Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии без указания должностей. Обязателен заголовок. После утверждения рекомендательная часть акта приобретает распорядительную силу иобязательна к исполнению. Место и дата составления акта должны соответствовать месту и дате актируемого события.
Служебные письма — наиболее распространенный и массовый вид документной информации, служащий средством обмена сведениями между юридическими и физическими лицами. В документально-информационных потоках (ДИП) и документообороте предприятия, организации они нередко составляют до 80 % общего объема документов.
Мотивация письменных обращений может быть самой различной.Их содержанием могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, изменения, сообщения, замечания, рекомендации, отзывы, разъяснения, напоминания и т. д.
Письма размещаются на специальных бланках для писем, в которых, в отличие от общего бланка, есть адрес организации — автора и место для ссылки на инициативные документы.
Текст служебного письма должен быть посвящен одному вопросу и состоит из двух частей. В первой, вводной, приводятся мотивы подготовки документа, ссылки на обстоятельства, факты, события, побудившие написать письмо, или указание на решение вышестоящего органа, явившееся основанием составления письма. Во второй части даются выводы, формулируются просьбы и предложения.
Для более продуктивного восприятия текста, уяснения сущности излагаемого вопроса письмо целесообразно начинать с постановки вопроса, помещая доказательства и аргументы во вторую часть. Разновидности писем имеют свои структурные, композиционные и содержательные особенности.
Письмо-приглашение может быть адресовано как юридическому, так и физическому лицу, отражая пожелание участия адресата в каком-либо мероприятии (конференции, выставке, ярмарке) с указанием сроков проведения, места и условий участия. Письма-приглашения относятся к типу инициативных писем.
Письма-извещения сообщают о факте или событии, информация о которых может быть полезной адресату, начинаясь словами: «извещаем», «ставим в известность», «сообщаем».
Письма-напоминания информируют о приближении сроков проведения мероприятия, завершения работ, возвращения документации. Подобные письма не отличаются сложностью композиции и могут состоять фактически из одной фразы. Нередко вторая часть письма указывает на санкции и меры, применяемые к нарушителям сроков и условий.
Сопроводительное письмо направляется адресату вместе с прилагаемыми документами, разъясняя в тексте их содержание или задания к ним, начинаясь, как правило, словами: «направляем», «посылаем», «представляем». Письма подобного рода содержат сведения о виде, заголовке, дате и регистрационном номере сопровождаемого документа.
Служебные письма подразделяются на две основные группы: требующие и не требующие ответа. В ответных письмах перед заголовком дается ссылка на дату и номер инициативного письма, облегчающие поиск копии и комплектование баз данных.
Телеграмма — срочное сообщение, передаваемое по телеграфу. Круг вопросов неограничен. Передается в случаях, когда другие способы передачи информации не обеспечивают оперативность принятия решения.
Телеграмма оформляется на специальном бланке с реквизитами адресата [почтовый индекс, город, улица, номер дома, краткое (условное) наименование предприятия или фамилии получателя]. Практически все крупные организации и предприятия для экономной и упрощенной обработки телеграфных сообщений имеют зарегистрированный государственным телеграфом сокращенный адрес (иногда — с условным, кодифицированным названием организации).
Основные требования к тексту телеграммы: каждое слово должно нести максимум информации; предлоги и местоимения, некоторые частицы и знаки препинания исключаются. Если отсутствие этих частей речи приводит к искажению смысла, то они обозначаются сокращенно: «тчк», «зпт», «квч». Вопросительные, восклицательные знаки, проценты, «+», « №», «-» —пишутся словами. Количественные данные — цифрами.
Адрес, текст, подпись телеграммы печатаются прописными буквами; знаки, сокращения обозначений — строчными. Текст печатается на одной стороне листа через два интервала. Адрес от текста отделяется тремя интервалами. Под текстом — должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Ниже подписи — разделительная черта, за которой указываются служебные сведения: должность, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи (отправления), адрес отправителя. Сведения под разделительной чертой не передаются.
Текст служебной телеграммы заверяется печатью, исполняется в двух экземплярах: первый передается телеграфному пункту, второй (неподписанный) — в дело.
Факс — документ, передаваемый средствами факсимильной связи (от лат.«факсимиле» — делай подобное), электрическим способом передачи плоского изображения (текста, таблиц, схем и т. п.) факсимильными аппаратами.
Факсимильный аппарат представляет собой комплекс механических светооптических и электронных устройств для передачи изображений оригиналов по каналам электросвязи и для приема таких изображений с их воспроизведением в виде копии (факсимиле).
При составлении текста, посылаемого в некодированном виде, рекомендуется в самой краткой форме точно и ясно изложить необходимую информацию.
Тема 4 Организация делопроизводства
План лекции
1. Функции службы документационного обеспечения.
2. Должностная инструкция специалиста по документной информации.
3. Инструкция по делопроизводству структурного подразделения.
Служба документационного обеспечения управления может иметь различный статус: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат, отдел обработки и защиты информации. В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик, работу службы может выполнить секретарь.
Функции, права и содержание деятельности, т. е. организационно-правовые и методические принципы работы службы ДОУ, определяются положением о ней, структура службы и ее задачи соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документной информацией.
7. Функции службы документационного обеспечения
В своей деятельности документационные подразделения руководствуются законами, указами, постановлениями правительства, приказами и распоряжениями соответствующих руководителей, положениями о службе и Единой государственной системы ДОУ, правилами работы архивных учреждений, инструкцией по делопроизводству, должностными инструкциями работников службы, государственными стандартами на унифицированные системы документации (в том числе на систему организационно-распорядительной документации).К основным функциям службы подразделения относятся: - полное информационно-документационное обеспечение функционирования организации: сбор, учет, первичная обработка и отправка корреспонденции, распределение, доставка, изготовление и размножение (тиражирование) документов, контроль за их исполнением, формирование дел (баз данных),
текущее хранение и подготовка к передаче массивов документной информации в архив;
- подготовка машиноориентированных и машиночитаемых форматов документной информации;
- организационно-методическое руководство иконтроль за реализациейтехнологических процедур ДОУ во всех структурных подразделениях предприятия (организации);
- систематическое совершенствование информационно-документационного обеспечения на основе компьютеризации и применения современных информационных технологий и средств оргтехники;
- непрерывное повышение квалификации работников службы ДОУ.
Вся работа по документационному обеспечению состоит, в сущности, из непосредственного оперативного обслуживания документной информацией и организационно-методическими материалами всего комплекса работ по информационно-документационному обеспечению.
Предпочтительно служба ДОУ должна представлять собой самостоятельное структурное подразделение, централизованно обрабатывающее весь документально-информационный поток предприятия (организации).
В крупных и средних организациях эта служба имеет сложную структуру, в которую входят: секретариат, юридический и общий отделы, экспедиция (с функциональными группами обработки), учетно-справочная часть, контрольно-инспекторская группа, бюро по работе с обращениями граждан, машинописное бюро, участок оперативной полиграфии, архив и инспекционно-методическая группа.
В небольших организациях и учреждениях роль структурных подразделений службы ДОУ могут выполнять отдельные должностные лица. Номенклатура должностей работников службы ДОУ определяется в соответствии с единой номенклатурой должностей служащих, утверждаемой Комитетом по труду и социальным вопросам.К ним относятся категория руководителей (начальники и их заместители, помощники руководителя), секретари, архивариусы, инспектора, стенографисты, секретари-референты, экспедиторы, курьеры, редакторы, корректоры).
С 1988 года в квалификационный справочник должностей введена должность документоведа, получающего высшее образование по специальности: «Документовед. Организатор делопроизводства».
Нет смысла доказывать истину, что основными факторами штатного состава службы ДОУ являются: объем документооборота, общая численность персонала и количество структурных подразделений, получаемых и обрабатываемых документов за конкретный календарный период (год).
2. Должностная инструкция специалиста по документной информации
Основой рациональной и эффективной организации управленческого (в том числе и документационного) труда является однозначное распределение функций и служебных обязанностей между сотрудниками структурного подразделения организации, предприятия.