Метод ОПОМ представляет собой вариант «отчетности по вехам», при котором от сотрудников требуются отчеты по результатам работы на определенных ее интервалах. Метод основан на концентрации внимания на важных событиях, которые вероятнее всего могут подвергнуть риску достижение целей.
Использование ОПОМ предполагает следующие действия:
· определение основных событий, «вех», которые должны осуществиться;
· определение временных сроков осуществления событий;
· определение ответственных лиц;
· определение процедуры и механизма контроля, отчетности за достижение каждого этапа.
Схема Гантта – графический метод планирования. Используется для выполнения сложных, долгосрочных программ и позволяет менеджменту составить системное представление о программе, а также о каждом действии (его времени и месте).
Содержание планов. Планы отражают основную деятельность учреждения, организации, ведомства и т.д. Планы работы отделов по делам молодежи, спорту и туризму, их учреждений должны включать (отражать) основные направления и мероприятия по реализации государственной молодежной политики, физической культуры, спорта и туризма. План представляет собой перечень мероприятий, которые необходимо осуществить, чтобы поставленная цель была достигнута. При этом оговариваются сроки и ответственные за исполнение.
Для отдела (комитета) по делам молодежи, спорта и туризма (далее ОДМС) такой целью могут быть, например:
Для координации деятельности с другими государственными органами местного самоуправления, общественными организациями могут приниматься совместные и комплексные планы:
Совместные - с Министерством по делам молодежи, спорту и туризму РТ, районным Советом молодежных организаций, комитетом по физкультуре и спорту, районной библиотекой, ЗАГСом, ОДМС Исполнительного комитета другого муниципального образования и т.д.
Комплексные - например, по организации летнего отдыха и занятости детей и подростков совместно с районным отделом образования, культуры, здравоохранения, внутренних дел, социальной помощи населению и др.
Последовательность планирования времени такова:
1. Определить затраты времени на текущие дела.
2. Проанализировать содержание дел и необходимого времени на их реализацию.
3. Сопоставить временные затраты с личным бюджетом времени.
4. Продумать перспективный план.
5. Утвердить план – график.
6. Составить план рабочего дня.
Назовем типичные ошибки планирования:
· Бюрократизация планирования, неоправданно подробная детализация планов, при которых сотрудник становится заложником плана. План – не средство, а цель.
· Неполное планирование – планирование ряда шагов, между которыми существуют «провалы» и «белые пятна». В этом случае от сотрудника требуется импровизация, которая может выходить за рамки его компетентности и полномочий.
· Планирование как пустая формальность, составление плана для «галочки».
· Планирование при отсутствии контроля исполнения.
Планы работы подразделяются на перспективные, текущие, планы на подготовку и проведение отдельных мероприятий. Перспективные составляются, как правило, на год. В дополнении к ним могут быть полугодовые и квартальные. Под текущим обычно понимают план работы на месяц. В перспективном плане допускаются указания примерных сроков исполнения (квартал, месяц) в текущем определяются точные даты.
2.2. Перспективное планирование
Перспективный план предусматривает мероприятия, которые должны быть выполнены в течение года.
Оформление годового плана работы может быть самым разнообразным. Он может быть составлен в любой удобной для конкретного коллектива форме: схематично-блочной, календарной (разбитой по месяцам), цикличной по формам работы и т. д.
Ориентируясь на основное содержание деятельности и ее направленность на конечные результаты, рассмотрим годовой план работы, в котором ежегодно присутствуют одни и те же разделы. Меняются только цели и содержание разделов, которые определяются полученными результатами.
Годовой план работы включает следующие разделы:
- анализ конечных результатов прошедшего года;
- планирование деятельности на очередной год.
Ежегодно планируются мероприятия по перечисленным направлениям деятельности, но цели и задачи формируются разные, в зависимости от полученных результатов.
Годовой план должен учитывать все виды ресурсов, их состояние, способы и возможности использования. Приступая к составлению годового плана, необходимо помнить, что этот план рассчитан на весь коллектив учреждения, организации, ведомства. От каждого зависит, содействует ли его работа выполнению намеченных целей и задач плана. Следовательно, при составлении годового плана руководитель должен учитывать кадровый потенциал коллектива, согласованность позиций, опыт совместной работы, социально-психологический климат учреждения.
План работы по конечным результатам предъявляет особые требования к технологии его реализации. Составленный план обсуждается и корректируется коллективом. Обычно это происходит на совещании перед началом нового года.
Принятие плана работы означает начало деятельности по его реализации. Это предполагает, что через короткий промежуток времени коллектив, заинтересованный в реализации плана, собирается и обсуждает выполнение одной из его частей. Поэтапное обсуждение помогает каждому понять цель, уточнить способы решения общих задач, а значит, четко представить себе цели своей последующей деятельности. Такая технология реализации при общем сохранении целей и задач годового плана непрерывно конкретизирует цели, методы, способы и формы работы, подвергая их непрерывной коррекции, учитывает личностные особенности каждого сотрудника.
В ходе выполнения годового плана, зафиксированные в нем цели и задачи приобретают несколько иной характер, уточняются, дополняются конкретными делами, результатами. Анализ планов показал, что наибольшие затруднения руководители испытывают при формулировании целей и задач. Но если руководитель всесторонне проанализировал итоги работы за прошедший год, то ему будет легче определить перспективу на следующий год.
Следует иметь в виду, что перспективный план работы и программа различаются между собой. Программа, в частности, выполняя координирующие функции, подразумевает комплекс действий всех заинтересованных организаций по решению, например, молодежных или спортивных проблем. Например, если речь идет о молодежной занятости, в соответствующем разделе программы указываются меры, которые будут предприняты администрацией города (района), органами народного образования, внутренних дел, службой занятости, и т.д. в этом направлении деятельности. Подобным образом составляются и другие разделы. Обычно программа бывает рассчитана на более продолжительные сроки исполнения (3года, 5 лет и т.д.) и утверждается на сессии городского (районного) Совета народных депутатов. В свою очередь, перспективный план предусматривает мероприятия, которые в течение года должны выполняться непосредственно организацией.
Если в республике, городе (районе) действует молодежная, спортивная или туристическая программа, она и может стать основой перспективного плана. При этом рекомендуется рассмотреть ход выполнения программы и при необходимости внести соответствующие коррективы.
Составление перспективного плана рекомендуется начать с подробного анализа сложившегося на данном этапе положения дел, выявления недостатков по итогам предыдущей деятельности и вызвавших их причин. Такое изучение ситуации позволяет очертить круг задач, требующих первоочередного решения и особого контроля со стороны организации.
Желательно предварительно ознакомиться с проектами планов других структур органов местного самоуправления (отделов образования, культуры и т.д.), встретиться с депутатами городского (районного) Совета. Это позволит выделить вопросы, так или иначе затрагивающие проблемы развития отрасли, выступить со своими предложениями, определить какие из них будут обсуждаться на сессиях городского (районного) Совета или заседаниях его президиума, на совещаниях у главы администрации или его заместителей, на заседаниях комиссий (например, по делам несовершеннолетних).
Особое внимание нужно обратить на ранее принятые постановления органов местного самоуправления, районные программы, требующие исполнения в предстоящий период. По некоторым из них может быть открыто финансирование, как из местного, так и из республиканского бюджета. По возможности в таких программах надо постараться выделить отраслевые блоки и соответственно использовать источники финансирования.
Целесообразно собрать предложения действующих в районе (городе) детских и молодежных общественных организаций и объединений, различных структур, работающих с детьми и молодежью (подростковых клубов, молодежных центров, спортивных сооружений и т.д.), спортивными организациями, обществами, федерациями, турагенствами; провести встречи с представителями этих структур. Изучив собранный материал, можно получить представление о реальных потребностях подростков, юношей и девушек, спортсменов и других категорий населения, которые должны быть учтены при составлении перспективного плана.