• в процессе принятия решения, которые были приняты с помощью коллективного обсуждения в команде, обычно более правильны, чем решения отдельных людей.
Но не все команды работают одинаково эффективно. Чем же отличаются эффективно работающие команды?
1. Касающиеся процесса работы:
Высокий уровень заинтересованности. Члены команды согласны с общей целью и готовы работать для её достижения.
Положительное отношение к работе команды. Организация, в которой работает команда, ценит её работу и внедряет результаты её работы.
Климат доверия. Члены команды доверяют и полагаются друг на друга. Это считается основным элементом, влияющим на все остальные.
Признание усилий каждого члена команды. Команда учитывает влияние и лидирующую роль тех членов команды, которые имеют непосредственное отношение к решаемой в данный момент задаче. Ошибки служат источником уроков, а не поводом для наказания.
Неформальная, теплая атмосфера. Работа в команде привлекательна для её членов при наличии хороших, дружеских отношений между коллегами по команде.
Внимание к нуждам и мнениям каждого. Члены команды выслушивают каждого и уважают его мнение. Различные суждения должны высказываться свободно. Команда не должна придерживаться узких рамок, ограничивающих гибкость в работе.
2. Касающиеся организационных вопросов:
Четкое обозначение заданий. Все члены команды знают, чем они занимаются и какие цели их работы. Задания в команде сбалансированы и распределены таким образом, чтобы облегчить выполнение работы. Чаще всего задания распределяются между членами команды так, что каждый знает, что он должен делать для выполнения общей задачи.
Тщательный контроль времени. Собрания начинаются и заканчиваются вовремя. Должно быть достаточно времени для выполнения работы, без потерь на несущественные мелочи.
Хорошая подготовка. Материалы готовятся и распределяются заранее.
Сведение до минимума перерывов в работе команды. Команда должна работать над решением проблемы, а не отвлекаться на выяснение личных и других взаимоотношений.
Ведение записей. Нет необходимости терять время на поиски принятого когда-то решения, записи всегда под рукой.
Периодическая оценка работы самой командой. Вырабатываются необходимые поправки. Команда заинтересована в существовании собственного процесса оценки внутри команды и готова работать над проблемной (конфликтной) ситуацией до её разрешения [1, 14, 17, 26].
Коммуникация в командах. Коммуникация – это акт и искусство отправления и получения информации – сообщения. Цель коммуникации – иметь возможность обмениваться идеями (отправлять, получать, высказывать, выслушивать, обсуждать) и понимать их. Теоретически основная модель коммуникации (отправитель – сообщение – получатель) довольно проста, но на практике требуется применять такие методы улучшения коммуникации как разъяснение, подтверждение, обратная связь.
Отправленное (высказанное) и полученное (выслушанное) сообщение воспринимается в зависимости от навыков общения обеих сторон, их опыта, знаний и т.д.
В контексте каждой коммуникативной ситуации отправленное (высказанное) сообщение зависит от самооценки человека (являются ли мои предложения стоящими? правильно ли выбрано место и время?). Обычно, чем положительнее самооценка, тем более эффективно сообщение отправителя.
В тесной связи с самооценкой находится убеждение, что у каждого человека есть право передумать, сказать “Я не знаю” или “Я не понимаю”, ошибиться и взять ответственность за ошибку на себя, сказать “Я не уверен, что я знаю, но хочу поработать над этим”. Такое убеждение усиливает самооценку отправителя и предотвращает затруднение общения при обмене информацией. Нужно только помнить, что только признания прав недостаточно: человек может сказать “Я не знаю”, но он несет ответственность за поиски ответа на вопрос.
Эффективность общения возрастает, когда отправитель настроен положительно по отношению к получателю, и наоборот. Правда так бывает не всегда. Поэтому важно понимать, что нет ничего страшного в отсутствии симпатии к некоторым людям, с которым приходится общаться.
Умение слушать и воспринимать также важно, как и отправлять сообщение. Слушание – это процесс взаимодействия с тем, кто говорит. Этот процесс требует умственного и словесного перефразирования внимания к таким невербальным знакам как тон, жесты, выражение лица. Важно услышать мысль, а не отдельные слова.
Тому, кто хочет научиться слушать других, необходимо придерживаться некоторых правил:
- Отложить в сторону другие дела (не отвлекаться на телефонные разговоры, и т. д.).
- Контролировать свои эмоции. Гнев, антипатия и другие проявления чувств только мешают процессу слушания и эффективного общения.
- Поддерживать самоуважение членов команды.
- Быть доброжелательным.
- Проверять, ясно ли вы себе представляете, о чём идет речь (перефразировать, просить дополнительных объяснений).
- Вносить предложения, которые могут улучшить процесс общения.
Что препятствует эффективному общению?
Преждевременные выводы и оценки (Выводы и оценки типа “Вам следовало…”, “Вы неправы ”, “ Ваша обязанность была…”, сделанные прежде, чем окончен разговор и выяснены все детали, что часто препятствует эффективному общению.)
Ответ в виде совета (“ Для Вас было бы лучше…”, “Почему бы Вам не попробовать…”, “Мой Вам совет…” и т.д.). Совет лучше всего давать по окончании разговора и, обычно, если просят.
Игнорирование опыта и знаний других (“Это всё не так, Вам следовало видеть…”, “Когда это случилось со мной…”, и т.д.) Такой подход отвлекает внимание от того, кто хочет быть услышанным, и даже как бы исключает человека из беседы.
Диагностический, психоаналитический подход (“Ваша проблема в том, что…”, “Причина этого в том, что…” и т.д.) Большинство людей не любят, когда их анализируют и объясняют им, что они чувствуют и как они чувствуют.
Ответ в виде вопроса или ответ на вопрос в виде вопроса (“Почему…”, “Кто…”, “ Как…” и т.д.) Это обычные вопросы, но иногда они заставляют человека чувствовать себя как “на допросе” и, таким образом, препятствуют эффективному общению. Такие вопросы следует использовать для получения дополнительной информации по делу, в противном случае они могут ставить человека в неловкое положение.
Ответ в виде угрозы, команды (“Если Вы не…”, “Вы обязаны…”, “Немедленно приступите…” и т.д.) Обычно такие ответы порождают негативную реакцию.
Лекторский подход (“Факты таковы…”, “Неужели вы не понимаете, сейчас я Вам всё объясню…” и т.д.) Такой подход часто принижает другого человека. Нужно верить, что другие люди способны сами выносить логические решения.
Тенденция к недооценке (“Всё не так плохо”, “Всё это не так уж важно”, “Это Вам только кажется” и т.д.) Такие фразы принижают важность чувств говорящего.
Упражнение, приведенное ниже, помогает выработать способность мысленно остановиться в процессе общения, проверить свои чувства в этот момент и решить, как реагировать на них. Таким образом, можно способствовать более эффективному общению.
Первый этап. Человек испытывает какие-то чувства в момент общения. Он мысленно спрашивает себя: “Что я испытываю?”. Обычно это целый калейдоскоп эмоций, но всегда можно выделить одну основную.
Второй этап. Следующий вопрос к самому себе: “Чем вызвано это чувство?”, затем – “Тем, что сказал собеседник? Или тем, как это произнесено? А может, мне просто не хочется заниматься этим вопросом?”.
Третий этап. Человек решает, как он хочет ответить.
Процесс коммуникации настолько очень сложен, настолько же и важен для эффективного решения проблемы и личностных взаимоотношений. Он требует определенного отношения, знаний, методов, логики и желания использовать различные пути улучшения коммуникации. Это процесс, который может непрерывно совершенствоваться. Эффективное общение происходит тогда, когда лица участвующие в процессе общения обмениваются информацией ясно и с взаимным уважением.
Обратная связь. Одним из способов, с помощью которых команда учится работать - это анализ своего опыта. Если не анализировать свой опыт, не будет предприниматься никаких мер по улучшению работы. Обратная связь – это часть процесса работы, заключающаяся в возврате обработанной получателем информации отправителю с целью улучшения процесса работы.
При помощи обратной связи члены команды анализируют сильные и слабые стороны своей работы, открыто и честно оценивают себя, позитивно принимают критику. Это возможно только тогда, когда каждый член команды чувствует себя принятым другими членами команды. Без этого процесс критического анализа может быть неэффективен и даже опасен. Часто команды переходят от одной задачи к другой без анализа сделанной работы. Лидеры команд обычно утверждают, что они верят в необходимость обратной связи, но на деле редко находят время для неё. Поэтому команда может из раза в раз повторять одни и те же ошибки, и это приведет к тому, что рабочий потенциал команды не будет реализован полностью.
Для того чтобы обратная связь была эффективной, команда должна установить четкие критерии успеха для всех видов своей деятельности. Сам процесс анализа начинается с определения членами команды поставленных целей и достигнутых результатов. Они оценивают свою работу, как более лучшую или более худшую, чем ожидали. Следующий важный шаг: определить, каковы причины и что нужно сделать для улучшения работы в будущем.
При анализе своей работы команда должна ответить на следующие вопросы: