Реинжиниринг кредитных организаций. Управленческая аналитическая разработка (стр. 61 из 70)
* Прием экзаменов по результатам обучения.
* Разработка или настройка программного обеспечения и т.д.
* Запуск новой технологии в опытную эксплуатацию.
* Переход на полное, промышленное использование новой технологии. Все эти процедуры должны по возможности выполняться параллельно и сопряжены по срокам для меньшей затраты времени на реализацию проекта в целом. Для представления сложных громоздких проектов и осуществления контроля за ними удобно использовать современные инструментальные средства управления проектами.
Достаточно простым примером такого средства может служить программный продукт компании Microsoft - MS Project. Этот продукт позволяет автоматизировать распределение ресурсов, контроль выполнения отдельных этапов проекта и связанных задач, общее планирование. Он обладает возможностями планирования и распределения людских ресурсов, мониторинга нагрузок, построения сетевых графиков и Гант-диаграмм, гибкой системой отчетных форм, а также многими другими возможностями. Данный программный продукт в конечном счете облегчает непростую задачу управления проектами с десятками и даже сотнями подзадач, большинство из которых связано различным образом с другими работами и большим количеством исполнителей. Внешний вид интерфейса данного программного продукта представлен на рисунке 13.
Не менее важно заранее составить и утвердить бюджет преобразований, в котором будут запланированы все расходы, связанные с реализацией плана реинжиниринга. С учетом того, что подавляющее число подобных проектов не укладываются в первоначальный бюджет и испытывают нехватку ресурсов, необходимо заранее на стадии бюджетного планирования заложить специальный резерв в размере 20-25% для покрытия возможных перерасходов.
Контроль эффективности осуществленных преобразований
После начала полного использования новой технологии необходимо произвести оценку эффективности проделанных изменений. При этом, если окажется, что реальный эффект существенно ниже запланированного, не стоит расстраиваться, так как эта ситуация достаточно типична. Даже если после контрольного анализа осуществленных преобразований окажется, что эффективность их крайне низка или даже стремится к нулю, то есть только окупаются затраты, - это уже хорошо, и такие преобразования должны быть признаны положительными и их имеет смысл продолжать.
Не стоит при этом забывать о таких следствиях, которые невозможно посчитать в денежном выражении, но которые приносят важные стратегические выгоды. Речь идет об общей активизации деятельности организации, создании у работников и менеджмента ощущения перспективы, дополнительной мотивации, росте интереса к организации со стороны и т.д.
"Рис. 13. Вид интерфейса программного продукта Microsoft Project"
Корректировка и закрепление изменений
На основании данных по реальной эффективности, а также результатов промышленной эксплуатации бывает необходимо осуществить корректировки в деятельности или внедренной технологии. Такие корректировки представляют собой незначительные изменения и возникают вследствие того, что решить все вопросы сразу практически невозможно.
Относительно закрепления или "замораживания" модифицированного процесса уже говорилось выше.
В странах с рыночной экономикой вопросы, связанные с оптимизацией производственных процессов, рассматривались давно и постоянно. Постепенно начали возникать определенные правила и стандарты, направленные на поддержку этого процесса. Появлялись и продолжают появляться новые методологии и теории. В современных условиях все они не существуют сами по себе как чистые научные подходы, а реализуются в программных продуктах, облегчающих данный процесс.
Каковы же основные современные термины, стандарты и методологии описания и реинжиниринга бизнес-процессов организации?
Методология и средства поддержки
Опыт практического реинжиниринга породил ряд методологий и стандартов по разработке и моделированию бизнес-процессов. В основном они сводятся к регламентации построения и описания схемы бизнес-процесса на базе современных CASE-средств (Computer-Aided System of Engineering). "Компьютерно-ориентированные системы инжиниринга" предназначены для моделирования и анализа технологии работы, а также проектирования, разработки и сопровождения программного обеспечения. Мы рассматриваем использование CASE-средств лишь для анализа и проектирования всех бизнес-процессов и операций, хотя их способность существенно облегчает процесс создания программных продуктов (осуществляет его в полуавтоматическом режиме), в том числе и для автоматизации новой, измененной технологии работы, объясняет их популярность и широкое распространение.
Использование CASE-средств в реинжиниринге направлено в основном на моделирование деятельности информационных потоков и потоков документов (WorkFlow). Модель какой-то системы - это представление набора компонентов системы или подчиненной области и их взаимодействие. Модель используется для описания, анализа, уточнения или замены системы. Модель представляет систему с помощью интерфейса или взаимозависимых частей, которые работают вместе, чтобы выполнить полезную функцию. Частью системы может быть любая комбинация объектов или функций, включая людей, информацию, программное обеспечение, процессы, оборудование, документы, изделия или сырье. Модель описывает, что делает система, на каких основаниях, как она работает, какие средства она использует, чтобы выполнить функции.
Существуют два глобальных подхода в моделировании - это статическое и динамическое моделирование. Статическое моделирование основано на создании в соответствии с какой-либо методологией статической модели деятельности, которая в отличие от динамической не позволяет моделировать и анализировать процессы в динамике, в движении. Разумеется, вследствие этого динамическое моделирование существенно нагляднее и обладает большими возможностями для естественного представления процессов организации и анализа, так как поддерживает механизмы параметризации модели, анализа типа "что если?", дает удобные возможности отслеживать состояние и изменение всей системы в целом или ее отдельных составляющих. Но как уже отмечалось выше, динамическое моделирование крайне затратный и сложный процесс, и поэтому необходимо соизмерять требуемые ресурсы и возможный эффект. Именно поэтому чаще используется статическое моделирование, хотя сегодня в России существуют прецеденты использования динамического моделирования.
Для статического моделирования бизнес-процессов обычно используется методология SADT (точнее, ее подмножество IDEF0), поддерживаемая пакетами BPWin, Design/IDEF и др. Однако статическая SADT-модель, как отмечалось, может не обеспечивать полного решения задач перепроектирования, так как необходимо иметь возможность исследования динамических характеристик бизнес-процессов.
Одним из возможных решений является использование системы динамического моделирования Design/CPN, основанной на методологии цветных (раскрашенных) сетей Петри. Фактически Design/IDEF и Design/ CPN являются компонентами интегрированной методологии перепроектирования: статические SADT-диаграммы автоматически могут превращаться в прообраз динамической модели, которая дорабатывается вручную и затем исполняется в различных режимах с целью получения соответствующих оценок.
При динамическом моделировании бизнес-процессов для каждого элемента модели задаются множественные (статические модели, как правило, ограничиваются одним или двумя) количественные параметры (временные затраты, ресурсы, стоимость, уровень риска и т.п.), а затем с помощью специальной процедуры анимации прослеживается поведение модели в динамике с учетом введенных параметров и их возможного изменения. Использование средств мультимедиа, включая визуализацию, видеоизображение, звуковое сопровождение и т.п., позволяет существенно повысить выразительность и наглядность построенной бизнес-модели, хотя традиционный графический подход в статических моделях также достаточно нагляден.
Следует отметить, что не существует принципиальных ограничений при использовании в качестве средства построения статических моделей бизнес-процессов еще одной традиционной методологии - диаграмм потоков данных или DFD (data flow diagrams). Более того, в настоящий момент доступен ряд продуктов динамического моделирования (INCOME Mobile, CRN-AMI и др.), базирующихся на сетях Петри различного вида и интегрируемых с DFD-моделью, которые позволяют успешно решать задачи перепроектирования. Многие средства статического моделирования также поддерживают эту методологию, в том числе и уже упоминавшийся BP-Win.
В общей процедуре реинжиниринга могут одновременно использоваться различные подходы и методологии, с целью достижения большего удобства и эффективности проектирования. Например, бизнес-аналитики могут использовать методологию SADT, а разработчики программного обеспечения - методологии и подходы, основанные на стандарте DFD, или один из современных средств UML (Unified Modelling Language - Универсальный язык моделирования), который базируется на методологии объекто-ориентированного анализа.
В любом случае основными двумя критериями выбора методологии и инструментария моделирования являются: возможность на их базе решить поставленную задачу и экономическая эффективность их применения. С учетом того, что динамическое моделирование на порядок более затратно статического, а также учитывая и другие обстоятельства (например наличие соответствующих специалистов и доступность литературы и программного обеспечения), наиболее приемлемым для облегчения задач реинжиниринга в российских банках является методология SADT и основанная на ней группа стандартов IDEF.