Кроме того, при регламентации производственных отношений с техническим персоналом необходимо учитывать следующие факторы.
* При высоком уровне активности, заинтересованности и профессионализма специалистами по автоматизации затраты на закупки технических средств могут быть сокращены в среднем на 5-25%, а при закупке программного обеспечения даже до 25-35%.
* На рынке трудовых ресурсов достаточно специалистов по поддержанию работоспособности различных систем. Однако людей, имеющих опыт развития технологической базы, недостаточно.
* Использование стандартных систем снижает стоимость их установки и сопровождения, при этом необходимо учитывать, что любая собственная разработка является нестандартной.
* Обучение персонала сокращает различного рода расходы, однако зарплата высококлассного сертифицированного специалиста на рынке высока, и, кроме того, на таких специалистов есть постоянный спрос в зарубежных компаниях.
Наличие в организации крупных высокотехнологичных проектов может являться существенным стимулом в работе сотрудников отделов автоматизации.
В связи с рассмотрением технического персонала интересно отметить, что в среде профессионалов существует особый критерий для положительной оценки работы, который, на первый взгляд, может показаться парадоксальным: так, например, чем меньше у системного администратора работы, тем лучше он работает. Впрочем, это суждение вполне справедливо, поскольку у высококвалифицированного специалиста сбои и аварийные ситуации случаются крайне редко. Однако, чтобы четче наладить работу данного подразделения, нам представляется целесообразным ввести систему штрафных санкций за нарушения в системе и регламентировать процедуру административного разбора аварийных ситуаций.
Основные составляющие технической политики
Структурные принципы технической политики, предлагаемые ниже, не являются окончательно разработанными или утвержденными, однако они позволяют сформулировать основные проблемы, связанные с техническим сопровождением или "перевооружением" организации.
1. Базовые принципы формирования технической политики.
В данном разделе необходимо определить основные цели и задачи технической политики, назвать показатели качественного технического оснащения и их допустимые значения. Кроме того, необходимо представить кандидатуру на должность курирующего руководителя (обычно уровня заместителя председателя правления) отвечающего за контроль исполнения данной политики и решения спорных, не оговоренных специально в документе о технической политике, вопросах.
Также названный раздел должен включать в себя:
* Описание процесса формирования заказа на техническую модернизацию подразделения и процедуру приема и сдачи работ. Здесь необходимо рассмотреть условия выбора субподрядчиков, поставщиков оборудования, а также процесс проведения тендеров. Наиболее эффективным подходом в разработке данного пункта является работа с постоянными партнерами на основании годового договора о сотрудничестве. По окончании договора предусматривается проведение тендера и заключение новых договоров.
* Определение условий и процедуры списания техники, а также условий отказа от использования различных технологических решений как устаревших. При разработке данного пункта следует учитывать, что подавляющее число информационных систем носят модульный характер, поэтому возможна частичная замена компонентов этих систем.
* Описание процедуры отказа от решения ранее поставленной задачи. Данная ситуация может возникать по различным причинам, и подобная регламентация поможет снизить потери от возможно неверно принятого решения.
2. Экономические составляющие технической политики.
Данный раздел должен регламентировать составляющие расходов и методику расчета доходов. При функционирующей системе бюджетного планирования также необходимо регламентировать методику расчетов затрат подразделений на обеспечение собственных технологий. Это позволит сократить излишние затраты на содержание подразделений.
В разделе могут описываться следующие типы затрат:
* Расходы на поддержание текущей работоспособности и на расходные материалы; определение стоимости сопровождения каждой технической единицы.
* Заработная плата специалистов и суммы, предназначенные для поощрений. В случае наличия отдельного бюджета на содержание отдела или управления автоматизации рекомендуется предоставить решение данного вопроса руководителю отдела или управления. Экономические аспекты технической политики должны разрабатываться с учетом методик, положенных в основу системы бюджетирования банка. В свою очередь процедура планирования и контроля исполнения бюджета банка и отдельных его подразделений должна также учитывать соответствующие статьи расходов и доходов, связанных с техническим обеспечением реализации основных функций подразделения.
3. Технические составляющие технической политики.
Данный раздел предназначен для технических специалистов и может содержать специализированную терминологию. Он должен содержать следующие составляющие:
* Основная линия программно-аппаратного обеспечения информационной системы. В данном разделе рекомендуется определить перечень компаний и решений, аппаратным и программным обеспечением которых пользуется организация. К этому пункту также необходимо приложить условия отдельной процедуры, возможной в случае отклонения от установленных правил (например, организация использует сеть на базе серверов Windows NT с использованием в качестве клиентских мест Windows 98. В качестве клиентских компьютеров используется компьютеры компании N и т.д.).
* Правила документирования используемых решений, особенно в области собственных разработок (например обязательное предоставление разработчиком описания открытых исходных текстов собственных программных решений).
* Организация коммуникационной базы организации. Данный раздел должен определять структуру локальной сети организации, внутренней телефонной сети, принципы связи с внешними организациями и источниками данных, а также коммуникационные стандарты связи и передачи информации.
* Описание и регламентация действий в критических ситуациях. Здесь должны быть названы возможные сбои и нарушения работы технических средств и допустимые пути решения возникающих в связи с этим проблем. Раздел технической политики, регламентирующий использование программно-аппаратных средств, должен с достаточной степенью подробности отражать весь спектр технического обеспечения и программных комплексов, используемых банком. В большинстве случаев этот раздел будет включать спецификации аппаратных средств, компьютеров, средств связи, требования информационного обеспечения банка, описание интерфейсов взаимодействия информационных систем, программных комплексов и технических средств.
Дополнения к технической политике
В технической политике обязательно должны быть учтены перечисляемые ниже положения, причем последние могут быть оформлены как приложение к документу о технической политике.
* Положение об информационной безопасности. Данное приложение описывает правила формирования политики доступа пользователей к информационным хранилищам организации и к ее техническим средствам.
* Положение о соответствии технических средств требованиям безопасности и условиям охраны труда. Наличие такого документа позволит сократить возможные затраты на решение проблем, связанных со здоровьем сотрудников.
* Положение о соответствии технических средств метрологическим стандартам и стандартам, определенными прочими государственными организациями. Систематизация внешних стандартов, их доступность сотрудникам банка позволит сократить количество спорных вопросов с внешними государственными организациями.
Перечисленные документы оформляются как приложения, поскольку разрабатываются нетехническими службами: службой безопасности или отделом кадров.
Практика большинства российских банков показывает, что во многих из них техническая политика отсутствует, по крайней мере, в виде оформленного и утвержденного документа. Безусловно, основные требования и положения технической политики существуют на неформальном уровне и учитываются при принятии решений по автоматизации банковских процессов, обновлении технической базы банка и т.д. Однако они не оформлены документально, и это не позволяет достоверно оценить материальные затраты на те или иные технические мероприятия и эффект от их реализации. Как уже было неоднократно отмечено выше, подобное положение приводит к необоснованному росту издержек.
Систематизация и детальная проработка требований банка в отношении технической политики позволят не только осуществлять деятельность в соответствии с утвержденными едиными правилами формирования информационно-технической базы, но и сократить сроки принятия решений, минимизировать производственные затраты на их реализацию.
В процессе реинжиниринга любой организации менеджеры сталкиваются с большим количеством проблем разного рода. Описать их все практически невозможно, да и, наверное, не нужно, ведь каждый банк настолько индивидуален, что давать какие-либо детальные инструкции просто нет смысла. Однако некоторые наиболее часто встречающиеся проблемы можно и нужно систематизировать. В частности, это те проблемы, которые мы попытались рассмотреть в настоящей главе, опираясь на практический опыт нескольких, в том числе и крупнейших российских и зарубежных, банков.
Глава 3. Реализация, или Что делать
В этой части мы рассмотрим комплекс практических мер по улучшению технологии реализации нововведений в сфере банковского дела. Современная ситуация в финансовой сфере показывает, что перемены не просто желательны, а необходимы, причем перемены не поверхностные, а глубинные. Однако это не единственный способ решения возникающих сегодня проблем, и в данной части книги подробно описываются все, наиболее действенные с точки зрения автора, способы оптимизации банковской деятельности.