– получение компьютерных управленческих решений;
– осуществление анализа и прогнозирования хозяйственно-финан-совой деятельности предприятия.
В условиях рыночной экономики бухгалтерский учет самым тесным образом переплетен с внутрихозяйственным аудитом. Основные задачи внутрихозяйственного аудита при применении автоматизированной системы учета следующие:
– анализ правомочности применения на предприятии конкретных форм и методов учета;
– анализ правомерности фиксация первичных хозяйственных операций и проверка их подтверждений соответствующими данными документов;
– исследование учетных данных на предмет полноты их отражения;
– контроль несанкционированного доступа к учетной информации;
– контроль правильности и своевременности произведенных расчетов;
– контроль полноты и своевременности формирования отчетной информации;
– контроль правильности формирования бухгалтерских проводок и формирования учетных регистров;
– исследование и прогнозирование финансово-хозяйственного состояния предприятия;
– формирование управленческих решений. Автоматизация управленческих функций основывается на наиболее рациональном перераспределении нагрузки между человеком и ЭВМ, когда компьютер выполняет многовариантные расчеты и выдает рекомендации по принятию решения, а человек делает окончательный вывод и выбирает конкретное решение.
Развитие форм бухгалтерского учета – длительный исторический процесс, происходивший в двух направлениях: совершенствование со-держания и сущности и совершенствование форм учета. Выбор формы является одним из основных моментов в бухгалтерском учете.
В условиях применения ЭВМ определяющими факторами для задания формы бухгалтерского учета являются не столько структура регистров, их вид и способ получения, сколько методики обработки учетной информации на всем протяжении технологического процесса – от ввода первичных данных до получения той информации, которая необходима для отчетности и принятия управленческих решений.
В условиях применения вычислительной техники наиболее распространены таблично-перфоркарточная, таблично-автоматизи-рованная и диалоговая формы учета.
Автоматическое составление машинограмм аналитического и синтетического учета по исходным данным, зафиксированным на машинных носителях, предопределяет принципиально новый подход к приемам ведения учета, системе построения машинограмм, сочетанию в них аналитических и синтетических данных и др.
Впервые новый подход к организации бухгалтерского учета при комплексной его механизации был разработан в условиях применения перфорационных вычислительных машин; эта форма бухгалтерского учета получила название таблично-перфокарточной.
В основу комплексной механизации бухгалтерского учета по таблично-перфокарточной форме положен принцип непрерывности обработки учетной информации на вычислительных установках при полной механизации всех учетных работ. При этом происходило перераспределение работ, и значительная часть операций учетного процесса выполнялась персоналом вычислительной установки.
Существенная особенность данной формы учета заключалась в том, что в ней сочеталось использование двух видов нанесенной на перфокарты информации – переменной (разовой) и постоянной (нормативно-справочной). Переменная информация содержала данные о хозяйственных операциях и отражала исходные показатели, полученные из первичных документов.
Постоянная информация содержала нормативные и расценочные показатели, что позволяло существенно сократить содержание первичных документов за счет исключения из них справочных данных, а также уменьшить объем учетной работы.
Документы о хозяйственных операциях, оформленные в пачки, проверенные и принятые для обработки, регистрировались в специальном журнале приема документов и регистрации контрольных чисел, который служил для контроля за сохранностью этих документов и для проверки полноты записей в табуляграммах.
Зарегистрированные документы передавались на перфоратор для набивки перфокарт. Подготовленные перфокарты направлялись на вычислительные машины, где производилась их группировка. С их помощью осуществлялась систематизация сведений о хозяйственных операциях по счетам синтетического и аналитического учета.
Регистрами синтетического и аналитического учета являлись табуляграммы дебетовых и кредитовых оборотов, составляемые по каждому синтетическому счету.
В аналитических табуляграммах приводились данные первичных документов, систематизированные в разрезе аналитических счетов каждого корреспондирующего счета.
По итогам табуляграмм синтетического учета составлялся оборотный баланс с расшифровкой субсчетов по каждому синтетическому счету. Эти сведения были предназначены для заполнения баланса и отчетности.
Основными приемами механизации учета при таблично-перфорационной форме являются:
– создание удобочитаемых (бумажных) документов;
– использование единой номенклатуры кодов синтетических счетов и объектов их аналитического учета, позволяющей организовывать автоматическую взаимосвязь аналитического и синтетического учета;
– использование в первичных документах, предназначенных для регистрации информации в натуральном и стоимостном выражении, кода корреспондирующего счета и объектов его аналитического учета, позволяющего автоматически создавать полную бухгалтерскую запись;
– организация поточной технологии обработки учетной информации;
– использование табуляграмм вместо ручных регистров аналитического и синтетического учета;
– организация автоматической взаимосвязи регистров аналитического и синтетического учета;
– создание по всем первичным данным бухгалтерского учета, зафиксированным на машинных носителях, контрольных табуляграмм и журналов контрольных чисел для проверки машинограмм аналитического и синтетического учета и для организации автоматической взаимосвязи выходных документов синтетического и аналитического учета.
При таблично-автоматизированной форме бухгалтерского учета на предприятии организуется самостоятельное подразделение (АСУП), где используются универсальные электронные вычислительные машины общего назначения с набором периферийной техники.
К основным чертам таблично-автоматизированной формы бухгалтерского учета относятся:
– широкое использование технических средств для организации комплексной автоматизированной системы обработки учетной информации;
– применение универсальной документации и машиночитаемых носителей информации;
– применение системы кодов учетной информации, позволяющей получать на ЭВМ все необходимые бухгалтерские регистры;
– соблюдение принципа двойной записи при применении одного комплекта носителей информации и программной группировки дебетовых и кредитовых оборотов;
– автоматизация логических операций по ведению учета;
– наличие системы регистров-машинограмм; установка определенной последовательности их изготовления и способов записи и хранения информации; возможность использования запросного режима по отдельным хозяйственным и расчетным операциям;
– организация системы контроля и исправления ошибок, выявляемых при проверке информации;
– длительное сохранение первичной информации, машиночитаемых носителей и машинограмм-регистров.
При таблично-автоматизированной форме бухгалтерского учета обработка и ведение информационной базы должны производиться непосредственно на ЭВМ. Для этого необходимо автоматизировать процессы сбора первичной информации, ее регистрации и передачи по каналам связи на центральную ЭВМ (вычислительный центр). Полностью должны быть автоматизированы такие операции, как обработка и сортировка информации, печать машинограмм.
В условиях таблично-автоматизированной формы учета первичные данные помимо обычных носителей, могут сразу фиксироваться на машиночитаемых носителях, что позволяет автоматизировать сбор первичной информация. На машинных носителях ЭВМ хранится текущая, нормативно-справочная и выходная информация. Поскольку нормативно-справочная информация подлежит многократному использованию, она заносится в специальные базы данных. В зависимости от использования технических средств и носителей информации существует два способа ведения учетной информации: непосредственный и с использованием периферийной техники.
Одним из важнейших принципов таблично-автоматизированной формы учета является использование запросного режима с целью получения сведений по соответствующим позициям бухгалтерского учета. Для этой цели бухгалтер заполняет стандартный документ, в котором указывается вид запроса. После его ввода в ЭВМ необходимая информация либо выдается на печатающее устройство в табличной форме, либо выводится на терминал.
Основными достоинствами таблично-автоматизированной формы бухгалтерского учета являются:
– применение периферийной техники на местах возникновения информации;
– применение переменной и постоянной информации;
– автоматизация ведения и выдачи ведомостей;
– автоматизация контроля и расчета информации;
– использование информации, создаваемой в других подсистемах АСУП;
– комплексность автоматизации бухгалтерского учета;
– быстродействие выполняемых учетных работ, регламентное формирование и получение информации;
– незначительный процент подготовки и получения входной информации.
– Основными недостатками данной формы учета являются:
– оторванность вычислительной техники и вычислительных ресурсов от бухгалтерского аппарата;
– сложность оперативного взаимодействия всех служб по принятию управленческих решений;