Методические указания для курсового проектирования по дисциплине “ (стр. 12 из 18)
Система "БЭСТ-Магазин" предлагает широкий набор стандартной отчетности, а также возможность создания собственных форм внутренней и внешней отчетности, гибкую настройку печати всех первичных документов. В товарных блоках системы может быть получена разнообразная детальная информация по закупкам, остаткам, продажам.
1С:Управление Торговлей 8.0
С целью автоматизации оперативного учета специалистами ВЦ "1С:Бухучет и Торговля" (БиТ) была автоматизирована сеть магазинов с помощью типовой конфигурации "1С:Управление Торговлей 8" [7]. Решение позволяет вести оперативный учет и управление не только торговыми, но и складскими и финансовыми операциями.
Конфигурация решает следующие задачи:
- составление и анализ плана реализаций в разрезе различных характеристик учета на основе анализа данных о продажах за предыдущие периоды;
- сравнение запланированных продаж продукции с фактическими;
- планирование входящих и исходящих платежей;
- учет заказов покупателей и отслеживание этапов выполнения заказа поставщику;
- оформление заказов поставщиков и контроль их исполнения;
- формирование платежного календаря расходов денежных средств;
- управление продажами (включает оптовую, розничную и комиссионную торговлю);
- управление поставками;
- управление складскими запасами;
- управление отношениями с клиентами;
- анализ товарооборота предприятия;
- анализ цен и управление ценовой политикой.
Специалистами компании "1С:Бухучет и Торговля" (БиТ) проведены демонстрация новых возможностей системы, установка; в настоящий момент ведутся настройки по требованию клиента.
Анализируя внедренные системы автоматизации управления продуктовым магазином, невольно напрашивается вывод, что в настоящее время не существует таких ИС, которые бы отвечали требованиям всех торговых предприятий. Любая система требует дополнительных доработок, чтобы учитывать все индивидуальные особенности того или иного магазина. К примеру, рассматривая систему «БЭСТ - Магазин», можно выделить, что она ориентирована в большей степени на учетную информацию, а не на управление магазином.
2. Формирование требований в ИС
2.1. Организационная диаграмма магазина
Организационная диаграмма автоматизированного магазина имеет следующий вид:
В организации работает два типа работников: управленцы, технические работники. Во главе управления торговым магазином находится директор, у которого в прямом подчинении находятся бухгалтер и администратор. В свою очередь администратор руководит мерчендайзерами, кладовщиком кассирами.Каждый сотрудник магазина выполняет свои функции.
Директор принимает решения по оперативному управлению магазином: заключает договора, издает приказы и распоряжения.
Бухгалтер осуществляет организацию бух. учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов.
Администратор организует бесперебойную работу предприятия (осуществляет контроль над соответствующим оформлением торгового зала, размещение и обновление рекламы, контроль выхода на работу сотрудников магазина и др.)
Кассир осуществляет финансовые операции в торговом зале (осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг; составляет кассовую отчетность).
Кладовщик осуществляет выгрузку, перенос, перевозку внутрискладского груза и др. ТМЦ, ведет их учет, составляет документацию по движению товара в складском помещении.
Мерчендайзер осуществляет осмотр точек продажи. Посещение склада и вывоз продукции в торговый зал, выкладка продукции в точках продажи, размещение ценников и оформление соответствующей документации.
2.2 Swim Lane Diagram,s
Диаграммы «Прием товара» и «Возврат товара покупателем» находятся в Приложении 1.
Диаграмма «Прием товара».
В этом процессе участвует двое сотрудников предприятия: кладовщик и администратор.
Начальной операцией процесса является проведение кладовщиком сверки накладной от поставщика и составленной магазином заявки на поставку. Если поставщик привез товары не в том составе, который ему необходимо было доставить в магазин, то кладовщик составляет акт разногласия и передает его администратору магазина. В свою очередь администратору необходимо принять решение о составлении акта недовоза товара (дополнительную заявку на поставку) или акт перевоза (дополнительную накладную).
Если при принятии товаров не было никаких разногласий и содержание накладной совпадает с содержанием заявки на поставку, то кладовщик вводит в базу данных информацию о поставленных товарах и составляет отчет о принятом товаре.
Диаграмма «Возврат товара покупателем».
В процессе возврата товара покупателем участвуют два сотрудника магазина: администратор и кассир.
На основе заявления покупателя о возврате товара и данных кассовой книги администратор оформляет факт возврата товара, причем следует рассмотреть причины возврата товара. Если товар по какой-либо причине не подлежит возврату, то администратор оформляет акт об отказе возврата данного товара. А при возврате товара кассиру необходимо оформить соответствующие документы (расходно-кассовые ордер, возврат по кассовой книге). Завершающей операцией данного процесса является составление администратором отчета о проделанной работе.
2.3.Технико-экономическое обоснование
на создание ИС «Продуктовый магазин»
1.1.Основанием для проведения работ является приказ директора магазина.
1.2. Заказчик: Продуктовый магазин
1.3. Разработчик: СИЭИТ
1.4. Сроки начала и окончания работ
Дата начала работы 18 января 2008 года
Дата окончания работы 25 мая 2008 года
2 Характеристика объекта автоматизации
2.1.Общая характеристика
Объектом автоматизации проектирования является деятельность продуктового магазина самообслуживания. Работой магазин руководит директор, у которого в непосредственном подчинении находятся бухгалтер и администратор (см. организационную диаграмму). В свою очередь администратор руководит деятельностью кладовщика, мерчендайзера, 2-х кассиров.
2.2.Характеристика существующей системы управления
Деятельность данного магазина можно условно разбить на 3 основных бизнес-процесса: управление складом, управление торговым залом, оперативный учет (Приложение №1).
Каждая из этих составляющих представляет собой некоторый процесс на предприятии, который решает определенный круг задач и проходит разные этапы принятия решений, связанных с эффективным управлением предприятием розничной торговли.
Управление складом заключается в учете поставок от поставщиков и оприходовании товара на складе. Поступающий товар проверяется кладовщиком по накладной, бракуется испорченный или просроченный товар, составляется акт разногласий и отправляется поставщику. При оприходовании товара на склад производится расчет розничной цены и присвоении кода каждому товару.
Если рассматривать бизнес-процесс управление торговым залом, то можно заметить, что входным документом является накладная со склада. По накладным мерчендайзер формирует полный список поступивших товаров и включает их в номенклатуру торгового зала, а в процессе продажи из номенклатуры автоматически удаляется информация о проданном товаре и по окончании рабочего дня кассиром формируется отчет по кассовой книге. Проведение инвентаризации мерчендайзером и администратором позволяет выявить акт нехватки или излишек товаров и создать список товаров для возврата их на склад. По факту завершения инвентаризации формируется отчет для оперативного учета. Процесс возврата товаров проходит либо на основании заявления покупателя о некачественном товаре, либо на основе списка товаров, составленного по итогам инвентаризации. При возврате товаров администратор составляет акт о возврате товаров на склад, а кассир составляет расходно-кассовый ордер и производит возврат по кассовой книге.
2.3. Перечень и характеристика недостатков в организации и управлении
При анализе деятельности магазина были выявлены следующие недостатки:
-выполнение документооборота вручную может привести к потере документов или неправильному составлению документации;
-учет всех дневных продаж по каждому товару вручную физически невозможен;
- проведение инвентаризации без средств автоматизации при огромном ассортименте товаров является долговременной операцией, что приводит к потере денежных средств из-за вынужденного "простоя";
- при анализе ассортимента товаров могут возникнуть ошибки, что повлияет на формирование заявок на поставку товаров;
- невозможно проведение анализа прошлых данных на предмет наиболее выгодных поставщиков, спроса на товар в различные периоды года, по качеству работы сотрудников и т.п.
3. Цели, критерии и ограничения внедрения ИС
3.1. Характеристика целей создания ИС.
Информационная система «Продуктовый магазин» разработана для автоматизации ведения товароучетных и административных операций торгового предприятия. ИС позволит:
¾ ввести автоматизированное управление закупками и продажами товаров (учет остатков и движения запасов, ведение прайс-листов, формирование товарных отчетов)
¾ автоматизировать регистрацию документов в книгах покупок и продаж
¾ сократить время на учет имущества предприятия (учет наличия специального оборудования и инструментов и движения каждого объекта учета, начисление амортизации объектов)