7. Автоматизация рабочего места менеджера.
Одной из самых сложных задач для фирмы, занимающейся торговой деятельностью, является точный и упорядоченный учет материальных средств. При очень большом обороте первичных документов становится очень сложным их упорядочивание. Как правило, многие фирмы до сих пор, при таком стремительном развитии компьютерной техники и программного обеспечения, не имеют четко отлаженного компьютерного учета. Одной из проблем несовершенства методов ведения учета – является недальновидность руководства фирм. Факт, что это требует немало средств, но если посчитать убытки от разрозненности учета, несовпадения остатков на складе с остатками по документообороту и даже просто спокойствия, а не нервозности в коллективе, то становится очевидным, что фирме нужна автоматизация. Пусть для начала это будет небольшая программа, с малым набором функций, но правильной структурой, и безошибочным счетом и учет станет гораздо проще. Просто подумать о том, чтобы посмотреть движение определенного товара за последний месяц, при средней интенсивности продаж, и становится понятно, что при “бумажном” учете это просто нереально. Но при компьютерном учете – нет ничего проще (один запрос). Такая программа, автоматизирующая складской учет на малых и средних предприятиях, поможет легко систематизировать учет товарооборота на фирме занимающейся торговой деятельностью. Также сюда входит и учет товаров на складе (на нескольких складах), оформление документов по отгрузке и при оприходовании товара на склад, ведение реестра поставщиков и покупателей, учет взаиморасчетов с юридическими и частными лицами и получение отчетной информации о продажах. Данная проектируемая система предназначена для очень широкого круга пользователей. Первыми пользователями этой системы будут кладовщик или менеджер, т.к. они будут вводить первичные документы. По мере надобности они могут удалять документы, изменять уже существующие документы, добавлять информацию о новых покупателях, формировать отчеты для отслеживания неточностей в учете. Но этими людьми круг пользователей не заканчивается. Система может быть использована бухгалтером для получения информации о суммах приходных и расходных накладных, долгах поставщикам, и долгов клиентов. Кроме того, они могут участвовать в этой системе, например, вводить выписки из банка, которые будут погашать задолженности. Для главного менеджера фирмы система тоже может представлять интерес. Например, он может посмотреть объемы продаж, товарооборота за определенный период, определить товар пользующийся, который приносит наибольший доход (самый продаваемый товар) и получить другую статистическую информацию. Все это значительно облегчает ведение дел фирмы. Таким образом, автоматизированные информационные технологии в учете позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного, синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности; данных, необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также для системного контроля за ходом производственных процессов. Автоматизированные информационные технологии в организационной структуре автоматизированного рабочего места обеспечивают решение следующих задач. 1. Учет труда и его оплаты: O формирование базы данных по учету кадров; O формирование первичных документов по учету труда и его оплаты; O обобщение данных по начислению оплаты труда по табельным номерам, бригадам, цехам и предприятию в целом; O обобщение операций по счету «Расчеты по оплате труда» O распределение затрат на заработную плату по объектам калькуляции; O формирование выходных документов по учету труда и его оплаты. 2. Учет основных средств: O формирование инвентарных карточек и других первичных документов по движению основных средств; O формирование инвентарных ведомостей; O исчисление и распределение износа по объектам калькуляции; O расчет переоценки основных средств. 3. Учет материальных ценностей: O формирование первичных документов по движению материальных ценностей; O распределение затрат на материальные ценности по объектам калькуляции. 4. Учет работы автотранспорта предприятия. 5. Учет денежных средств: O обработка информации по учету кассовых операций; O обработка информации по учету банковских операций; O обработка информации по расчетам с поставщиками и подрядчиками; 6. Учет затрат и калькулирование себестоимости продукции и услуг производства: O учет продукции; O создание массивов по учету затрат производства по отдельным видам продукции; O закрытие счетов бухгалтерского учета. 7. Обработка информации по сводному синтетическому и аналитическому учету: O получение шахматки и Главной книги; O разработка баланса; O составление форм бухгалтерской и статистической отчетности и др. возможные операции.
8. Заключение. Люди организуют свою деятельность в силу разных причин, чтобы закончить работу или задание, чтобы сократить или удалить дублирование действий, чтобы создать центры ответственности, чтобы обеспечить стабильность. Информационные системы должны поддерживать эти цели. Информационные системы обеспечивают определенные преимущества перед конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Также ИС улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования. Таким образом, использование технологий, которые входят в понятие информационная система – залог успешной деятельности на рынке.
Список литературы.
1. Волков С.И., Романов А.Н. «Организация машинной обработки экономической информации» - М.: Финансы и статистика,1988г.
2. Интернет с нуля! Учебное пособие – М.2003г.
3. Ковалев В.В. «Ведение в финансовый менеджмент». – М.: Финансы и статистика, 2000г.