Рассмотрим содержание и структуру положения об отделе на примере одного из российских банков.
Пример 2. Содержание и структура положения об отделе
Положение об Операционном отделе банка
"Утверждено"
Председатель Правления банка ___________________ ( )
Главный бухгалтер банка ___________________ ( )
1. Общая часть
Полное наименование Подразделения - Операционный отдел. Подчиненность Подразделения:
административная - Операционно-бухгалтерское управление;
функциональная - Операционно-бухгалтерское управление, Кредитное управление, Валютное управление.
Подразделение осуществляет свою деятельность, руководствуясь действующим законодательством, настоящим Положением, другими внутренними регламентирующими документами банка, а также разовыми распоряжениями руководства банка.
Основанием для создания и ликвидации подразделения является решение Правления банка, оформленное приказом Председателя Правления.
Подразделением руководит Начальник Операционного отдела, назначаемый и смещаемый с должности приказом Председателя Правления банка.
В своей деятельности Начальник Операционного отдела руководствуется настоящим Положением, а также должностной инструкцией, утверждаемой Председателем Правления банка.
Настоящее Положение вступает в действие с момента утверждения. Изменения и дополнения, вносимые в период его действия, предполагают необходимость переутверждения документа.
2. Функциональные обязанности подразделения
Операционный отдел функционирует в банке как специализированная служба, отвечающая за расчетное обслуживание клиентов.
В перечень основных функциональных обязанностей подразделения настоящим Положением включены:
* Консультирование клиентов по услугам, оказываемым банком.
* Контроль расчетно-платежных документов клиентов.
* Обеспечение расчетного обслуживания клиентов.
* Перечисление безналичных рублевых/валютных денежных средств клиентов и собственных средств банка.
* Прием, обработка, формирование, отправка электронных платежей.
* Формирование выписок по лицевым счетам.
* Обслуживание корреспондентских счетов.
* Ведение базы нормативно-справочной информации.
* Подготовка отчетности по операциям банка.
* Обеспечение работы других подразделений банка.
* Контроль и заверение документов из других подразделений банка.
3. Управление подразделением
Штатное расписание Подразделения составляет кадровая служба банка на основании потребностей Подразделения и утверждает Правление банка. Подразделение имеет следующее штатное расписание:
* Руководитель Операционного отдела.
* Заместитель руководителя Операционного отдела.
* Главный экономист Операционного отдела.
* Ведущий экономист.
* Экономист.
* Экономист.
Начальник Операционного отдела распределяет обязанности между сотрудниками Подразделения, осуществляет контроль за исполнением сотрудниками Подразделения своих должностных обязанностей.
4. Функциональные права подразделения
Настоящий раздел Положения определяет права, объективно необходимые Операционному отделу для наиболее эффективного решения перечисленных выше вопросов функциональной ответственности.
Руководитель Операционного отдела имеет право принимать участие в обсуждении любых вопросов, имеющих отношение к деятельности Подразделения, на заседании Правления банка.
Отдел имеет право, в соответствии с предварительно утвержденными сметами, на централизованное выделение материальных и финансовых ресурсов, необходимых для решения им вопросов функциональной ответственности, выполнения его сотрудниками своих должностных обязанностей.
Сотрудники отдела в рамках своей компетенции имеют право требовать от руководства структурных подразделений банка своевременной и полной передачи управленческой информации, необходимой им для исполнения должностных обязанностей.
5. Ответственность подразделения
Операционный отдел несет установленную настоящим Положением ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение установленных должностных обязанностей.
Основанием для применения к Подразделению административных и экономических санкций могут служить:
негативная оценка клиентами банка качества обслуживания;
нарушения в деятельности Подразделения, выявленные в результате проверок, осуществляемых органами внутреннего контроля банка и государственными органами контроля.
Применяемые к Подразделению административные санкции реализуются в форме различных дисциплинарных взысканий, накладываемых Председателем Правления банка в установленном в банке порядке непосредственно на Начальника Операционного отдела. Начальник Операционного отдела от своего имени и в пределах своей компетенции имеет право накладывать аналогичные взыскания на сотрудников Подразделения, виновных в установленных нарушениях. Применяемые к Подразделению экономические санкции реализуются в форме централизованного уменьшения выделяемого ему премиального фонда. Руководитель Подразделения самостоятельно определяет конкретные размеры удержания премии с сотрудников, непосредственно виновных в применении к Подразделению соответствующих экономических санкций.
Предложенное Положение об отделе является по своей структуре довольно распространенным и включает в себя все необходимые разделы. Однако в разделе "Функциональные обязанности подразделения" можно рекомендовать в каждом конкретном случае более детально и точно определить функции отделов, а также механизмы внутрибанковского взаимодействия, необходимые для обеспечения их выполнения.
Наличие указанных Положений, регламентирующих все аспекты взаимоотношений между подразделениями, руководством и сторонними организациями, в настоящее время - один из индикаторов качественного менеджмента, и их отсутствие может повлечь за собой серьезные нарекания на те банки, где управление до сих пор практически не регламентировано внутренними документами. К сожалению, на практике это встречается в работе многих российских кредитных организаций.
Следующим по важности является группа внутренних регламентирующих документов, называемых должностными инструкциями.
Должностная инструкция - это внутренний документ, содержащий формализованное описание требований к специалисту со стороны кредитной организации, его должностных прав и обязанностей, ответственности и взаимодействия с другими работниками и руководством.
Согласно Правилам ведения бухгалтерского учета N 61: "Конкретные обязанности бухгалтерских работников и распределение обслуживаемых ими счетов, а также вносимые изменения оформляются в письменной форме". "Конкретные обязанности бухгалтерских работников" необходимо оформлять в виде утвержденных руководством банка и главным бухгалтером должностных инструкций, иными словами, согласно действующим с января 1998 года правилам, их наличие для бухгалтерских работников является обязательным.
Оформление должностных инструкций целесообразно осуществлять на основе заранее подготовленного "Стандарта на разработку должностных документов персонала банка" и "Положения о кадровой работе", которые закрепят общую форму инструкций и порядок взаимодействия руководства с персоналом кредитной организации (наем, увольнение, составление штатного расписания). Ниже в качестве примера приведена должностная инструкция ведущего экономиста Операционного отдела одного из функционирующих сегодня российских банков.
Пример 3. Содержание и структура должностной инструкции бухгалтерского работника
Должностная инструкция ведущего экономиста Операционного отдела
"Утверждена"
Председатель Правления банка _______________ ( )
Главный бухгалтер банка _______________ ( )
1. Общая часть
1.1. Настоящая Должностная инструкция разработана в соответствии с "Положением о кадровой работе в банке", "Стандартом на разработку должностных инструкций персонала банка" и "Положением об Операционном отделе".
1.2. Целью документа является определение формализованных квалификационных требований к должности "Ведущий экономист Операционного отдела" по утвержденному штатному расписанию банка, а также соответствующих ей прав, функциональных обязанностей и ответственности за их выполнение.
1.3. Необходимые изменения в данный документ могут быть внесены по решению утверждающих его лиц в порядке переутверждения.
1.4. Документ проходит утверждение и приобретает юридическую силу с момента визирования соответствующим специалистом.
2. Квалификационные и дополнительные требования
2.1. Образовательный уровень - высшее специальное образование.
2.2. Квалификационное требование:
отсутствие отрицательных характеристик с предыдущих мест трудовой деятельности.
2.3. Стаж работы по специальности в финансово-кредитной сфере - не менее двух лет.
2.4. Дополнительные требования:
успешное прохождение действующей в банке процедуры отбора претендентов на замещение вакантных должностей;
возраст на момент замещения - не старше 50 лет для мужчин и 45 лет для женщин;
отсутствие медицинских противопоказаний к трудовой деятельности высокострессового характера.
3. Подчиненность, порядок назначения и смещения с должности