Ежедневно, используя такую программно-техническую систему и продолжая осуществлять свои традиционные методологические, информационные и контрольно-аналитические функции, бухгалтер интегрируется в человеко-машинной системе обработки данных бухгалтерского учета как оператор, выступая в новом для себя качестве бухгалтера-оператора.
В качестве новой технологии автоматизации бухгалтерского учета целесообразно использовать универсальный режим работы, поскольку РСОД может реализовать как децентрализованную обработку информации, характерную для отдельной вычислительной машины, так и централизованную обработку информации, когда многочисленные ПЭВМ, решая свои задачи, работают параллельно, а при необходимости производят обмен информацией. Такой режим соответствует специфике учетной работы, когда каждый бухгалтер на своей вычислительной машине выполняет все учетные операции своего участка и направляет результаты по коммуникационным каналам в соответствующие инстанции.
РСОД обладает следующими характерными особенностями:
1) взаимодействием всех рабочих мест данной системы;
2) поэтапным нормированием мощности системы;
3) снижением и гибкостью расходов на содержание всей системы;
4) использованием наряду с традиционными первичными документами технических носителей, на которые информация наносятся автоматически с помощью регистров, установленных в местах выполнения хозяйственных операций;
5) отсутствием традиционного обособленного этапа подготовки данных на техническом носителе, т.е. совмещение операций ввода данных первичных документов с автоматизированными операциями контроля, систематизации, обобщения данных и размещение в информационном фонде РСОД, а также совмещение с операциями первичных расчетов данных;
6) ускорением обработки учетной информации, получением качественных данных за счет максимального приспособления средств обработки и обеспечения принятия решений к объектам оперативного управления (малым предприятиям, кооперативам, цехам, участкам, отделам и т.д.);
7) возрастанием информационности системы за счет увеличения количества данных и повышения их достоверности и своевременности;
8) оперативностью получения и обработки информация длительного хранения (за несколько предыдущих лет);
9) уменьшением объемов документооборота;
10) коллективным использованием документов на основе ПЭВМ, объединенных коммуникативными средствами;
11) автоматизацией всего цикла операций по вводу, контролю, бухгалтерской обработке, систематизации и обобщению первичных учетных данных, а также автоматизацией операций вывода на печать и формирования других контрольно-справочных документов;
12) непосредственным вводом с клавиатуры АРМ учетного работника данных первичных документов и одновременным их отражением на экране дисплея;
13) интерактивным (диалоговым) режимом взаимоотношения персонала АРМ учетного работника с ресурсами РСОД;
14) непосредственным участием исполнителей в процессах управления и повышением их ответственности;
15) диалоговым и запросно-ответным режимами информационного обслуживания учетного работника данными, необходимыми для выполнения возложенных на него контрольно-аналитических, организационных и информационных функций;
16) перестройкой форм и способов предоставления информации в процессе решения задачи;
17) получением накопительных данных по любой требуемой структуре.
Создание АРМБ должно основываться на принципах персонификации вычислений и самообучения учетных работников, автоматизации профессиональных знаний, автоматизации новых функций, безбумажной технологии, рациональном сочетании распределенной, децентрализованной и централизованной обработки учетной информации, а также должно осуществляться с учетом модульности, системности и эргономичности.
Безбумажная технология функционирования систем позволяет использовать АРМБ для решения оперативных вопросов в реальном масштабе времени.
Принцип модульности допускает сопряжение АРМБ с другими элементами информационной системы предприятия, а также встраивание его в другие действующие системы с минимальными затратами и без прерывания функционирования.
Принцип эргономичности требует создания АРМБ, обеспечивающих комфортные условия труда. В настоящее время в соответствии с основными функциями учетных работников на предприятиях разрабатываются три категории АРМБ (АРМ бухгалтера I, II и ІІІ категории), использующие разные ПЭВМ с соответствующими техническими характеристиками.
При автоматизированном решении учетных задач управленческий персонал, в основном, выполняет работы, непосредственно связанные с осуществлением методологических, контрольных и аналитических функций, составлением в установленном порядке бухгалтерской отчетности, а также со сбором, регистрацией, подготовкой на машинном носителе первичной информации с использованием ПЭВМ, передачей подготовленной на машинном носителе информации системе обработки данных.
При этом соответствующие управленческие службы (бухгалтерия, цеха, отделы) несут полную ответственность за подготовку и передачу соответствующей информации, оформленной в виде документов или на машинных носителях, а бухгалтерия, кроме того, несет общую ответственность за организацию и ведение бухгалтерского учета на предприятии.
В процессе автоматизированного решения учетных, контрольных и аналитических задач устанавливается следующее взаимодействие между бухгалтерией, цехами, отделами и системой обработки данных.
Работники учета и лица, участвующие в автоматизированном решении задач учета, выписывают на ПЭВМ первичные документы, данные в которые заносятся по определенной цепочке. Одновременно с выпиской первичных документов производится дублирование информации на машинном носителе. В соответствии с установленным на предприятии порядком, работники учета передают в систему обработки данных подлежащую обработке информацию, нанесенную на машинный носитель, а также дополнительные данные, позволяющие контролировать ее правильность.
В системе формирования данных по мере получения информации производится необходимая обработка, включая создание и контроль информационных данных на центральной ЭВМ, выдачу диагностических сообщений об обнаруженных ошибках и загрузку данных в информационную базу для дальнейшего использования при решении учетных, аналитических, контрольных и аудиторских задач.
Реальные учетные, контрольные и аналитические процессы распределены по территории предприятия по конкретным рабочим местам и осуществляются в конкретных организационно технических условиях. Поэтому для формирования структуры АРМ особенно важен тщательный анализ рабочих мест. В результате анализа учетного, контрольного и аналитического процессов составляется схема рабочих мест, отражающая их взаимодействие при осуществлении учетных, контрольных и аналитических функций. В эту схему должны входить рабочие места всех работников, функциональные обязанности которых хоть в какой-либо мере связаны с учетом, контролем или аудитом. Сюда относятся не только лица, осуществляющие документирование, систематизацию, обобщение данных, выполняющие контрольные или аналитические функции, но и технический персонал.
Описанные в схеме рабочие места должны рассматриваться в качестве потенциальных для создания различных АРМ. Хотя значительная часть выделенных работников организационно не связана с бухгалтерией, они все же обязаны выполнять все указания главного бухгалтера предприятия по организации и ведении учета. Поэтому организационная подчиненность отнюдь не ограничивает состав мест, где могут быть установлены АРМ, обеспечивающие автоматизацию учета, контроля и анализа.
В то время как для бухгалтерских работников весь комплекс выполняемых работ связан с учетом, контролем и аудитом, то для остальных лиц связанные с учетом функции не являются основными и занимают лишь часть рабочего времени. Следовательно, организация АРМ для этой категории работников целесообразна лишь в том случае, если этот АРМ будет использоваться и для выполнения их основных функций. Следовательно, автоматизация рабочих мест работников структурных подразделений, осуществляющих документирование хозяйственных операций, в большинстве случаев целесообразна лишь при условии комплексной автоматизации всех учетных, контрольных и аналитических функций.
РСОД в условиях функционирования АРМ бухгалтера строится на основе выделения следующих трех уровней управления:
– высшего (на основе АРМ бухгалтера III категории), на котором осуществляется управление бухгалтерским учетом в целом;
– среднего (на основе АРМ бухгалтера II категории), на котором осуществляется управление на уровне участков учета;
– низшего (на основе АРМ бухгалтера I категории), на котором осуществляется непосредственное управление деятельностью цеха, участка, бригады, склада, кладовой, отдела и т.д.
Эти три уровня системы управления охватывают всю совокупность проблем по учету, контролю, аудиту и анализу хозяйственной деятельности.
АРМБ I категории предназначено для формирования и подготовки первичной информации непосредственно на местах ее возникновения (в цехах, складах и т.д.), а также для решения необходимых учетных задач.
Первичные данные регистрируются непосредственно на рабочем месте их возникновения и передаются по определенной цепочке. В процессе решения задач по месту их возникновения выявляются отклонения, их причины и виновники, сведения о которых важны для оперативного руководства процессом производства на уровне участков, цехов, отделов и других производственных единиц. АРМБ I категории позволяет организовать систематическое своевременное оформление изменений норм и внесение их в нормативно-справочную информацию.