│Начальник отдела │Визирует отчетность, предоставляемую отделом, а│
│ │также выполняет функции последконтроля в случае его│
│ │отсутствия │
├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Начальник │Контролирует внутренние расходы в рамках бюджета│
│управления │управления │
├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Начальник │Контролирует внутренние расходы в рамках бюджета│
│департамента │департамента │
├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Курирующий │Контролирует все операции с нетиповыми условиями│
│заместитель │или операции, совершаемые впервые, визирование│
│председателя │договоров по своему профилю деятельности │
├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Председатель │Контролирует распоряжения комитетов, издает приказы│
│ │по банку, санкционирует расходы сверх бюджета │
├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Главный бухгалтер │Контролирует соответствие документа требованиям│
│ │бухучета законодательству Российской Федерации и│
│ │нормативным актам, подписывает документы с│
│ │регламентируемой подписью главного бухгалтера │
├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Юрист │Подтверждает, что документ не несет негативных│
│ │правовых последствий для банка │
├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Печать │Подтверждает, что все визы и подписи сверены │
│(канцелярия) │ │
├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Руководитель │Визирует расходы банка в рамках утвержденного│
│казначейства │бюджета, визирует указания по изменению сумм│
│ │авансов │
├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Визирование у│В случае передачи на визирование членам Правления│
│членов Правления │документ передается в канцелярию с разборчивым│
│ │указанием фамилии исполнителя │
└───────────────────┴───────────────────────────────────────────────────┘
┌───────────────────┬───────────────────────────────────────────────────┐
│ Прочие правила │ Суть правила │
├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│ 1 │ 2 │
├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Движение │Документ движется по предусмотренным регламентами│
│документов │стадиям его обработки с учетом задач визирования│
│ │вверх по структурной цепочке (от исполнителя к│
│ │руководству) │
├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Осуществление │Запросы по документу могут возникать и│
│запросов в ходе│удовлетворяться на любой стадии визирования, но в│
│обработки │первую очередь должны быть обращены к исполнителю│
│документа │документа, а уже потом при необходимости к│
│ │завизировавшим его лицам │
├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Визирование │Документ, сформированный на основании другого│
│вторичных │утвержденного документа, требует визирования только│
│документов │исполнителем │
├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Внешние платежи│Все внешние платежи банка свыше суммы,│
│банка │устанавливаемой индивидуально исходя из величины│
│ │риска для конкретного банка, проходят визирование у│
│ │ответственного руководителя │
├───────────────────┼───────────────────────────────────────────────────┤
│Изменения в│Изменения в утвержденных документах визируются так│
│утвержденных │же, как и сами документы │
│документах │ │
└───────────────────┴───────────────────────────────────────────────────┘
Предложенная или подобная ей системы визирования на практике способны решить многие проблемы, возникающие на данной стадии обработки документов. Введение подобной системы визирования позволит снизить нагрузку на руководителей высшего и среднего звена за счет переноса принятия менее значительных решений и контроля за их исполнением на более низкий уровень.
В заключение этой темы хотелось бы обратить внимание на составляющие экономической эффективности оптимизации документооборота. Среди них, естественно, существуют такие, которые практически невозможно или, по крайней мере, очень сложно выразить в цифрах. К ним относится повышение качества и скорости обслуживания клиентов, заинтересованности работников в высоком качестве выполнения работы, повышение контролируемости и управляемости внутренними процессами, их безопасности и т.д.
В то же время оптимизация документооборота приводит к результатам, которые с экономической точки зрения легко подсчитать. Это возможное сокращение персонала операционных подразделений, интенсификация труда, сокращение обслуживающего персонала (курьеров, водителей, помощников и т.п.), снижение затрат на бумагу (как ни странно, в крупных банках эти затраты могут быть весьма высоки), высвобождение площадей (как следствие - сокращение работников и архивных помещений), сокращение части высокооплачиваемого административного персонала, вовлеченного в документооборот, и т.д.
Все эти реальные позитивные результаты вполне оправдывают затраты на оптимизацию внутрибанковского документооборота.