Выбор классификационных групп должен соответствовать разделам или рубрикам справочной базы данных (картотеки). Сквозную (валовую) нумерацию всего документально-информационного потока применять не рекомендуется из-за осложнения поисковой и справочной работы с массивом документов.
Ответным документам при их поступлении на вход в систему ДОУ новый индекс, как правило, присваивается очень редко, т. к. факт поступления отражается в зоне «отметка об исполнении» соответствующей регистрационной формы (журнальной, картотечной).
Журнальная форма регистрации документов в организациях со значительным (более 10 тыс. документов в год) документооборотом не рекомендуется из-за технологических осложнений: формального характера валового упорядочения документов, сложности поисковых и справочных операций, неизбежности многократной регистрации и сложности контроля маршрутов движения документов в процессе рассмотрения, диспетчеризации и исполнения.
Картотечная форма регистрации документов лишена недостатков журнальной.Однократное заполнение с помощью пишущей машинки или ПЭВМ нескольких экземпляров регистрационной карточки на каждый документ позволяет ликвидировать повторную регистрацию в структурном подразделении и формировать справочные и контрольные картотеки по различным тематическим и адресным признакам.
Многолетняя практика регистрации документной информации с помощью единой регистрационно-контрольной карточки (РКК) убедила в целесообразности отображения реквизитов:
- автор (корреспондент);
- название документа;
- дата документа;
- индекс документа;
- дата поступления;
- индекс поступившего документа;
- заголовок документа (аннотация);
- резолюция руководителя;
- срок исполнения;
- отметка об исполнении;
- номер дела.
Дополнительными реквизитами могут быть: расписка в получении, отметка о выполнении, приложения.
Расположение реквизитов, размерность зон размещения информации определяются организацией самостоятельно и регламентируются соответствующей инструкцией. Машиноориентированная форма карточки предпочтительна.
Обращения граждан регистрируются на РКК с реквизитами: корреспондент, отметка о предыдущих обращениях, вид документа, количество листов; автор, индекс сопроводительного письма, дата, индекс поступившего документа; краткое содержание; ответственный исполнитель; резолюция, автор резолюции; срок исполнения (на лицевой стороне); дата передачи на исполнение; отметка о промежуточном ответе и дополнительном запросе; контрольные отметки; дата, индекс ответа;адресат; содержание; отметка о снятии с контроля; подпись контролера; номер дела, тома, количество листов (на оборотной стороне).
Для изготовления РКК применяется формат А5 (148x210 мм). Количество заполняемых РКК не должно превышать четырех. Для ввода в автоматизированную систему ДОУ заполняется машинно-ориентированная РКК или осуществляется операция непосредственного ввода с документа без предварительного заполнения РКК.
При традиционном подходе к обработке документной информации формируется справочная, контрольно-справочная (для писем граждан) картотеки и картотека документов, находящихся на контроле.
Представляется целесообразным рассмотреть специфику построения этих картотек для рационализации документооборота.
Справочная картотека (файл) состоит из двух частей: карточек (массива) на неисполненные документы (в том числе и направленные для ознакомления) и массива на исполненные документы.
В группе поступивших документов карточки (данные) систематизируются по корреспондентам, а внутри — по структурным подразделениям, руководителям, специалистам, и, наконец, — по датам поступления.Внутри разделов карточки располагаются по датам поступления документов.
Контрольно-справочная картотека по письменным обращениям граждан формируется по алфавиту фамилий заявителей. Для обобщения и анализа данных целесообразно ввести аналитический раздел (по тематическому принципу). В подразделении аналогичная картотека имеет справочный раздел с систематизацией, рекомендованной для справочной картотеки.
В условиях автоматизации документационных процессов указанные картотеки являются страховыми информационными массивами и средствами сервисного назначения. При этом нельзя забывать о том, что автоматизация только регистрационных процедур резко (до 50 %) снижает их трудоемкость и одновременно повышает оперативность формирования и ведения справочно-информационной системы в рамках АС ДОУ.
Основная часть поступивших документов (до 80 %) направляется в структурные подразделения для исполнения (ознакомления) и использования в работе. На документах, требующих возврата, ставится штамп «ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ». В РКК делается отметка о передаче документа: индекс подразделения, дата, фамилия получившего документ. Один экземпляр РКК помещается в справочную группу канцелярии, второй — передается в службу ДОУ подразделения.
Документы, требующие рассмотрения руководством, направляются секретарям руководителей. РКК на документы помещаются в справочную и рабочие картотеки группы регистрации. Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступления; по сложным, многоаспектным вопросам — в срок, не превышающий двух дней.
Решение, принятое руководителем, отражается в его резолюции. Корреспонденция с пометкой «лично» вскрывается самим руководителем.
После рассмотрения такие письма могут передаваться руководителем в группу регистрации.
Срочные и особо важные документы рекомендуется передавать руководителям до регистрации с возможным предварительным ознакомлением с их содержанием компетентных специалистов. После рассмотрения руководителем документы возвращаются в службу ДОУ (общий отдел, канцелярия) для переноса резолюции в РКК и внесения отметки о дальнейшем продвижении документа, который с одним экземпляром РКК направляется конкретному исполнителю.
Документы, с которыми должны работать несколько подразделений, передаются им поочередно по «кольцевой почте» (в оригинале) или одновременно (в копиях). Оригинал передается специалисту, названному в резолюции первым и ответственному за выполнение всех заданий по документу. В структурных подразделениях соблюдается аналогичный порядок рассмотрения документов, которые повторно не регистрируются. Все маршруты перемещения отражаются в РКК. В отдельных случаях допустимо рассмотрение документа после завершения его исполнения одновременно с подготовленными для подписания проектами отправляемых или внутренних документов.
Автоматизированное рабочее место (АРМ) руководителя в режиме «Работа с машинной папкой документов» позволяет:
1. Работать с видеокадром, имея возможность распечатки.
2. Выводить на дисплей без предварительной подготовки необходимую документную информацию (правовую, нормативную, распорядительную и др.) и ее фрагменты.
3. Знакомиться с документами по мере их ввода (в удобное для пользователя время).
4. «Листать» кадры, отображающие многостраничные документы.
5. Вводить резолюции в режиме «Меню» из типового набора (банка) исполнителей, заданий и сроков исполнения.
6. Вводить индивидуализированные резолюции с клавиатуры.
7. Формировать на экране дисплея текст ответного документа.
8. Хранить документы в оперативной памяти ЭВМ режимом ожидания (выработки решения) и т. д.
Доставка традиционно подготовленных документов в структурные подразделения осуществляется по графику внутреннего распорядка службы ДОУ курьерами или явочными способами (рассылкой по ячейкам абонентских стеллажей). Разумеется, срочные документы должны доставляться немедленно, а остальные — с реализацией принципа приоритетности и административной важности.
Этап исполнения документов — важное организационное звено в технологических схемах документационного обеспечения. В обработке поступивших документов этот этап — завершающий, а для отправляемых и внутренних документов — начальный.
Технология обработки идвижения
. / Менеджмент / Теория и практика документной информации / Тема 5 Организация документооборота
отправляемых и внутренних документов на стадии их подготовки включает в себя следующие последовательно реализуемые процедуры:
- исполнение документов (составление, оформление, согласование, утверждение ответных или инициативных документов);
- регистрация;
- экспедиционная обработка (для отправляемых документов);
- передача на рассмотрение, принятие решения и исполнение (для внутренних документов).
Составление ответного или инициативного документа (текста, прежде всего) — начальная творческая операция, входящая в этап исполнения документов, которая осуществляется руководителями и специалистами в пределах своей компетенции. Инициативные документы адекватно отражают решения руководителей, принимаемые при реализации управленческих функций. Доля всего объема творческих операций на этапе исполнения документов обычно не превышает 10—12 %.
Остальные операции с документной информацией имеют формально-логический и технологический характер и связаны с многократным редактированием, перепечаткой, считыванием и правкой текста, перемещением документа по вертикали управления в процессе согласования, подписания и утверждения.
Многие поступившие документы не требуют ответа и предназначены для практического применения (нормативно-методические, инструктивные и др.), информирования по основным вопросам деятельности, обобщения и отражения в плановых, отчетных и других документах. Результат практического использования документной информации указывается на самом документе и в РКК (типовые записи: «отражено в приказе», «ознакомлен», «включено в программу») с указанием даты и размещением подписи ответственного лица.