если архив существует как самостоятельное структурное подразделение), лица, ответственного за архив, а при необходимости – государственного архива Волгоградской области, источником комплектования которого является орган исполнительной власти Волгоградской области, в вопросах формирования дел;
срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается органом исполнительной власти Волгоградской области, но не должен быть более 10 дней);
лица, осуществляющие формирование дел в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области;
лица, определяющие индексы дел, в которые в соответствии с номенклатурой дел должны быть подшиты исполненные документы (комплект документов);
порядок учета, хранения, выдачи во временное пользование дел, изъятия документов из дела.
3.6.2.3.Служба делопроизводства, архив органа исполнительной власти Волгоградской области (если архив существует как самостоятельное структурное подразделение), лицо, ответственное за архив, осуществляют контроль над правильным формированием дел, проверку их наличия и состояния в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области. Порядок осуществления контроля над правильным формированием дел, проверки их наличия и состояния в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области устанавливается Инструкцией по делопроизводству.
3.6.2.4. Правила формирования дел в органе исполнительной власти Волгоградской области, учета дел и их хранения приведены в приложении 31.
3.6.3.1. В Инструкции по делопроизводству устанавливается комплекс работ, выполняемых в органе исполнительной власти Волгоградской области в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив органа исполнительной власти Волгоградской области и на уничтожение.
3.6.3.2. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
3.6.3.3. В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:
для проведения экспертизы ценности документов в органе исполнительной власти Волгоградской области создается постоянно действующая ЦЭК (ЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области, действующие на основании положений, утверждаемых, соответственно, руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области или руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области (при делегировании полномочий руководителем органа исполнительной власти Волгоградской области);
экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа исполнительной власти Волгоградской области работниками, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЦЭК (ЭК) под методическим руководством архива органа исполнительной власти в Волгоградской области (если архив существует как самостоятельное структурное подразделение), лица, ответственного за архив;