Реинжиниринг кредитных организаций. Управленческая аналитическая разработка (стр. 33 из 70)
Технология работы выглядит тогда следующим образом: при необходимости, например, отразить по счетам бухгалтерского учета выдаваемую клиенту ссуду из соответствующего подразделения в бухгалтерию передается комплект необходимых распоряжений. Это могут быть распоряжения об открытии ссудного счета клиенту, об осуществлении и отражении выдачи ссуды, распоряжение об осуществлении требуемого внебалансового учета и т.д. При этом в случае необходимости бухгалтерия взаимодействует с кредитным подразделением.
Для распределенной системы характерно, что весь учет в части отражения операций по счетам и получения специализированной отчетности децентрализован. В каждом линейном подразделении, где это необходимо, существует своя бухгалтерия, которая в соответствии с делегированными ей полномочиями выполняет весь комплекс бухгалтерской работы, имеющий отношение к операциям этого подразделения. При этом Главная (или Центральная) бухгалтерия обеспечивает формирование консолидированной отчетности, учет внутрихозяйственной деятельности банка, обеспечивает методологию учета и выполняет контрольные функции. При этом согласно Правилам N 61, "все бухгалтерские работники в вопросах ведения бухгалтерского учета подчиняются главному бухгалтеру кредитной организации".
Сравнительный анализ систем организации бухгалтерской работы
Рассмотрим положительные и отрицательные стороны каждого из подходов. К основным недостаткам централизованной системы можно отнести:
усложнение технологических цепочек осуществления операций вследствие вовлеченности в них большего количества подразделений и их территориальной распределенности;
загруженность бухгалтерии огромным объемом рутинной работы по обслуживанию всех операций;
неудобство оформления операций для клиентов и вследствие этого низкое качество обслуживания;
сосредоточение всей ответственности и практически неограниченных возможностей по отражению операций в руках одного человека - главного бухгалтера.
К недостаткам распределенной системы можно отнести:
снижение уровня контроля за отражением операций со стороны Главной бухгалтерии;
более высокие материальные затраты на обеспечение учета вследствие увеличения количества необходимых менеджеров, управляющих бухгалтериями подразделений, и некоторого роста рядового бухгалтерского персонала;
сложность организации управления при двойном подчинении бухгалтерских работников руководству линейного подразделения и Главному бухгалтеру одновременно (последнее - согласно Правилам N 61).
Достоинствами централизованной системы являются:
простота и привычность такой схемы;
более низкие потребности в современных информационных технологиях, включая программно-аппаратные средства, телекоммуникации, средства защиты информации, и, как следствие, более низкие затраты на них.
Достоинствами распределенной системы являются:
снижение риска злоупотреблений благодаря разграничению полномочий (Главная бухгалтерия контролирует, но не осуществляет операции);
удобство с точки зрения клиента;
большая самостоятельность линейных подразделений.
Как видно из приведенного выше сопоставления, у каждого подхода есть свои плюсы и свои минусы. И все же можно рекомендовать к применению именно распределенную систему построения бухгалтерии - не только в крупных банках, но и в средних, и в небольших, так как в текущей ситуации очень жесткой конкурентной борьбы за клиентов такой подход дает большие преимущества в качестве обслуживания по сравнению с традиционным подходом.
Системы организации учета в российских и зарубежных банках
Распределенная система построения структуры бухгалтерии в российской практике встречается нечасто. Она свойственна в основном крупным кредитным организациям с высокими объемами операций. Для примера подробно рассмотрим текущую структуру бухгалтерского аппарата одного из российских банков, входящего в десятку крупнейших.
Роль Главной бухгалтерии в этом банке выполняет дирекция бухгалтерского учета и отчетности.
Как видно из схемы, здесь имеет место распределенная система построения бухгалтерии, хотя и не в чистом виде, так как все же некоторые операции, например дилинговые, учитываются в Главной бухгалтерии (Дирекции бухгалтерского учета и отчетности).
В небольших и средних банках чаще всего используется централизованная система организации. Одной из ее распространенных разновидностей, применяющейся на практике в различных банках, являетсятакая организация учета, при которой вся работа строится по централизованной системе, но при этом бухгалтеров, занимающихся обслуживанием линейных подразделений, физически размещают на "линии" технологического цикла оформления операции. Это осуществляется для удобства клиентов и сотрудников банка и приводит к сокращению времени на оформление документов и исключает лишние перемещения по банку, то есть рабочее место бухгалтера Управления бухгалтерского учета и отчетности, ведущего, например, ссудные счета, перемещают в Кредитный отдел.
"Рис. 7. Схема бухгалтерского аппарата крупного российского банка"
Если говорить о зарубежной практике, то здесь наиболее типичным является подход, который мы назвали распределенной системой. При этом общепринятым является наличие Главной и Вспомогательных бухгалтерий. Главная бухгалтерия, как правило, вообще не участвует в технологическом цикле осуществления операций, а является источником методического обеспечения учета и осуществляет контроль и консолидацию данных.
Также хотелось бы еще раз обратить внимание на большую предпочтительность распределенной системы построения структуры бухгалтерии. Но вместе с тем неоходимо учитывать специфику каждого конкретного банка. Подводя итог, следует отметить, что способ построения структуры бухгалтерии оказывает большое влияние на качество услуг, безопасность и экономическую эффективность построения системы учета.
Однако, не менее чем правильно выбранная и организованная система учета, для успешного функционирования кредитной организации важна продуманно выстроенная система отчетности. Поэтому далее мы рассмотрим процесс организации системы формирования отчетности в банке.
В российских условиях количество отчетных форм, требуемых регулирующими органами и необходимых для внутренней оперативной работы, весьма велико (для среднего банка это 150-200 форм). Помимо этого, они весьма часто подвержены изменениям и корректировке. Предоставление отчетности, содержащей недостоверные или неактуальные сведения, является одним из самых серьезных нарушений в работе коммерческих банков согласно нормативным актам Центрального банка. По отношению к банкам применяются очень жесткие санкции за подобные нарушения.
Рассмотрим основные организационные вопросы построения работы по формированию отчетности. В настоящее время решение данной задачи базируется на использовании информационной системы банка и современных средств автоматизации. С организационной точки зрения целесообразно для обеспечения функционирования системы формирования отчетности выделение отдельной структуры, подразделения. Оно может входить как в состав бухгалтерского аппарата, так и в подразделение банковских технологий. Основными задачами такой службы, в рамках сопровождения системы формирования отчетности, будут: отслеживание изменений в нормативных актах, корректировка учета с целью удобства и возможности получения отчетности, контроль актуальности данных и поддержка средств автоматизации получения отчетных форм.
Для функционирования такой структуры желательны три сотрудника банка (в зависимости от объема операций и особенностей банка они могут выполнять эти функции не в полностью выделенном режиме):
* Методист-бухгалтер, осуществляющий контроль изменений в текущем законодательстве и изменения порядка предоставления отчетности. Данный сотрудник отслеживает корректность ведения учета с точки зрения получения отчетности. На основании регламентированных изменений и заявок от подразделений банка он формирует постановку задачи по получению отчетности, тестирует различные решения и знакомит конечных пользователей с методикой получения готовых отчетов. Описывает и предоставляет пользователям регламенты или порядки получения тех или иных отчетов.
* Администратор данных, обеспечивающий механизмы и средства доступа к данным в информационной системе, осуществляющий регламентированные действия по их архивному хранению и целостности. Также администратор баз данных должен следить за актуальностью данных в информационной системе автоматизации и осуществлять контроль за их пополнением.
* Настройщик отчетов, формирующий шаблоны (образцы) и механизмы получения выходных форм отчетности, осуществляющий их корректировку и консультирование работников функциональных подразделений, непосредственно формирующих отчетные формы.