На АРМБ II категории производится контроль прохождения первичной информации и решается ряд контрольных и аналитических задач, здесь также осуществляется выявление отклонений от нормальных условий работы по участкам учета.
Вся получаемая на этом этапе информация подвергается логическому контролю на корректность, также осуществляется автоматический контроль за соответствием данных аналитического и синтетического учета.
АРМБ III категории предназначается для анализа работы структурных подразделений и предприятия в целом, для обобщения сводных данных, связанных с решением регламентных задач по составлению оперативной и периодической отчетности, осуществления оперативного контроля по использованию трудовых, материальных и денежных ресурсов, осуществления контроля за выполнением установленных показателей структурных подразделений и соблюдением действующих норм материальных и трудовых затрат, для выявления отрицательных отклонений от действующих систем нормирования и для планирования, управленческого учета, моделирования учетными данными. Данным АРМБ осуществляется решение регламентных задач по составлению оперативной и периодической отчетности, составляется прогноз и проводится контроль за использованием трудовых, материальных и денежных средств.
Автоматизация учета с распределенными базами данных характеризуется следующими основными особенностями:
– сочетанием централизованного и децентрализованного управления средствами;
– выбором оптимальной структуры распределенных баз данных;
– рациональным размещением в этих базах задач и запросов;
– обеспечением достоверности передаваемой и обрабатываемой учетной информации.
РСОД позволяет решать сложные задачи с использованием локальных баз данных и с децентрализованной обработкой информации. Она позволяет создавать информационные системы, которые сочетают достоинства централизации и децентрализации обработки данных.
В условиях автоматизированной обработки учетной информации все управленческие задачи (более 80 %), в основном, решаются с использованием локальных баз данных в каждом структурном подразделении. Задачи обмена информацией и ее структуризации имеют незначительный вес (до 20 %).
В зависимости от выбранной системы обработки данных и степени автоматизации учетного процесса создаются АРМБ с использованием различного рода сетей реального времени (универсальные, специализированные, со статистическим или динамическим распределе-нием ресурсов, с разным типом управления).
Статическое распределение ресурсов предполагает организацию обмена информацией на уровне учетных данных.
Динамическое распределение ресурсов предполагает обмен информацией на уровне данных и программ.
На Украине в настоящее время действуют самые разнообразные варианты сетей АРМБ. В зависимости от способа управления данных сети разделяют на:
а) сети АРМБ с централизованным управлением;
б) сети АРМБ с управлением распределенной базой данных;
в) сети АРМБ с локально-управляемым доступом.
АРМБ с централизованным управлением предполагает взаимосвязь с единой центральной ЭВМ, которая обеспечивает информационный обмен информацией между АРМБ и служит базой данных для накопления и хранения информации.
В сетях с локально-управляемым доступом информационный обмен осуществляется на основе взаимодействия различных АРМБ. Это достигается путем разграничения доступа к информационной базе данных с использованием управляющей программы.
Сеть АРМБ с управлением распределенной базой данной позволяет осуществить взаимосвязь между АРМБ по уровням управления с использованием центрального банка данных. Данная система является наиболее гибкой и отвечает всем параметрам учетного процесса в условиях рыночной экономики.
Распределенная обработка данных с использованием АРМБ, которая позволяет распределить учетный процесс по уровням управления, позволяет:
– осуществить эффективный диалог зa счет персональной интерактивности, локальной памяти на рабочих местах и высокой скорости взаимодействия;
– организовать диалоговое управление учетным процессом в реальном масштабе времени; осуществлять распределенный сбор, обработку и вывод учетных данных для управления непосредственно на местах возникновения информации или на местах обобщения данных;
– сократить нагрузку на главную ЭВМ за счет параллелизма работы АРМБ:
– увязать весь учетный процесс в единый информационный поток;
– осуществить контроль информации на местах ее возникновения; принимать конкретные управленческие решения по отдельным участкам, производствам и т.д.
Переход к рыночной экономике вызывает необходимость коренного изменения методов хозяйственного управления и экономической работы предприятия. Подлежит пересмотру организация и методика бухгалтерского учета, осуществляющего одну из важнейших функций управления. Речь идет о создании национальной системы, основанной на международных стандартах.
Положение об организации бухгалтерского учета и отчетности в Украине, утвержденное 3 апреля 1993 г. № 250 Постановлением Кабинета Министров Украины, послужило первым шагом в совершенствовании системы бухгалтерского учета в условиях рыночной экономики, а также в совершенствовании системы квартальной и годовой отчетности. Были намечены пути по совершенствованию отдельных положений и рекомендаций по ведению бухгалтерского учета.
Однако предпринятые шаги к созданию национальной системы бухгалтерского учета очень незначительны и требуют дальнейшего развития и уточнения. Одной из главных задач перехода страны к международному учету является разделение финансового и управленческого (внутрихозяйственного) учета.
В финансовом учете обрабатывается часть учетной информации, отображающая сведения о финансовом положении деятельности предприятия. Данные сведения формируются в документах финансовой отчетности.
Управленческий (внутрихозяйственный) учет отображает все виды бухгалтерских данных, намеченные, обработанные и переданные для дальнейшего внутреннего пользования и решения задач управления. Управленческий учет является продолжением финансового учета и, прежде всего, применяется для отображения внутренних операций предприятия. Его предназначением является обеспечение информацией руководителей предприятия, менеджеров и других работников, ответственных за достижение определенных производственных целей.
На первом этапе финансового учета производится документальное оформление осуществленных на предприятии хозяйственных фактов. Одновременно с вводом первичных данных формируются все бухгалтерские проводки. Бухгалтер имеет возможность и вручную сформировать бухгалтерскую проводку, однако это не только может привести к дополнительным ошибкам, но и занимает много рабочего времени.
Автоматизированное формирование бухгалтерской проводки организуется на основе справочника типовых хозяйственных операций.
На втором этапе финансового учета все бухгалтерские проводки записываются в сводный бухгалтерский регистр, называемый книгой учета хозяйственных операций.
Книга учета хозяйственных операций является обобщенным синтетическим и аналитическим бухгалтерским регистром и представляет собой хронологически упорядоченный список проводок по счетам. В книгу учета заносятся все проводки, соответствующие текущему расчетному периоду. Каждая бухгалтерская запись имеет свой регистрационный номер. В книге учета хозяйственных операций отображаются все бухгалтерские операции, и она служит основным источником для формирования сводных бухгалтерских отчетов. Бухгалтерские записи могут формироваться непосредственно и в книге учета хозяйственных операций, например, проводки закрытия счетов, распределения счетов и т.д. Возможно формирование бухгалтерских записей при пересылке наборов бухгалтерских проводок из других систем.
Для анализа бухгалтерских проводок по определенному счету за выбранный период времени книга учета хозяйственных операций имеет другую форму представления и называется журналом хозяйственных операций по балансовому счету. Для учета забалансовых счетов ведутся специальные журналы хозяйственных операций по каждому отдельному счету. Такая структура учета позволяет накапливать в памяти ЭВМ информацию для синтетического и аналитического учета.
На третьем этапе финансового учета формируются регистры бухгалтерского учета, регистры внутренней и внешней бухгалтерской отчетности. Регистры внутренней бухгалтерской отчетности предназначены для внутреннего потребления и служат для накопления информации о движении средств и их источников на счетах бухгалтерского учета. На основании базы данных бухгалтерских проводок формируются регистры синтетического учете, регистры и отчеты аналитического учета, а также составляются документы специальной отчетности.
К регистрам синтетического учета относятся: оборотно-сальдовый баланс; оборотные ведомости по счетам; главная книга; шахматная ведомость. Данные внутренние учетные регистры предназначены для фактического определения состояния средств на счетах, остатков по счетам, оборотов по счетам, оборотов по корреспондирующим счетам, а также для их анализа и контроля.
К регистрам аналитического учета относятся аналитические ведомости по счетам и оборотно-сальдовая ведомость в аналитическом разрезе.
К специальной внутренней отчетности относятся кассовая книга и книга фактических расходов средств.
Одним из важных вопросов в финансовом учете является формирование и отображение форм внешней бухгалтерской отчетности. К формам внешней бухгалтерской относятся: