Подписи должностных лиц должны соответствовать фамилиям, указанным в расшифровках подписи. При подписании документа другими уполномоченными должностными лицами, указываются их должности с расшифровкой подписей и заверяются печатью.
Акт приема–передачи материальных ценностей (приложение № 17). Оформляется при передаче грузов представителю органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, либо представителю органа местного самоуправления или организации, наделенному соответствующими полномочиями, в соответствии с распоряжением руководителя органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации.
При получении грузов уполномоченным представителем органа местного самоуправления или организации акт приема-передачи заверяется их печатью. К акту приема-передачи прилагается копия распоряжения руководителя органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, подтверждающего данные полномочия.
Ведомость распределения материальных ресурсов (приложение №18) оформляется при распределении помощи непосредственно населению.
Ведомость распределения материальных ресурсов (приложение №19) оформляется при распределении помощи по пунктам временного размещения, пунктам временного питания пострадавших.
Ведомость распределения материальных ресурсов (приложение №20) оформляется при направлении полученных материальных ресурсов на объекты для проведения работ по первоочередному жизнеобеспечению.
Аналогичные документы представляются при получении грузов гуманитарной помощи, поставленных из резерва Министра на предупреждение и ликвидацию чрезвычайных ситуаций.
17. Оказание гуманитарной помощи иностранным государствам.
(по затратам МЧС России)
17.1. Документы, подтверждающие затраты по таможенному оформлению:
- сопроводительное письмо за подписью руководителя;
- сводные реестр затрат, включающий направления расходов, коды ОСГУ и суммы затрат к возмещению, за подписью ответственного исполнителя и главного бухгалтера;
- грузовая таможенная декларация, список-спецификация к грузовой таможенной декларации, договор, счет-фактура, акт выполненных работ.
17.2. Документы по доставке материальных ресурсов и грузов помощи для пострадавшего населения авиационным транспортом МЧС России:
- сопроводительное письмо за подписью руководителя;
- сводные реестр затрат, включающий направления расходов, коды ОСГУ и суммы затрат к возмещению, за подписью ответственного исполнителя и главного бухгалтера;
- распоряжение на полет;
- полетные листы, оформленные установленным порядком. Цель полетов в распоряжении на полет должна совпадать с целью полета, указанном в полетном задании, обязательное указание количества израсходованного топлива;
- подтверждение цены израсходованного авиаГСМ на дату полета либо ранее (счет, счет-фактура, договор, извещения либо другой документ, подтверждающий стоимость авиаГСМ) - расходы на авиаГСМ восстанавливаются по количеству израсходованного топлива;
- документы по аэропортовым сборам, наземному и техническому обслуживанию воздушных судов (счета, акты за выполненные работы (услуги) по аэропортовому и наземному обслуживанию по установленной форме, реестр расчетов за аэропортовое и наземное обслуживание);
- документы по диспетчерскому обеспечению полета (счет-фактура, соответствующий реестр);
- документы, подтверждающие расходы на бортовое питание (счет, счет-фактура, накладные);
- документы по командировочным расходам (приказ о назначении экипажа воздушного судна, авансовый отчет с приложением подтверждающих документов);
- копии загранпаспортов с соответствующими отметками о пересечении границ;
- документы, подтверждающие расходы по оплате за налет часов, начисления (расчеты, произведенные в соответствии с полетными заданиями);
- счета за аэронавигационное обеспечение по маршруту полета за границей (счета с переводом на русский язык).
17.3. Документы, подтверждающие расходы по доставке железнодорожным транспортом:
- сопроводительное письмо за подписью руководителя;
- сводные реестр затрат, включающий направления расходов, коды ОСГУ и суммы затрат к возмещению, за подписью ответственного исполнителя и главного бухгалтера;
- железнодорожные накладные, счета, акты выполненных работ по расходам по доставке материальных ресурсов и грузов помощи для пострадавшего населения железнодорожным транспортом.
17.4. Документы, подтверждающие доставку автомобильным транспортом:
- сопроводительное письмо за подписью руководителя;
- сводные реестр затрат, включающий направления расходов, коды ОСГУ и суммы затрат к возмещению, за подписью ответственного исполнителя и главного бухгалтера;
- документы, подтверждающие расходы на ГСМ (приказ на отправку техники в зону ЧС с указанием типа, марки и государственного номера автомобиля, путевые листы с указанием израсходованного по нормам топлива, масел, жидкостей, листы работы агрегатов, сводная таблица расхода ГСМ по каждой единице техники, акты на списание ГСМ, документы, подтверждающие стоимостное выражение ГСМ, расчет списания в стоимостном выражении) -расходы на ГСМ восстанавливаются по количеству израсходованного топлива, указанного в путевых листах.
При оформлении путевых листов необходимо обратить особое внимание на указание цели поездки, перевозимого груза, подробного маршрута движения, показания спидометра.
17.5. Аварийно-спасательные работы, проводимые силами МЧС России на территории Российской Федерации и за рубежом:
Возмещению за счет средств резервного фонда подлежат фактически произведенные и документально подтвержденные затраты.
Представляются следующие документы:
- сопроводительное письмо за подписью руководителя организации;
- сводный реестр затрат, включающий направления расходов, коды ОСГУ и суммы затрат к возмещению, за подписью ответственного исполнителя и главного бухгалтера;
- пояснительная записка либо отчет о работе в зоне ЧС;
- копия приказа о направлении в зону чрезвычайной ситуации - в приказе должны быть указаны силы и средства, задействованные в данных мероприятиях, а именно: списки личного состава, перечень направляемой техники (автомобили с указанием марки и государственного номера, агрегаты и др.), средства связи и прочее;
- заказ-наряд на производство аварийно-спасательных работ (для поисково-спасательных служб);
- документы, подтверждающие расходы за услуги связи (договор, счет, распечатка переговоров).
- документы, подтверждающие командировочные расходы (приказ на командирование, авансовый отчет с приложением подтверждающих документов) - в случае командирования за рубеж размер и порядок выплаты суточных в иностранной валюте производится в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
- документы, подтверждающие затраты на расходные материалы (накладные со склада, ведомости выдачи материалов на нужды учреждения, в случае приобретения накануне отправки в зону чрезвычайной ситуации товарные накладные, товарные чеки, счета либо кассовые чеки, акты на списание материальных запасов по установленной форме с указанием, что данные материалы израсходованы при ликвидации данной чрезвычайной ситуации);
- документы, подтверждающие расходы на медикаменты и перевязочные средства (накладные со склада, акты на списание материальных запасов по установленной форме с указанием, что данные медикаменты и перевязочные средства израсходованы при ликвидации данной чрезвычайной ситуации);
- документы, подтверждающие расходы на обмундирование (накладные со склада, акты на списание мягкого и хозяйственного инвентаря по установленной форме с указанием, что пришло в негодность при ликвидации данной чрезвычайной ситуации).
- акты списания инвентаря, пришедшего в негодность при работе с телами погибших;
- документы, подтверждающие расходы на продукты питания, воду питьевую (накладные со склада, в случае приобретения накануне отправки в зону чрезвычайной ситуации, товарные накладные, товарные чеки, счета, кассовые чеки, акты на списание материальных запасов).
- документы, подтверждающие расходы на ГСМ (приказ на отправку техники в зону ЧС с указанием типа, марки и государственного номера, путевые листы с указанием израсходованного по нормам топлива, масел, жидкостей, листы работы агрегатов, сводная таблица расхода ГСМ по каждой единице техники, акты на списание ГСМ, документы, подтверждающие стоимостное выражение ГСМ, расчет списания в стоимостном выражении) - расходы на ГСМ восстанавливаются по количеству израсходованного топлива, указанного в путевых листах.
При оформлении путевых листов необходимо обратить особое внимание на указание цели поездки, перевозимого груза, подробного маршрута движения, показания спидометра.
- договор, калькуляция затрат, счет, счет фактура, акт выполненных работ по аренде техники и оборудования сторонних организаций для проведения аварийно-спасательных работ.