Группа стандартов IDEF разработана в 1980-1990-х годах несколькими группами американских ученых под общим руководством Лаборатории Армстронга авиабазы Райт-Паттерсон ВВС США. Целью этих стандартов первоначально была унификация методов построения распределенных гетерогенных информационных систем. По мере разработки последующих стандартов становилось ясно, что группа IDEF потенциально имеет гораздо больший спектр применений.
Дело в том, что лежащие в основе этих стандартов фундаментальные категории "система", "структура", "связь", "действие" представляют собой обобщение бесконечно большого числа частных случаев практического опыта. Выявив и сформулировав в этих категориях наиболее общие, характерные черты отдельных явлений и взаимодействий, человеческое мышление получило ту понятийную основу, которая позволяет, восходя от абстрактного к конкретному, описывать некоторым единым способом явления реальной жизни, бизнес-сферы с той степенью детализации, которая отвечает конкретным практическим потребностям.
При этом в силу весьма высокой степени абстрактности исходных категорий в стандартах IDEF имеется возможность легко переходить к описанию любых областей практической деятельности человека. Для этого формируется понятийный аппарат (определение, спецификация) более конкретного порядка и устанавливаются связи элементов аппарата с лежащими в основе абстрактными категориями. При необходимости еще более конкретизировать (детализовать) рассматриваемую область аналогичным образом создается понятийный аппарат следующего порядка конкретизации и т.д. Из чисто практических соображений стандарты IDEF предусматривают до шести уровней такой детализации. Практика показывает, что такого количества иерархических ступеней или "уровней вложенности" детализации достаточно для рассмотрения, анализа и моделирования практически любой области человеческой деятельности. Не удивительно, что разработанная первоначально в рамках крупного аэрокосмического проекта ВВС США группа стандартов IDEF и положенная в основу первого из этих стандартов (IDEF0) методика SADT (Structured Analysis and Design Technique) впоследствии с успехом применялась и применяется в самых различных отраслях промышленности и бизнеса. Как отмечает один из основоположников методологии IDEF, автор методики SADT Дуглас Т. Росс, ее применяли тысячи людей при работе над сотнями проектов во многих областях.
Другой фактор, обусловивший распространение стандартов IDEF за пределы их первоначальной сферы применения - наличие достаточно простого и удобочитаемого графического языка, принципиально облегчающего разработку и понимание структуры рассматриваемых областей.
Эти два фактора обеспечили принципиальную формализуемость описаний рассматриваемых областей, называемых IDEF-описаниями. В результате весьма быстро возникли программные средства автоматизации проектирования новых и моделирования существующих систем различного назначения, а также программные средства автоматизации проектирования новых программных средств, о которых мы уже упоминали.
IDEF0 - методика моделирования, основанная на объединении графики и текста. Данная методика обеспечивает понимание системы, ее анализ, логику потенциальных изменений. IDEF0 модель составляется из иерархического ряда диаграмм, которые постепенно отображают увеличивающиеся уровни подробных функций описания и их интерфейсов внутри системы. Имеются три типа диаграмм:
графический символ;
текст;
глоссарий.
Графические диаграммы определяют функции и функциональные связи через блоки работ и синтаксис стрелок (вход, выход, механизмы (ресурсы), управление) и семантику их взаимодействия. Текст и диаграммы глоссария обеспечивает дополнительную информационную поддержку графических диаграмм.
Таким образом, IDEF0 представляет собой методику проведения различных видов анализа. И именно: анализа технологий и управления бизнес-процессов, анализа доходов и затрат, функционального анализа при проектировании систем автоматизации.
Одной из основных областей применения стандартов IDEF стала банковская, кредитно-финансовая сфера. Развитие этой сферы привело к тому, как это не парадоксально, что реальные денежные средства, операции становятся менее важны, чем информация об этих операциях. Если традиционно банки создавали деньги, и это была их основная функция, то сегодня основным продуктом их деятельности является информация. Разумеется, в этих условиях углубляется уровень компьютеризации и информатизации банковской системы.
Соответственно усложняются автоматизированные банковские системы (АБС), в огромной степени возрастают потоки информации в сфере денежного обращения и в кредитно-финансовой сфере. Все это требует разработки соответствующих технологических потоков, систем управления и систем контроля такой сложности и таких размеров, что без автоматизации таких разработок их реализация стала бы просто невозможной. И здесь очень активно применяются стандарты группы IDEF.
Практические рекомендации по методологии разработки, поддержки и корректировки технологической схемы работы банка "Как есть" в стандарте IDEF0
Рассмотрим процесс разработки и корректировки схемы "Как есть". Он включает в себя следующие этапы.
1. Постановка задачи выполняемых работ.
1.1. Определяется конечная цель построения схемы (например, автоматизация рабочего места, разработка должностной инструкции).
1.2. Исходя из цели, определяется глубина детализации (например, до проводок, до полей в выходных документах, до операций, выполняемых пользователем).
2. Определяется точка зрения для построения диаграмм. В основной схеме используется точка зрения бизнес-технолога, задачей которого является распределение обязанностей между работниками, разработка должностных инструкций. Для разработки пользовательского интерфейса лучше использовать точку зрения дизайнера интерфейса и детализировать в основной схеме блоки типа "Зарегистрировать операцию в АБС". На диаграмме рекомендуется в качестве активностей описать ввод конкретных полей пользователем. В качестве стрелок использовать правила, накладываемые одним полем на ввод другого.
Для разработки отчета можно детализировать активности типа "Формирование отчетности". В качестве активностей рекомендуется использовать бизнес-правила получения данных, в качестве стрелок - потоки данных.
3. Для описания новых бизнес-процессов рекомендуется максимально плотно ознакомится с предметной областью, в которой строится диаграмма. Необходимо также ознакомиться с тем, как решаются аналогичные задачи в других организациях. Особо рекомендуется обсудить предлагаемую схему с предполагаемым конечным исполнителем и со службами, которые, возможно, будут участвовать в реализации данного бизнес-процесса.
4. При построении новой схемы необходимо:
4.1. Определить глоссарий данного процесса. В случае, если используются выходные формы, описанные в прилагаемом к схеме списке выходных форм, в скобках после наименования документа указать его номер по списку. А в случае, если форма отсутствует в списке, зарегистрировать ее там.
4.2. Определить место данного бизнес-процесса в существующей схеме. Определить входящие стрелки. Провести детализацию до нужного уровня, по возможности без рисования стрелок, используя только активности.
4.3. Соединить активности туннельными стрелками от детализированной диаграммы к порождающей диаграмме.
4.4. Провести объединение стрелок без потери информативности схемы.
4.5. Провести соединение стрелок, входящих в бизнес-процесс, с граничными стрелками.
4.6. Распечатать построенные диаграммы и обсудить их с предполагаемыми исполнителями.
5. Для оптимизации уже разработанной схемы необходимо:
5.1. Определить параметры, требующие улучшения (например, длительность выполнения бизнес-процесса, упрощение для конечного исполнителя и так далее).
5.2. Ознакомиться с предметной областью и возможными решениями данной проблемы.
5.3. Попытаться поставить задачу без использования специальных терминов.
5.4. Используя наработанный опыт и приемы оптимизации, провести перестройку данной схемы.
5.5. Проверить соответствие новой схемы оговоренным условиям.
5.6. Обсудить решение с предполагаемыми исполнителями.
6. После внесения изменений в схему сообщить о деталях изменений ответственному лицу, согласовать с ним добавления в глоссарий и перечень выходных форм.
7. Для поддержания актуальности базы первичных документов целесообразно оформить распоряжение по банку, запрещающее использовать документы, отсутствующие в реестре документов, и, в случае необходимости использования таких документов, обязать исполнителей провести их обязательное представление и регистрацию у лица, ответственного за поддержание актуальности и оформление реестра новых документов.
Таким образом, в настоящей главе мы познакомили читателей с основными терминами, стандартами и методологиями процедуры описания и реинжиниринга бизнес-процессов организации, а также представили описание необходимого для этих целей современного программного обеспечения и дали некоторые практические рекомендации.
Современный уровень менеджмента в банковском деле могут обеспечить лишь специалисты, хорошо владеющие не только предметной областью, но и новейшими методами, технологиями управленческой деятельности. Сегодня все больше и больше знаний и навыков требуется особенно работникам финансовой сферы для поддержки и оперативного управления своей деятельностью. Но только в современных условиях знания уже не в состоянии помочь при решении задач развития, так как они достаточно быстро устаревают.