Методические указания по выполнению дипломных работ (стр. 17 из 25)

─ по степени одновременности выполнения работ первого и второго этапов предпроектной стадии. Выделяют метод последовательного проведения работ, при котором проектировщики сначала собирают данные о предметной области, а затем их изучают и метод параллельного выполнения работ, когда одновременно со сбором осуществляют изучение полученных материалов обследования, что значительно сокращает время на проведение работ.

Рис. 4.4. Схема классификации методов проведения обследования.

Выполнение работ по обследованию предметной области в каком-либо подразделении и сбору материалов можно проводить на основе предварительного проведения выбора методов для сбора материалов обследования (П.4), универсум которых (U4.1) можно разделить на две группы (рис. 4.5):

─ методы сбора, выполняемого силами проектировщиков-исполнителей, включающие методы проведения бесед и опросов, анализа материалов обследования, личных наблюдений, фотографии рабочего дня и хронометража рабочего времени специалиста при выполнении им той или иной работы;

─ методы сбора, выполняемого силами специалистов предметной области, которым предлагается либо заполнять тетрадь-дневник на выполняемые ими работы, либо провести документную инвентаризацию рабочего места, либо использовать метод самофотографии рабочего дня, позволяющий выявить состав операций и получаемые при этом документы.

Метод бесед и консультаций с руководителями чаще всего проводится в форме обычной беседы с руководителями предприятий и подразделений или в форме деловой консультации со специалистами по вопросам, носящим глобальный характер и относящимся к определению проблем и стратегий развития и управления предприятием.

Рис. 4.5. Схема классификации методов для сбора материалов обследования.

Метод опроса исполнителей на рабочих местах используется в процессе сбора сведений непосредственно у специалистов путем бесед, которые требуют тщательной подготовки. Заранее составляют список сотрудников, с которыми

намереваются беседовать, разрабатывают перечень вопросов о роли и назначении работ в деятельности объекта, порядке их выполнения.

Метод анализа операций заключается в расчленении рассматриваемого делового процесса, работы на ее составные части, задачи, расчеты, операции и даже их элементы. После этого анализируется каждая часть в отдельности, выявляются повторяемость отдельных операций, многократное обращение к одной и той же операции, их степень зависимости друг от друга.

Meтoд анализа предоставленного материала применим в основном при выяснении таких вопросов, на которые нельзя получить ответ от исполнителей.

Метод фотографии рабочего дня исполнителя работ предполагает непосредственное участие проектировщиков и применение рассчитанного для регистрации данных наблюдения специального листа фотографий рабочего дня и распределения его между работами.

Метод выборочного хронометража отдельных работ требует предварительной подготовки, известных навыков и наличия специального секундомера. Данные хронометража позволяют установить нормативы на выполнение отдельных операций и собрать подробный материал о технике осуществления некоторых работ.

Метод личного наблюдения применим, если изучаемый вопрос понятен по существу и необходимо лишь уточнение деталей без существенного отрыва исполнителей от работы.

Метод документальной инвентаризации управленческих работ заключается в том, что на каждую работу в отдельности открывается специальная карта обследования, в которой приводятся все основные данные о регистрируемой работе или составляемых документах.

Метод ведения индивидуальных тетрадей-дневников. Записи в дневнике производятся исполнителем в течение месяца ежедневно, сразу же после выполнения очередной работы.

Метод фотографии рабочего дня исполнителя работ заключается в том, что наблюдение носит более детальный характер и происходит в короткий срок. Этот метод дает сведения о наиболее трудоемких или типичных отдельных работах, которые используются для определения общей трудоемкости выполнения всех работ.

Расчетный метод применяемся для определения трудоемкости и стоимости работ, подлежащих переводу на выполнение с помощью ЭВМ, а также для установления объемов работ по отдельным операциям.

Метод аналогии основан на отказе от детального обследования какого-либо подразделения или какой-либо работы. Использование метода требует наличия тождественности и не исключает общего обследования и выяснения таких аспектов, на которые аналогия не распространяется.

При выборе метода следует учитывать следующие критерии:

─ степень личного участия проектировщика в сборе материала;

─ временные, трудовые и стоимостные затраты на получение сведений в подразделениях.

Проектировщику необходимо знать и в каждом конкретном случае применять наиболее экономичный, обеспечивающий нужную полноту сведений метод сбора материалов обследования.

Обследование проводится по заранее разработанной программе (Д 5.1), составляемой во время выполнения операции П. 5, по форме, представленной в таблице 4.2. Эта форма содержит перечень вопросов, ответы на которые дадут полное представление о деятельности изучаемого объекта и должны быть учтены при создании проекта АИС. Вопросы можно систематизировать по трем основным направлениям исследования объекта.

Первое направление предусматривает получение представления об объекте изучения, т.е. экономической системе (например, предприятии) в целом, включая выяснение целей функционирования этой системы, выявление значений основных параметров деятельности предприятия и т. д.

Второе направление предусматривает изучение и описание организационно-функциональной структуры объекта (как правило, относится к аппарату управления). При этом изучаются функции, выполняемые в структурных подразделениях, хозяйственные процессы и процедуры, выявляются комплексы задач, обусловленные выполняемыми функциями, процессами и процедурами, определяется состав входной и выходной информации по каждой задаче. В таблице 4.2 приведен фрагмент составления программы.

Таблица 4.2. Программа обследования.

№ п/п	Наименование вопроса	Источник информации	Получатель информации
1	Цель функциониро- вания объекта	Руководитель предприятия	Руководитель проекта
2	Основные параметры объекта	Руководитель предприятия	Руководитель проекта
3	Организационная структура объекта	Секретарь руководителя	Зам. Руководитель пректа
	……..

Третье направление предусматривает изучение и описание структуры информационных и (или) материальных потоков: состава и структуры компонентов потоков, частоты их возникновения, объемов за определенный период, направления движения потоков, процедур обработки, в которых участвуют эти компоненты. Источником сведений являются получаемые от специалистов предметной области интервью, экономическая документация и результаты расчетов. Описание информационной структуры выполняется на уровне экономических документов и показателей.

Для организации труда проектировщиков во время выполнения сбора материалов обследования и его последующего анализа необходимо выполнение операции П. 6 - разработка «Плана-графика выполнения работ на предпроектной стадии» (Д 6.1), фрагмент которого представлен в таблице 4.3.

«План-график» служит инструментом для планирования и оперативного управления выполнением работ на предпроектной стадии.

Последней операцией (П. 7), выполняемой проектировщиками на этом этапе, является «Проведение сбора и формализации материалов обследования». В процессе выполнения этой операции члены бригад должны проинтервьюировать, специалистов подразделений изучаемой предметной области. Собрать сведения обо всех объектах обследования, в том числе о предприятии в целом, функциях управления, методах и алгоритмах реализации функций, составе обрабатываемых и рассчитываемых показателей. Собрать формы документов, отражающих хозяйственные процессы и используемые классификаторы, макеты файлов, сведения об используемых технических средствах и технологиях обработки данных. Проконтролировать вместе с пользователем их правильность, сформировать «Отчет об обследовании» и выполнить другие работы.

Таблица 4.3. План-график выполнения работ на стадии сбора материалов.

№ п/п	Наименование работы	Код работы	Исполни-тель	Дата начала	Длитель-ность	Дата оконча-ния
1	Определение целей и параметров предприятия	001	Руководи-тель проекта Серов М.Р.	01.03.99	2	02.03.99
2	Определение организационной структуры предприятия	002	Заместитель руководителя проекта Иванов И.П.	03.03.99	1	03.03.99
	….

Сбор материалов обследования следует проводить с помощью стандартных форм и таблиц, которые удобно читать и обрабатывать (рис. 4.6).