При этом разделение труда закрепляется требованиями должностной инструкции, определяющей организационно-правовое положение работника в подразделении.
Композиционно и логически должностная инструкция разрабатывается на основе требований квалификационного справочника должностей служащих, типовых должностных инструкций и конкретных условий и потребностей данного рабочего места. Инструкция является своеобразным алгоритмом трудовой функции, определяющим не только то, что требуется делать, но и регламентирующим качество и последовательность тех или иных технологических операций.
Должностная инструкция — приоритетный и ответственный документ, описывающий организационные и методические параметры труда каждого сотрудника.
Структура инструкции, как правило, состоит из традиционных разделов:
- общие сведения;
- функции, права и обязанности работника;
- взаимоотношения (по вертикали и горизонтали);
- ответственность и стимулирование (оценка качества труда). Все разделы, формулировки и положения инструкции
должны быть четкими, категоричными и недвусмысленными. В разделе «Общие сведения» перечисляются основные задачи должности, порядок приема и увольнения, профессиональные (квалификационные) требования к сотруднику, его подчиненность и нормативные документы, определяющие организационно-правовой статус работника.
Раздел «Функции» определяет конкретный производственный участок, обеспечиваемый данным сотрудником с перечислением конкретных видов выполняемых им работ. Так, делопроизводство как функция должности, предусматривает: контроль отметки об исполнении документов, оформление их для надежного хранения и выдачи во временное пользование, подготовку документов к передаче в архив организации.
Раздел «Обязанности» излагает порядок выполнения работ, сроки и методы выполнения каждой операции (дифференцирование, эшелонирование документов и их регистрация), количество экземпляров РКК и т. д.
Именно разделы «Функции» и «Обязанности» должны содержать подробные методические указания о существе и порядке выполнения различных технологических операций с документной информацией.
Раздел «Права» излагает правовые возможности работника, свои должностные функции в трудовом процессе.
Раздел «Взаимоотношения» в документационных процессах весьма актуален, т. к. указывает, когда, от кого и в каком виде работник получает информацию и документы, и кому, когда и в какой форме они передаются и согласовываются.
Раздел «Ответственность и стимулирование» содержит основные меры ответственности, которые несет работник в случае небрежного и несвоевременного выполнения своих обязанностей и критерии оценки качества труда должностного лица.
Должностная инструкция проходит основательную процедуру согласования и утверждается руководителем структурного подразделения, в котором трудится данный работник. Ее утверждение в большинстве случаев — прерогатива первого руководителя (работодателя).
3. Инструкция по делопроизводству структурного подразделения
Документационное обеспечение управления (ДОУ) в целом регламентируется инструкцией по делопроизводству, которая разрабатывается на основе общегосударственной системы ДОУ, основных правил работы ведомственных архивов, комплекта ГОСТ «Унифицированные системы документации», методических и инструктивных ведомственных материалов.
В структурных подразделениях организации, предприятия, располагающих техническими, материальными и кадровыми ресурсами, разрабатываются и внедряются специализированные инструкции по делопроизводству, отражающие специфику и объемы работ с документной информацией. Таковы отделы научно-технической информации, обработки и комплексной защиты информации, проектно-конструкторские и научно-исследовательские подразделения, располагающие большими объемами технической и технологической информации.
Логико-композиционное построение инструкций по делопроизводству структурных подразделений, в сущности, адекватнотиповым, но отдельные разделы документов разрабатываются и согласовываются с компетентными ведомственными и межведомственными организациями, выполняющими сходные документационные операции.
Инструкция по делопроизводству отдела, службы указанного профиля разрабатывается и согласовывается с руководителем централизованной службы документационного обеспечения. Отдельные положения инструкции могут быть положены в основу работы аттестационных комиссий и процедур оценки качества труда персонала, занятого обработкой и хранением документной информации.
Тема 5 Организация документооборота
План лекции
1. Понятие, структура и объем документооборота.
2. Технология приема, обработки и распределения документов.
3. Обработка и движение исходящих и внутренних документопотоков.
Документально-информационные потоки на предприятии, в организации являются составной частью информационной среды, в которой находятся десятки, сотни подразделений и специалистов, требующих количественного и качественного упорядочения документов с целью их эффективного применения.
1. Понятие, структура и объем документооборота
Документооборот в соответствии с ГОСТ 16487-83 определялся как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Само понятие «документооборот» включает в себя процесс некоего кольцеобразного движения, при котором документ начинает свое движение и завершает его в одном и том же пункте, каковым и является служба ДОУ, независимо от своей организационной структуры или статуса.
В свою очередь, само движение документов —этопрежде всего перемещение управленческой информации — необходимого руководителям и специалистам ресурса для реализации функций управления, принятия обоснованных решений и фактического их исполнения. В сущности, целенаправленное, рациональное движение документов характеризует уровень организации управления.
Перемещение документов в организации не может быть хаотичным. Выполнение творческих операций с документально-информационным потоком должно обеспечиваться комплексом технических и формально-логических операций по учету, регулированию распределения документов между должностными лицами,контролю засвоевременным рассмотрением и исполнением документов, их рациональному хранению.
Таким образом, документооборот — это регламентируемая технологическая схема движения документов по установленным маршрутам для реализации необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами. Число пунктов обработки, скорость перемещения и оперативность выполнения операций определяют уровень совершенства технологии и результативность обеспечения управленческого персонала документной информацией.
Практика управления выработала основные требования к реализации документооборота:
1. Перемещение документов кратчайшим путем, через минимальное количество пунктов обработки, исключающее дублирование технологических операций.
2. Избирательность доставки документной информации руководителям и специалистам в соответствии с их потребностями и функциональными обязанностями.
3. Технологическая и практическая обусловленность перемещения документов.
4. Простота и однообразие маршрутов и состава технологических операций для массовых видов документов, интегральный принцип обработки документов (однократность обработки и многократность использования).
Указанные требования сохраняют свою правомочность и при автоматизированной (компьютерной) обработке документной информации. В этом случае важнейшим требованием к документообороту является совместимость и адаптивность к применению новых информационных технологий.
Документооборот на практике представляет собой технологический процесс с его структурными составляющими — документопотоками, которые могут быть классифицированы следующим образом:
- нисходящий (входящий, входной) документопоток;
- восходящий (исходящий, выходной) документопоток;
- горизонтальный (внутренний, циркулирующий) документопоток.
Функционирование указанных документопотоков характерно не только для предприятия (организации) в целом, но и для конкретного структурного подразделения или автоматизированной системы.
Каждый из потоков характеризуется количественной и качественной определенностью (вектором, составом и объемом) перемещающихся документов.
Так, нисходящий документопоток несет с собой исходную, первичную информацию для управления и включает в себя: документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма и т. д.), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан, запросы депутатов.
Восходящий документопоток (письма, планово-отчетная документация) несет информацию, выработанную в процессе управления с целью ее передачи вышестоящим и общественным организациям и отдельным физическим лицам.
Горизонтальный документопоток, обеспечивая решение управленческих задач в пределах данной организации, включает в себя распорядительную и справочно-информационную документацию. При этом внутренняя переписка между структурными подразделениями, как правило, исключается. Суммарное количество документов каждого потока за определенный период времени (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота. Годовой объем документооборота является исходной багровой величиной для расчета численности работников службы документационного обеспечения, средств автоматизации и оргтехники, определения круга сотрудников структурных подразделений, занятых информационно-документационными процессами. Сопоставление многолетних объемов документной информации позволяет выявить тенденцию динамики документооборота и предложить меры по его рациональному уменьшению.